Slimmer werken,
blije klanten

Wanneer en hoe zet je de stakeholderanalyse in? (+ een voorbeeld en download)

Wat is de kern van stakeholdermanagement?

Bij veel verbeter- en veranderprojecten heb je te maken met verschillende belanghebbenden, oftewel de stakeholders. Een belangrijk onderdeel van verbeteren is goed stakeholdermanagement. Een stakeholderanalyse en communicatieplan kan hierbij goed helpen. Hierbij geef je antwoord op de vragen:

  • Wie hebben belang bij deze verandering?
  • Wie hebben invloed op deze verandering?
  • Op welke manier kan ik het beste met hen communiceren om de verandering soepel te laten verlopen?

Wanneer zet je de stakeholdersanalyse in?

Vanuit de Lean Six Sigma DMAIC verbeterstructuur gedacht, maak je de stakeholderanalyse voor direct in de Define fase. Dit is niet het enige moment waarop je je focust op de stakeholders. Gedurende de aanloop van het project en tijdens het project zelf ben je vaak veel bezig om de stakeholders te voorzien van informatie. Met name in de Define en de Improve fase ligt de focus op de stakeholders om een succes te maken van het verbeterproject en de eventuele kans op weerstand te analyseren en beperken.

Liever luisteren in plaats van lezen? Bekijk de video! 

Wat zijn de doelen van een stakeholderanalyse?

  • Zorgen voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project.

Bij het identificeren van problemen en definiëren van oplossingen zul je te maken krijgen met stakeholders die uiteindelijk met de nieuwe methode aan de slag moeten gaan. Hoe beter je de stakeholders weet te managen, hoe makkelijker de oplossing uiteindelijk te realiseren is. Het voordeel van mensen mee te laten denken met de oplossingen, is dat het vaak tot nieuwe inzichten leidt en dat men zicht meer gehoord en betrokken voelt. Een juiste toepassing van  Visueel Management kan hier goed bij helpen.

  • Identificeren van weerstand en afwenden van deze weerstand.

Weerstand zal je op meerdere momenten in het verbeterproces tegen komen en kan zich uiten in veel verschillende vormen. De kunst is om de weerstand te herkennen en deze uiteindelijk te manoeuvreren in de juiste richting. Door ook de tegenstanders mee te nemen in het proces van verbeteren zal dit uiteindelijk resulteren in een makkelijker en eenvoudiger te realiseren verbetering.

Te nemen stappen binnen stakeholdersanalyse:

  1. Bepalen welke personen relevant zijn: Wie heeft er belang bij?

Er zijn verschillende mogelijkheden om te bepalen welke personen relevant zijn. In de eerste plaats kan je een brainstormsessie houden met de teamleden om te bepalen wie de stakeholders zijn. Dit doe je door het team te vragen welke personen betrokken zijn bij het te optimaliseren proces. Welke personen raak je bij eventuele veranderingen of moeten op de hoogte zijn? Hiernaast kan je gebruik maken van de SIPOC om eventuele stakeholders te bepalen. In de SIPOC breng je immers de suppliers en customers van een proces in kaart. Gaat er iets veranderen? Dan is de kans groot dat dat ook effect op hen gaat hebben.

  1. Waardeer deze personen met betrekking op hun werkelijke of verwachte standpunt. Belangrijk om mee te nemen wie is: wie beïnvloedt wie?

Door te bepalen welke invloed de stakeholders op de uitkomst van het project kan hebben, kun je mensen eventueel vroegtijdig betrekken in het proces en daardoor problemen voorkomen. Hierbij kijk je naar de invloed van de medewerker op het proces of eventuele oplossingen die hiermee gepaard gaan. Als standpunten al bekend zijn, kun je deze ook in kaart brengen om van daar uit met stakeholders in gesprek te gaan.

  1. Plot de medewerkers in een stakeholdermatrix

Om de verschillende stakeholders te positioneren kan je gebruik maken van een stakeholdermatrix, welke bestaat uit twee assen:

  • De mate van belang van de medewerker:

Hoe meer belang (in de vorm van baat of nadeel) de medewerker heeft bij de verandering, hoe belangrijker het is om deze mee te nemen. Vaak gaat dit over diegene die het werk uiteindelijk moet gaan uitvoeren of hier verantwoordelijk voor zijn. Als deze groep niet goed meegenomen wordt, zal dit gevolgen hebben voor daadwerkelijke implementatie en doorvoering van de oplossing.

  • De mate van invloed van de medewerker:

Hoe meer invloed de medewerker heeft op het proces, hoe makkelijker (of moeilijker) hij of zij het jou kan maken met het realiseren en doorvoeren van een oplossing. Daarom is het belangrijk om te bepalen hoe hoog of laag de invloed van de stakeholders is.

Stakeholdersanalyse

Gratis download: template stakeholdersanalyse

  1. Maak een communicatieplan o.b.v. de analyse

Als je weet waar de stakeholders in de matrix vallen, kun je bepalen wat een efficiënte en effectieve manier van communiceren met hen is. De manier waarop en de frequentie hiervan hangt af van de stakeholder. Voor stakeholders met een hoge mate van belang in de verandering is samenwerken en/of informeren zeer gewenst. Voor stakeholders met een kleiner belang ligt de nadruk op tevreden houden en/of monitoren.

Voordelen van een stakeholderanalyse:

Het houden van een goede stakeholderanalyse zal een positieve invloed hebben op het project:

  • Je kunt de machtigste belanghebbenden identificeren en ze helpen om jouw project in een vroeg stadium vorm te geven. Dit zorgt voor hun buy-in en verzekert van hun ondersteuning zal het proces gemakkelijker verlopen. En niet te vergeten de waardevolle input die ze kunnen geven bij het formuleren van een oplossing.
  • Wanneer je ondersteuning krijgt van jouw meest krachtige belanghebbenden, win je meer support. Het positieve bijkomende gevolg is dat jouw project succesvoller wordt.
  • Regelmatig communiceren met jouw stakeholders zal hen helpen om volledig te begrijpen wat er aan de hand is met het project en hoe zij jou kunnen ondersteunen.
  • Een goede stakeholderanalyse zal jou laten zien hoe mensen zullen reageren op veranderingen als gevolg van jouw project en zullen jou begeleiden om moeilijke stakeholders te overwinnen.

Naast het individuele belang of invloed, hebben stakeholders ook invloed op elkaar. Door ook deze in kaart te brengen kan je ook indirect zorgen voor meer begrip voor je project.

Stop na een stakeholdersanalyse niet met het model!

Gedurende het project kan de invloed of het belang van stakeholders veranderen. Hierdoor verandert hun plek in de stakeholdersmatrix wellicht ook. Door actief bezig te blijven met de stakeholderanalyse zal dit een positief effect hebben op je project.

Ook interessant:

Wil jij hulp bij het inzetten van een stakeholdersanalyse of heb je advies nodig? Neem contact op via 030 227 0000 of info@bureautromp.nl. We kijken graag met je mee.

Over de auteur: Rob Odijk

Rob heeft de nodige ervaring in het continu verbeteren in zowel de productie als in de dienstverlening. Hij haalt veel energie uit het veranderen, vernieuwen en verbeteren van zowel mens als organisatie. Zijn ervaring heeft hij opgedaan en bij o.a. de grootste vliegtuigmaatschappij en de grootste bank van Nederland.

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.