Slimmer werken,
blije klanten

Kanban

Iedereen weet waarschijnlijk wel hoe de vakkenvullers in de supermarkt de schappen aanvullen. De producten die het dichtst bij de houdbaarheidsdatum zitten vooraan, de nieuwste producten erachter. Ook wel FIFO (First In First Out) genoemd. Doel is om de schappen altijd zo vol mogelijk te houden, dat is aantrekkelijker voor de klant. Wat betreft de inkoop van deze producten werkt het anders. Pas wanneer de voorraad in het magazijn bijna op is wordt de nieuwe lading besteld. Dit is gebaseerd op het Just-In-Time principe en is zeer efficiënt omdat er uitgegaan wordt van de klantvraag. Er is dus nooit teveel of te weinig, tenminste, dat is de bedoeling. Kanban werkt ook op deze manier. In dit artikel lees je hoe dat precies zit en wat de mogelijkheden zijn.

Kanban toen en nu

In de jaren ’40 heeft Toyota het kunstje afgekeken van de supermarkten en verwerkt in een systeem dat zij Kanban noemden. Dit zorgde ervoor dat de voorraden en de vraag meer op elkaar aansloten,  waardoor de kwaliteit en de doorstroom verbeterd werden.

Wat is Kanban precies

Kanban is de Japanse term voor ‘visueel’ en ‘kaart’. De werknemers bij Toyota gebruikten de kaarten om de stappen in hun proces visueel te maken. Het resultaat was meer communicatie tussen de teams over wat er gedaan moest worden en wanneer. Ook werden processen gestandaardiseerd en verbeterd, wat heeft geleid tot minder verspilling en meer waarde.

Tegenwoordig hebben we veel te maken met tekst als informatiemiddel op het werk. Denk aan e-mails, takenlijsten, rapporten en de hoeveelheid informatie die je op internet kan vinden. Misschien wel zoveel dat het overzicht soms kwijtraakt. Ook hier geldt de regel dat een foto meer zegt dan duizend woorden. Dit is wetenschappelijk bewezen, het brein geeft zelfs de voorkeur aan visueel beeld. Geen wonder dus dat Kanban een populaire tool is binnen Lean en Six Sigma.

Het maakt gebruik van de kracht van visuele informatie met behulp van kaarten (bijv. post-its) op een bord om een beeld te creëren van het werk. Dit overzicht geeft meer mogelijkheden om met elkaar te communiceren over de status en de voortgang van het werk.

4 principes van Kanban

Kanban wordt tegenwoordig steeds meer gezien als een manier om Agile en Lean Management methoden te implementeren bij technische en niet-technische organisaties. Hoewel er in de laatste jaren een aantal veranderingen heeft plaatsgevonden blijven onderstaande principes de basis van Kanban.

1. Visualiseer het werk

Door het werk en de workflow visueel te maken, kun je de stroom van het proces observeren en analyseren. Wanneer alle beschikbare informatie meegenomen wordt, zoals knelpunten, wachttijden e.d., verbetert de communicatie en de samenwerking.

2. Beperk ‘Work in Progress’

Door de hoeveelheid onafgemaakt werk te beperken kun je de tijd dat een product binnen een Kanban systeem reist reduceren. Ook kun je problemen voorkomen die veroorzaakt worden door het switchen van taken en het constant bijstellen van producten.

3. Focus op flow

Door de Work-in-Progress (WIP) tijd te reduceren en regels voor de teams op te stellen kun je het Kanban systeem optimaliseren door de flow te verbeteren. Door deze flow constant te analyseren kun je toekomstige problemen voorkomen.

4. Monitoren, wijzigen en verbeteren

Wanneer het Kanban systeem goed werkt zal het de basis zijn van een organisatiecultuur waarin constant verbeteren centraal staat. De effectiviteit van de teams kan bepaald worden door de flow, kwaliteit en de doorlooptijden te meten en analyseren.

Kanban flow Bureau Tromp

Toepassing van Kanban

Kanban kan op meerdere manieren worden toegepast, het doel blijft echter altijd hetzelfde: efficiënt produceren. Het weergeeft wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd moet worden met Kanban kaarten als belangrijke speler. Deze kaarten geven het signaal aan de betreffende personen die de goederen aan moeten leveren. Wanneer de minimum waarde overschrijdt wordt volgt een trigger (Kanban kaart) om de producten aan te vullen. De mate van consumptie is dus bepalend voor de vraag.

Naast de kaarten is het Kanbanbord een variatie op dit systeem. Het bord maakt dan gebruik van magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk vertegenwoordigen. Een kaart staat voor een product in het proces en de plek op het bord visualiseert de beweging in het productieproces. Vaak is het bord ingedeeld in drie kolommen: wachtend, in productie en geproduceerd. Zie onderstaande afbeelding.

Kanban bord Bureau Tromp
Tegenwoordig wordt er overigens steeds meer gebruik gemaakt van elektronische Kanban systemen.

Ook interessant:

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.