Stel, je bent een project aan het uitvoeren volgens de DMAIC-methode. De probleemstelling is helder, de VOC is opgehaald en meetbaar gemaakt, de root cause is duidelijk en je hebt zelfs al een oplossing! Hoe zorg je er dan voor dat deze oplossing juist geïmplementeerd wordt, zodat je jouw project succesvol kan afronden?
Wat is een implementatieplan?
Een implementatieplan is een overzicht van alle activiteiten, verantwoordelijkheden en data die relevant zijn voor een succesvolle implementatie.
Tijdens de Define fase heb je waarschijnlijk al een stakeholderanalyse en communicatieplan gemaakt. Nu ben je aan het einde van je Improve fase en is het van belang om de stakeholderanalyse te herzien. Stem met je team af of alle posities van de stakeholders nog kloppen en of er misschien stakeholders zijn bijgekomen naar aanleiding van jouw oplossing. Pas indien nodig je stakeholderanalyse en communicatieplan aan. Je hebt nu een beter beeld van wie je precies moet betrekken bij de implementatie.
Wanneer je een succesvolle pilot hebt uitgevoerd, heeft je implementatie al een streepje voor omdat je precies weet wat er goed werkte en minder goed werkte. Je kan deze leringen verwerken in je implementatieplan wat de kans op succes vergroot. Mocht het niet gelukt zijn om een pilot uit te voeren is dit niet erg maar dit maakt je implementatieplan des te belangrijker.
De opbouw van een implementatieplan
Een implementatieplan werkt het best als deze overzichtelijk is, niemand wil 10 A-4tjes met tekst door moeten lezen om te begrijpen wat je gaat doen. Je kan daarom het beste kiezen voor een lay-out die veel weg heeft van de project charter. Zo kan je bijvoorbeeld de onderstaande alinea’s gebruiken:
- Achtergrond en doelstelling
- Verbetervoorstel en aanpak
- Planning
- Business case
- Teamsamenstelling
Waar moet je nog meer rekening mee houden?
Zorg dat je implantatieplan eenvoudig is opgeschreven en voor iedereen goed te begrijpen. Het zal immers zonde zijn dat je project faalt, omdat iemand jouw plan niet goed heeft begrepen. Denk ook goed na over de TBV’s (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) en schrijf deze op. Wie is er verantwoordelijk voor het uitvoeren van een meting? Wie is er verantwoordelijk dat de nieuwe situatie gevolgd wordt? Wie mag er bepaalde taken uitvoeren en wie niet? Uiteraard breng je betrokkenen hiervan op de hoogte voorafgaand aan het delen van je implementatieplan.
Zorg dat je voor het maken van je implementatieplan de mogelijke risico’s van het nieuwe proces begrijpt. Dit kan je doen met behulp een FMEA waarmee je mogelijke risico’s in kaart brengt en prioriteert. Beschrijf de relevante risico’s in het implementatieplan samen met een plan om deze te mitigeren.
Ready? Start? Go!
Je kan je plan nu gaan delen met alle betrokkenen. Op naar een succesvolle afsluiting van je project! Mocht je wat hulp hierbij nodig hebben, wij helpen je graag. Neem hier contact met ons op.