Slimmer werken,
blije klanten

Wanneer en hoe zet je de stakeholderanalyse in? (+ een voorbeeld)

Wanneer?

De stakeholderanalyse maak je in de Define fase van een project. Dit is niet het enige moment waarop je je focust op de stakeholderanalyse. Gedurende de aanloop van het project en tijdens het project zelf ben je bezig om de stakeholders te voorzien van informatie. Met name in de Define en de Improve fase ligt de focus op de stakeholders om zo de mogelijkheden tot weerstand te analyseren in relatie tot het invoeren van verbeteringen.

DMAIC

Doelen van een stakeholderanalyse?

  • Zorgen voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project.

Bij het identificeren van problemen en definiëren van oplossingen zal je te maken krijgen met stakeholders die uiteindelijk met de nieuwe methode aan de slag moeten gaan. Hoe beter je de stakeholders weet te managen hoe makkelijker de oplossing uiteindelijk te realiseren is. Door iedereen mee te laten denken met de oplossingen hoe meer men zich gehoord en betrokken zal voelen.

  • Identificeren van weerstand en afwenden van deze weerstand.

Weerstand zal je op vele momenten in het verbeter proces tegen komen. De kunst is om met deze weerstanden om te gaan en deze uiteindelijk te manoeuvreren in de juiste richting. Door ook de tegenstanders mee te nemen in het proces van verbeteren zal dit uiteindelijk resulteren in een makkelijker en eenvoudiger te realiseren verbetering.

Stappen:

  1. Bepalen welke personen relevant zijn: Wie heeft er belang?

Er zijn verschillende mogelijkheden om te bepalen welke personen relevant zijn. In de eerste plaats kan je een brainstrom sessie houden met de teamleden om te bepalen wie de stakeholders zijn. Dit doe je door het team te vragen welke personen betrokken zijn bij het te optimaliseren proces. Welke personen worden geraakt bij eventuele veranderingen of moeten op de hoogte zijn? Hiernaast kan je gebruik maken van de SIPOC om eventuele stakeholders te bepalen. In de SIPOC breng je immers de suppliers en customers van een proces in kaart. Bij eventuele veranderingen is de kans groot dat voor hen ook wat gaat veranderen.

  1. Waardeer deze personen met betrekking op hun werkelijke of verwachte standpunt. Belangrijk om mee te nemen wie, wie beïnvloedt.

Door hier inzicht in te krijgen kan je vroegtijdig mensen betrekken of eventuele problemen voorkomen. Als standpunten al bekend zijn kan je deze in kaart brengen om van daaruit met stakeholders in gesprek te gaan.

Om de verschillende stakeholders te positioneren kan je gebruik maken van een stakeholdermatrix. Hierin staan een aantal belangrijke zaken:

  • De invloed van de medewerker:

Hierbij kijk je naar de invloed van de medewerker op het proces of eventuele oplossingen die hiermee gepaard gaan. Hoe meer invloed de medewerker heeft op het proces, hoe makkelijker of moeilijk hij of zij het jou kan maken met het realiseren en doorvoeren van een oplossing.

  • Het belang van de medewerker:

Hierbij kijk je naar het belang van de medewerker binnen het proces. Is de medewerker erbij gebaat dat iets beter of makkelijk gaat? Vaak gaat dit over diegene die het werk uiteindelijk moet gaan uitvoeren. Als deze groep niet goed meegenomen wordt zal dit gevolgen hebben voor daadwerkelijke implementatie en doorvoering van de oplossing.

Stakeholdersanalyse

Voordelen van een stakeholder analyse:

Het houden van een goede stakeholder analyse zal een positieve invloed hebben op het project:

  • Je kunt de machtigste belanghebbenden identificeren en ze helpen om jouw project in een vroeg stadium vorm te geven. Dit zorgt voor hun buy-in, verzekert van hun ondersteuning zal het proces gemakkelijker verlopen. En niet te vergeten de waardevolle input die ze kunnen geven bij het formuleren van een oplossing.
  • Wanneer je ondersteuning krijgt van jouw meest krachtige belanghebbenden, win je meer support, waardoor jouw project succesvoller wordt.
  • Regelmatig communiceren met jouw stakeholders zal hen helpen om volledig te begrijpen wat er aan de hand is met het project en hoe zij jou kunnen ondersteunen.
  • Een goede stakeholderanalyse zal jou laten zien hoe mensen zullen reageren op veranderingen als gevolg van jouw project en zullen jou begeleiden om moeilijke stakeholders te overwinnen.

Naast het individuele belang of invloed hebben stakeholders ook invloed op elkaar. Door ook deze in kaart te brengen kan je ook indirect zorgen voor meer begrip voor je project.

Stop na een stakeholdersanalyse niet met het model!

Gedurende het project kan de invloed of het belang van stakeholders veranderen. Hierdoor verandert hun plek in de stakeholdersmatrix wellicht ook. Door actief bezig te blijven met de stakeholderanalyse zal dit een positief effect hebben op je project.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)

Of deel het in je netwerk:

Follow by Email
Facebook
Facebook
Twitter
Visit Us
LinkedIn
LINKEDIN

Sponsored post_1200x420

Verbeteren met Lean? Lees meer over o.a. Lean tools en tips mét praktische voorbeelden waarmee je vandaag al kunt starten!
Download gratis