KPI’s, ook wel Key Performance Indicators. Hoe kan je daar optimaal gebruik van maken? Binnen organisaties is steeds meer data beschikbaar en worden cijfers steeds belangrijker. KPI’s geven snel inzicht hoe er gepresteerd wordt of waar ruimte ligt voor verbetering. Echter kan het ook leiden tot een overkill aan informatie of verkeerde sturing. Maar wat is nou belangrijk aan KPI’s en hoe kan je ze inzetten om er als organisatie beter van te worden? Daar kom je in deze blog achter!
KPI’s definiëren
Om KPI’s te formuleren moet men lange termijn doelstellingen definiëren en deze vertalen naar meetbare Key Performance Indicators. Om dit te realiseren moet je als organisatie begrijpen wat je doelstellingen zijn, hoe je deze wilt bereiken en wie op deze informatie kan reageren. Uiteindelijk wil je met KPI’s inzichtelijk maken welke verbeteringen je als organisatie moet doen om beter te presteren. Te vaak zie je dat organisaties nadenken over welke verbeteringen ze kunnen doen en zo in het wilde weg schieten met het doorvoeren van verbeteringen binnen de organisatie. KPI’s gaan dit tegen.
Goede KPI’s definiëren is lastig. Stel jezelf daarom de volgende vragen bij het formuleren van een KPI:
- Wat is het gewenste resultaat?
- Waarom is deze uitkomst belangrijk?
- Hoe ga je de voortgang meten?
- Hoe kun je de uitkomst beïnvloeden?
- Wie is verantwoordelijk voor het zakelijke resultaat?
- Hoe weet je of je het resultaat hebt bereikt?
- Hoe vaak ga je de voortgang naar het resultaat beoordelen?
Gebruik voor afdelingsprestaties
KPI’s worden niet altijd op het juiste niveau gedefinieerd. Zo kijkt men soms zelfs niet eens naar wat het bijdraagt aan de algehele doelstelling van de organisatie. Dan worden bijvoorbeeld enkel de prestaties van een afdeling bekeken en vervolgens direct bestempeld als KPI. Op deze manier worden er zogeheten KPI’s op eilandjes gedefinieerd, aangezien men alleen bezig is met de eigen afdeling en niet met het einddoel. Dit zorgt ervoor dat managers alleen op hun eigen prestaties sturen, daarop beoordeeld worden en vaak niet bereidt zijn om samen te werken met andere afdelingen binnen hun organisatie. Door de individuele beoordeling is de kans klein dat de KPI’s op deze manier iets bijdragen aan de organisatieresultaten. Daarom kunnen KPI’s beter op procesniveau worden geformuleerd, zodat het niet alleen voor afdelingen geldt, maar voor iedere betrokkene van het proces.
Input en Output
KPI’s focussen zich op de output (Y) van een proces, maar de input (X) is ook belangrijk. Door mogelijke X’en te monitoren, verzamel je namelijk extra data die het proces kunnen verklaren. Bij de formulering van je KPI is het vervolgens belangrijk om te kijken of je waarde voor de klant levert.
Goede KPI’s opstellen
Als je een goede KPI voor een proces wilt opstellen moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen:
- De KPI heeft een doel wat men wil bereiken
- Het heeft effect op de klanttevredenheid van de organisatie
- Het laat zien waar verspillingen in het proces zitten
- De KPI valt binnen de circle of influence van de medewerkers
- Het moet een grondslag zijn om eventuele verbeteracties te starten
Bespreken van de KPI’s
De KPI’s moeten een dagelijkse focus zijn van de medewerkers. Hoe staan we ervoor? Doen we het goed? Of waar zit nog ruimte om iets te verbeteren? Deze vragen kan je beantwoorden door stil te staan bij KPI’s. Het is goed om dit samen met de medewerkers te bespreken, zodat je gezamenlijk bepaald wat nodig is om deze KPI’s beter te laten presteren. Het moet een gemeenschappelijk doel worden waar je aan wilt werken en geen individueel streven van medewerkers of afdelingen. KPI’s kunnen dagelijks inzichtelijk gemaakt worden maar het is ook goed om er minimaal één keer bij stil te staan om te kijken of deze cijfers presteren zoals je zou willen. Maak het dus onderdeel van die momenten dat je samen bent, bijvoorbeeld binnen een dag– of weekstart, zodat er ook nagedacht kan worden hoe deze nog verder verbeterd kunnen worden.