De DMAIC-cyclus, 13 Tips & Tricks

De DMAIC-cyclus is bij elke Belt bekend. Define: het definiëren van het probleem. Measure: meten van de huidige situatie. Anlayse: het analyseren van de mogelijke oorzaken. Improve: het bedenken van verbeteringen en een uiteindelijke oplossing voor het probleem.  Control: zorgen dat de nieuwe oplossing geborgd wordt binnen de organisatie.

Maar moet je altijd deze volgorde zo aanhouden? Moet je alle fases doorlopen? En mag je nog terug in deze cyclus? Dat zijn vragen die wij vaak krijgen. Om beter inzicht in de DMAIC-cyclus te krijgen volgen hier een aantal tips & tricks.

Tip 1. Geforceerd vasthouden aan de DMAIC-cyclus

De DMAIC-cyclus is de basis voor Lean Six Sigma projecten. Het biedt structuur voor het uitvoeren van een project. Gedurende de fasen in de cyclus kun je erachter komen dat je informatie mist, de informatie onvolledig is of het probleem toch ergens anders ligt. Weest niet bang om terug te gaan in de cyclus of eventuele informatie toe te voegen om zo een vollediger beeld te krijgen van de situatie. Een volledig beeld is belangrijk omdat je hiermee het probleem beter in beeld krijgt en het zo beter op kunt lossen.

Tip 2. Doorloop alle fasen

Het is belangrijk dat alle fasen van de DMAIC-cyclus doorlopen worden. Door elke fase te doorlopen sta je ieder moment stil bij het verzamelen van de juiste informatie. Door te snel van het probleem naar de oplossing te gaan kan het voorkomen dat je de symptomen op gaat lossen in plaats van het daadwerkelijke probleem.

Tip 3. Doorloop de DMAIC-cyclus niet alleen

De kracht van Lean Six Sigma zit hem onder andere in het samen met het team realiseren van een oplossing. Als je alleen aan de slag gaat kan het zijn dat je informatie uit het proces gaat missen. Je moet dan inhoudelijke kennis hebben van alle vakgebieden. Meestal beschik je zelf niet over deze kennis omdat deze vaak afdeling overschrijdend zijn. Door alleen aan de slag te gaan creëer je geen draagvlak bij je collega’s. Door de DMAIC-cyclus samen te doorlopen maak je iedereen bewust van het probleem en kun je samen werken aan een oplossing.

Tip 4. Stop niet met verbeteren aan het einde van de DMAIC-cyclus

Mocht je een probleem hebben gedefinieerd en de oplossing hebben geïmplementeerd binnen de afdeling en/of organisatie? Stop dan niet! Dit is juist het moment om weer van vooraf aan te beginnen. Zijn er nieuwe problemen? Zijn er nog andere problemen? Zorgt de oplossing voor een nieuwe bottleneck ergens anders in het proces? Dit is juist het moment om door te pakken. Laat het verbeteren niet stoppen na een cyclus. Zorg dat het een dagelijkse gewoonte wordt om de problemen die zich voor doen op te lossen.

Tip 5. Gebruik geen DMAIC-cyclus als de oplossing al bekend is

Heb je een probleem waarvoor de oplossing al bekend is? Voer die oplossing dan door. Het is zonde van de capaciteit van mensen, tijd, geld en moeite om nog een keer over een oplossing na te denken. Een DMAIC-cyclus gebruik je alleen voor problemen waarvoor de oplossing nog niet bekend is.

Tip 6. Wees continu scherp op wat men zegt

Tijdens het uitvoeren van een DMAIC-cyclus komt er een hoop kennis, informatie en oplossingen boven drijven. Wees continu scherp op deze input. Zit er nieuw verbeter potentieel tussen? Zijn er nog andere problemen waar mensen mee zitten? Misschien kun je met jouw oplossing door iets meer mee te nemen gelijk een aantal andere problemen op lossen.

Tip 7. Gebruik geen DMAIC-cyclus voor quick-wins

Wil je zoeken naar quick-wins? Maak dan geen gebruik van de DMAIC-cyclus. Ga aan de slag met het proces, kijk waar verbeter potentie zit en ga aan de slag met het verbeteren. Het doorlopen van een hele DMAIC-cyclus neemt te veel tijd in beslag voor het realiseren van quick-wins. Quick-wins gaan juist over het identificeren van eenvoudige problemen die eenvoudig opgelost kunnen worden.

Tip 8. Aan de slag zonder commitment vanuit het management

Aan de slag gaan met de DMAIC-cyclus zonder commitment van management of teamleider kan ervoor zorgen dat het probleem of de uiteindelijke oplossing niet erkend wordt. Daarnaast moet je ook voldoende tijd hebben om de gehele cyclus te doorlopen. Niet alleen jijzelf, ook het team moet vrijgemaakt worden om met het probleem aan de slag te gaan. Zonder het juiste commitment en beschikbare tijd heeft een DMAIC-cyclus weinig kans van slagen. Als een project daardoor te lang gaat lopen verliest men ook de betrokkenheid bij het project. Zorg er dus voor dat degene die je sponsort continu betrokken is bij het project zodat je sponsor kan ondersteunen bij het scherp houden van de focus.

Tip 9. Het probleem te groot maken

Zorg ervoor dat de scope voor het uitvoeren van de DMAIC-cyclus niet te groot wordt. Hierdoor kun je het initiële probleem uit het oog verliezen.  Je kunt beter te klein beginnen waarna je kunt uitbreiden dan te groot van start gaan en vervolgens het project op moet knippen. Hierdoor wordt het een onoverzichtelijk geheel. Zorg er voor dat je scope behapbaar blijft.

Tip 10. Zorg dat je Project Charter gedurende de hele fase leidend is

Een Project Charter maak je bij aanvang van het project. Zorg er gedurende de hele fase voor dat je Project Charter bijwerkt met nieuwe kennis en informatie. De Project Charter zorg ervoor dat je de juiste focus houdt. Dat de scope scherp op je netvlies hebt en niet verdwaald in het oerwoud van problemen, oplossingen en bijzaken.

Tip 11. Data is rommelig, maar laat het je niet weerhouden van onderzoek

Data ziet er vaak niet zo uit als je zou willen. Vaak is het rommelig, onoverzichtelijk, staat het op verschillende plekken en krijg je niet altijd de informatie zoals je bedoeld hebt. Zorg er dus voor dat je voor jezelf duidelijk hebt welke data je wilt hebben, wat erin moet zitten en hoe het gestructureerd moet zijn. Als je de data hebt, duik erin en ga er mee aan de slag. Als je de data tot je vriend rekent ondersteunt dit je oplossing nog beter. Daarnaast kun je iedereen met data onderbouwde informatie verschaffen waarom het probleem opgelost moet worden.

Tip 12. Analyse heeft vele verschillende mogelijkheden

Problemen kun je op veel verschillende manieren analyseren. Beperk je niet tot 1 manier. Maak gebruik van de verschillende mogelijkheden om zo een nog beter inzicht te krijgen. Je kunt data analyseren, proces tekeningen bekijken, mensen interviewen of het proces observeren. Maar kijk ook naar welke methoden het beste voor jou werkt om er het maximale uit te halen.

Tip 13. Perfect is de vijand van goed

Als een oplossing goed is, implementeer het, ga er mee aan de slag en kijk of het werkt. Het uitvoeren van een pilot is altijd al een goed begin om eventuele nieuwe problemen inzichtelijk te maken, feedback te ontvangen en gelijk op te lossen.

Bekijk de infographic!

De DMAIC-cyclus is een belangrijk hulpmiddel om een Lean Six Sigma project gestructureerd te laten verlopen. Hij zorgt voor focus omdat het je dwingt om alleen naar de X-en te kijken met een grote invloed op de Y. Daarnaast is het een belangrijk stuurelement voor de opdrachtgever, die middels tollgates grip houdt op het verbetertraject. In de volgende infographic heb je nog eens alle stappen op een rij! [Klik om de infographic te zien]

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)

Of deel het in je netwerk!