Een DMAIC verbeterproject structuur is dé methode om een verbeterproject goed te laten verlopen. DMAIC staat voor de 5 fasen van een Lean Six Sigma verbeterproject: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. ‘Een goed begin is het halve werk’. We behandelen 7 tips voor een goede start van je DMAIC verbeterproject.
Hoe werkt DMAIC?
Binnen een DMAIC-verbeterproject staat de wiskundige uitdrukking Y = f (x) centraal, deze vertaalt zich als “Y is een functie van x”. Kort samengevat begin je met het definiëren van je probleem en de eenheid waarin je dit probleem meet (Y). Vervolgens breng je in kaart welke factoren (X’en) mogelijk invloed hebben op deze eenheid. Door analyse van data en door te vragen, achterhaal je de grondoorzaak van het probleem en weet je welke factoren je proces het meeste beïnvloeden. Het bedenken van oplossingen zal daarna relatief simpel zijn. Ten slotte wordt de beste oplossing geïmplementeerd en geborgd.
Een dergelijk project start met de Define fase. Het doel van de Define fase is om het probleem (de business case) goed te begrijpen en deze te vertalen naar een concrete omschrijving. Dit is veelal de moeilijkste fase in je project. Echter, wanneer je deze fase goed uitvoert en kritische vragen stelt, verloopt de rest van je DMAIC verbeterproject een stuk gemakkelijker.
De 7 DMAIC tips
- Behoud een outside-in perspectief
Bij het gebruik van Lean Six Sigma staat de klant centraal. Daarom begint de Define fase met het ons inleven in hoe de klant het proces ervaart en hoe de klant ons ziet:
- Begrijp het proces van de klant en hoe jouw proces of organisatie daarin past. Customer Journey Mapping helpt daarbij.
- Begrijp de doelstellingen van de klant
- Begrijp dat de klant niet onze gemiddelde prestatie ervaart, maar elke vorm van interactie apart waarneemt
Pas wanneer je weet hoe de klant naar je kijkt, weet je hoe groot je probleem is en of je überhaupt een probleem hebt. Klanten kunnen verdeeld worden in twee categorieën: interne klanten en externe klanten. Vaak heb je met beide categorieën te maken. Interne klanten zijn collega’s of andere afdelingen, externe klanten zijn de klanten die een product of dienst afnemen van de organisatie. Probeer het klantperspectief gedurende alle fasen vast te houden.
- Doe een Gemba-walk
Om goed begrip te krijgen van het probleem moet je het probleem zelf ervaren. Je kan natuurlijk aan werknemers of managent vragen hoe zij het probleem ondervinden, maar zoals het gezegde luid; een beeld zegt meer dan duizend woorden. Gemba betekent werkplek in het Japans, dus Go to Gemba!
- Stel een projectteam samen
Een DMAIC-verbeterproject voer je niet alleen uit. Je zal dus een projectteam moeten samenstellen. Hierbij is het van belang dat je teamleden kiest die kennis en ervaring hebben op meerdere aspecten van het proces. Dit is makkelijk te realiseren door medewerkers uit te nodigen voor je project die werkzaam zijn in het proces, zorg daarbij dat alle processtappen vertegenwoordigd zijn.
Let daarnaast op de verschillende karaktereigenschappen bij het samenstellen van een team. Een team met alleen maar extraverten of alleen introverten heeft een kleine kans van slagen. De combinatie van verschillende karakters zorgt voor de juiste balans tussen creativiteit, enthousiasme en nauwkeurigheid.
- Bepaal de Voice of the Customer (VOC)
Dankzij het outside-in perspectief en de Gemba-walk weet je dat je een probleem hebt. Bijvoorbeeld, klanten moeten te lang wachten op een levering (4 dagen). Maar weten wat het probleem is, is niet genoeg om het probleem op te lossen. Daarvoor moet je ook weten wanneer je klanten tevreden zijn. Deze klantwens wordt de Voice of the Customer genoemd (VOC).
Klanten hebben meestal meerdere eisen/wensen, om deze wensen te prioriteren kan je gebruik maken van een Lean tool genaamd het “Kano-model”.
Klanten uitten hun wensen vaak relatief vaag. Bijvoorbeeld, ‘Ik wil sneller geleverd worden’. Daarom vertalen we de VOC naar meetbare indicatoren, ook wel Critical to Quality genoemd (CTQ). Om de VOC te vertalen naar CTQ kan je gebruik maken van de Lean tool “CTQ-boom”. In ons voorbeeld over levertijd zal een van de CTQ’s bijvoorbeeld “Levering binnen 48 uur na bestelling” zijn. Deze wens staat los van de huidige levertijd, het is simpelweg de wens van de klant.
De CTQ kan je vervolgens gebruiken voor de projectdoelstelling (genaamd de project Y). De project Y (projectdoelstelling) zal in ons voorbeeld “verkorten van de levertijd met 50%” zijn, de Y (meeteenheid) is in dit geval “levertijd”.
- Scope niet te groot
Een te groot verbeterproject starten is de meest voorkomende oorzaak waarom een project niet succesvol is. Hoe groter de scope, hoe langer het project zal duren en hoe moeilijker het is om gemotiveerd te blijven. Projecten afronden werkt enthousiasmerend voor jezelf en je collega’s doordat er steeds opnieuw doelen behaald worden en verbeteringen zichtbaar zijn. Kies daarom liever voor twee kleinere projecten in plaats van een groot project.
Een “SIPOC” is een tool die wordt gebruikt als hulpmiddel om je project te scopen. Een SIPOC helpt om te kiezen welke processtappen verbeterd gaan worden. Daarnaast geeft het zicht op alle betrokkenen: Wie heb ik nodig om me meer te vertellen over dit proces? En wie hebben er belang bij?
- Maak een stakeholderanalyse en communicatieplan
Voorafgaand en tijdens je verbeterproject is het van belang om stakeholders te voorzien van informatie. Wees ervan bewust dat het niet informeren van stakeholders altijd weerstand of vertraging oplevert. Met name in de Define en de Improve fase ligt de focus op stakeholders om zo (mogelijke) weerstand in relatie tot het invoeren van verbeteringen te analyseren.
De doelen van de stakeholderanalyse zijn:
- Zorgen voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project;
- Identificeren van weerstand en afwenden van deze weerstand.
Met behulp van een stakeholderanalyse kan je bepalen hoe vaak je met verschillende stakeholders communiceert. Dit vertaal je naar een communicatieplan.
- Bespreek de Project Charter met de opdrachtgever
Een project charter is een samenvatting van je Define fase en dient als contract tussen het projectteam en de opdrachtgever. Het is een visueel document waarin het probleem, de doelstelling, de scope, de planning, het team en de business case in 1 overzicht beschreven worden. De project charter biedt zodoende het management een overzicht van de verwachtingen. Laat in de Define fase deze project charter ondertekenen door de opdrachtgever. Dit voorkomt dat je in de latere fasen discussies krijgt over de scope of uitkomst van je verbeterproject.
Ieder verbeterproject is weer anders. Dat maakt verbeteren met Lean Six Sigma ook zo uitdagend! Ik hoop dat je met deze tips heb kunnen helpen om altijd een goede start te maken. Een goede start is het halve werk, en dan door naar de Measure-fase! Laat me weten of deze blog jou geholpen heeft.
Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)
Of deel het in je netwerk!