Wat beïnvloedt een proces en wie heeft daar mee te maken? Een SIPOC geeft hier inzicht in. Wat houdt deze tool in wat kun je er eigenlijk mee? In dit artikel leggen we het je uit!
Wat is een SIPOC?
Een SIPOC is een tool die oorspronkelijk uit de koker van de Total Quality Management beweging komt. Het brengt het proces dat je wilt gaan verbeteren in kaart om je vervolgens te helpen de scope te bepalen. De letters S-I-P-O-C staan voor:
- S: Supplier
- I: Input
- P: Process
- O: Output
- C: Customer
Deze vijf componenten werk je in een SIPOC op hoofdlijnen uit om zicht te krijgen op het proces. De leverancier levert de input voor een proces(stap) en de output gaat naar de klant. De output moet voldoen aan de klanteisen of deze overtreffen
Waarom een SIPOC?
Een SIPOC doe je om de scope van jouw project te bepalen. Deze tool maakt inzichtelijk uit welke stappen een proces bestaat, wie de suppliers en customers zijn en welke input zij leveren c.q welke output zij ontvangen. Het helpt om een keuze te maken welke processtappen in jouw proces verbeterd gaan worden. Het geeft je tevens zicht op de betrokkenen: wie heb ik nodig om me meer te vertellen over dit proces? En wie hebben er belang bij?
Hoe gebruik je een SIPOC?
In de eerste gesprekken met de betrokkenen vraag je de klant om meer te vertellen over het proces wat verbetering nodig heeft. Dit doet je aan de hand van de volgende vragen, informatie en stappen:
- Teken de structuur van de SIPOC op een flip-over of stuk brown paper en neem genoeg post-its mee!
- Bepaal de input? Dit kan bijvoorbeeld gaan om een telefoontje van een klant, een levering van grondstoffen of een klacht. Het gaat vaak om een zelfstandig naamwoord.
- Wie levert deze input? (dit is de Supplier!)
- Wat is het eerste dat er met de input gebeurt? (dat wordt de eerste stap in de SIPOC, hier het registeren)
Laat je gegevens hieronder achter en download het lege template als PDF.
Download: SIPOC template
Vervolgens werk je de opeenvolgende stappen uit tot je bij een concreet eindresultaat komt:
- Om welk resultaat gaat het (welke output)?
- Wie ontvangt deze output?
- De ontvanger van de output is de customer van ons proces. Deze ‘klant’ stelt eisen aan de output, bijvoorbeeld als het gaat om kwaliteit (inhoudelijk goede oplossing) maar ook over tijdigheid (binnen welke termijn?) of over de wijze van levering (persoonlijk of telefonisch).
- En vervolgens; welke eisen stelt ‘het proces’ dan aan de input? Want garbage in = garbage out. Hierbij is het dus belangrijk dat ook de input kwalitatief goed is om goed verwerkt te kunnen worden.
Wanneer is je SIPOC af?
Denk je dat je SIPOC af is? Kijk dan naar het aantal stappen in het proces, meestal stel ik mijn maximum op zeven stappen. Anders is mijn scope te breed. Bedenk namelijk dat je het proces nu nog op hoofdlijnen hebt uitgewerkt. Zodra je straks het proces echt in duikt ontdek je nog veel meer processtappen. Meer dan zeven stappen betekent dus vaak een keuze maken voor een gedeelte van het proces.
5 Redenen waarom je een SIPOC nooit meer overslaat in je project:
- Een SIPOC maakt het gesprek over het proces visueel. En dat helpt, hoe simpel ook. Het structureert het gesprek wat je aan het voeren bent en het faciliteert de discussie over het proces. Om deze reden hebben wij ook een infographic van het SIPOC proces gemaakt. Dit kan je helpen bij het begrijpen van het proces. Bekijk hem onderaan de pagina.
- Het creëert een wederzijds begrip van het proces waarover je met elkaar in gesprek bent. Door het met elkaar uit te werken ontstaat een gezamenlijk beeld van het proces.
- Het zorgt ervoor dat je in de Define fase een duidelijk beeld uitwerkt van de aanleiding of de opdracht die je hebt gekregen. Hierdoor voorkom je onduidelijkheid in een latere fase van je project. Onduidelijkheid is één van de meest verlammende factoren in de latere fasen van jouw project.
- Je krijgt alvast zicht op de klant en de overige stakeholders. Het negeren van belangrijke stakeholders beschadigt de relatie en het gaat je anders later in het project tijd en energie kosten om dit weer te herstellen.
- En vooral: omdat het leuk is om te doen en het jou als procesverbeteraar leert om snel tot de essentie van het probleem en het proces te komen!
Een laatste tip: Een perfecte SIPOC is niet het doel, het is een middel om je scope te bepalen!
