Het beheersen van processen is een van de belangrijkste aspecten binnen organisaties. Dit kan op veel verschillende manieren uitgevoerd worden. Een krachtige tool hiervoor is ‘Visueel Management’. Bij visueel management maak je gebruik van visuele hulpmiddelen om werkomgevingen en processen te managen. Zo kunnen grafieken het makkelijker maken om grote datasets te begrijpen. Op deze manier krijg je inzicht in hoe processen verlopen en hoe je ze kunt verbeteren.
Visuele hulpmiddelen kunnen ook worden ingezet op de werkvloer. Zo kunnen ze bijdragen aan het verbeteren van de volgende punten:
- Organiseren van de werkvloer
- Beheersen en standaardiseren van proces input
- Monitoren van de huidige procesprestaties
- Communiceren over procesprestaties achteraf
- Beheren van voorraad en stromingen van producten en diensten
- Verbeteren van de veiligheid
Visuele methodes om de werkvloer te optimaliseren
1. Andon-systeem
Een veel gebruikte methode is het Andon-systeem. Een groot voordeel van dit systeem is dat je niet elke machine telkens hoeft te controleren op problemen. Het zorgt er namelijk voor dat de status van een machine wordt weergegeven door middel van lampen. Deze lampen hebben vaak een kleurcodering, zoals het stoplichtmodel:
- Groen: geen probleem gedetecteerd, de assemblagelijn kan doorgaan
- Oranje: een probleem gedetecteerd, een operator moet het probleem oplossen
- Rood: het probleem is niet opgelost, de assemblagelijn wordt stopgezet
Het Andon-systeem hoeft niet te bestaan uit een stoplichtmodel, andere kleuren met andere betekenissen zijn ook mogelijk.
2. Procesindicatoren
Met behulp van kleurcodering kan worden aangegeven of processen/producten binnen of buiten de standaard produceren. Dit kan zowel worden gebruikt op meetsystemen als op data dashboards. Zo kun je in één oogopslag zien hoe groot de eventuele afwijking van een proces/product is.
3. Verbeterbord
Whiteboards worden bij Lean Management vaak ingezet om inzicht te krijgen in processen en prestaties. Het ‘continu verbeteren’ staat bij Lean centraal, dus het whiteboard zou kunnen worden gezien als een ‘verbeterbord’. Op het bord staan onder andere de doelen en KPI’s van de organisatie. Regelmatig wordt met het team besproken hoe de huidige doelen en KPI’s presteren.
4. Kanban kaarten
Met behulp van kanban kaarten wordt er een visueel voorraad beheerssysteem gecreëerd in combinatie met een “pull benadering” voor productie en voorraad. Kanban kaarten worden aan productieonderdelen gehangen: zonder kanban kaart mag een processtap geen producten produceren. Ongebruikte kaarten worden opgehangen, zodat je kunt zien hoeveel voorraad er overal beschikbaar is.
5. Transparante machinebedekking
Transparante machinebedekking zorgt ervoor dat je in de gaten kunt houden of een machine wel of niet aan het produceren is. Hierdoor kun je het proces volgen en snel ingrijpen wanneer een machine vastloopt.
6. Visualiseren van standaard processen
Denk hierbij bijvoorbeeld aan foto’s van goede of foute onderdelen of van hoe producten geplaatst moeten worden in een productiehal. Hiermee kun je zorgen dat fouten sneller worden ontdekt. Daarnaast zorgt dit ervoor dat inspecties beter kunnen verlopen.
Visuele hulpmiddelen kunnen dus bijdragen aan het verbeteren van processen. De belangrijkste valkuil is echter dat zij onvoldoende worden bijgehouden, waardoor de resultaten juist zullen afnemen. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat er te allen tijde iemand verantwoordelijk is voor het in stand houden van deze hulpmiddelen.