Slimmer werken,
blije klanten

Lean implementatie: Wie betrek je erbij?

Elke maand deelt een van onze trainers zijn of haar visie op Lean en Six Sigma. Deze keer deelt Reinier voor de tweede keer zijn verhaal. Dit keer over de vraag; Wie betrek je bij de implementatie van Lean? En heb je zijn vorige artikel gemist? Deze lees je hier.

Bureau Tromp

Maar dat ben jij toch??

De verbazing op het gezicht van Bert kon niet groter zijn toen ik hem vroeg wie we dan bij deze implementatie gingen betrekken. Bert was de voorzitter van het MT waar net het besluit was genomen om niet alleen Lean maar ook Six Sigma te implementeren, toen ik vervolgens vroeg wie we daar dan bij gingen betrekken. Hoewel het besluit tot Lean implementatie niet bepaald unaniem was genomen, was het duidelijk dat we dit gingen doen. De business case was positief en het feit dat het eerste uur van dit MT alleen ging over de incidenten en de escalaties van de afgelopen week, gaf al aan dat deze organisatie dringend behoefte had aan rust en voorspelbaarheid. Alleen iedereen was ontzettend druk. Bert zijn verbazing was dan vanuit zijn positie terecht, omdat hij de organisatie juist wilde ontlasten door mij, en in het verlengde mijn collega’s, binnen te halen om de problemen die er waren op te lossen.

Herken je je in het verhaal van onze adviseur? In een Champion sessie nemen we je MT stap-voor-stap mee in de voors en tegens van Lean en Six Sigma en leggen we uit hoe je deze methodes succesvol implementeert!

In organisaties die met Lean Six Sigma aan de gang gaan zie je meestal dat de eerste stappen worden gezet door een groep interne of externe consultants. Dergelijke acties leveren altijd resultaat op: processen worden gestroomlijnd, een groot aantal herkenbare verspillingen worden weggenomen, bottlenecks worden geneutraliseerd en als de organisatie meewerkt worden een aantal historisch gegroeide problemen definitief opgelost.

De business case voor het opstarten van Lean Six Sigma in een organisatie is niet zo moeilijk. Je hoeft geen investeringen te doen. Je zorgt ervoor dat je mensen hebt met de juiste competenties, de juiste focus en gelegenheid en het levert altijd meer op dan dat het je kost in de uren die je ervoor hebt ingezet.

Maar dan?

Wat als de consultants hun werk hebben gedaan en een efficiency slag hebben doorgevoerd? Sommige organisaties kiezen ervoor het er dan eigenlijk bij te laten. Er is uiteraard een proceseigenaar benoemd die dan de resultaten uit de Lean Six Simga trajecten in ontvangst heeft genomen en plechtig belooft hier goed voor te zorgen. Maar de beste man of vrouw heeft nog steeds een operationele verantwoordelijkheid, is allang blij dat nu een aantal problemen zijn opgelost en gaat weer verder met wat hij of zij ook deed voor het hele verbetertraject werd uitgevoerd.

Steeds meer organisaties realiseren zich dat de resultaten niet blijven als je eenmalig verbetertrajecten hebt uitgevoerd. En dan is de vraag: hoe ga je het continu verbeteren organiseren? Veel organisaties kiezen ervoor deze functie te delegeren aan een medewerker die het continu verbeteren in het takenpakket heeft. Dat kan dan naast de huidige functie zijn of als zelfstandige functie.

De mensen die hier worden neergezet en een Lean Six Sigma opleiding hebben gehad, zien wat de manier van werken kan brengen en zien zelf heel veel kansen die de rest van de organisatie nog niet lijkt te zien. Vanuit enthousiasme en betrokkenheid zie je dat deze ambassadeurs dan vol aan de slag gaan, kansen identificeren, mensen enthousiast maken en langzaam maar zeker zie je dat de organisatie deze mensen weet te vinden als ze zelf ergens tegen aan lopen of zelf ook kansen beginnen te zien voor verbetering. En dan zie je het helaas vaak misgaan. De Belt in kwestie krijgt steeds meer op zijn bordje en er wordt steeds minder afgemaakt. De Belt is zelf de bottleneck geworden in het hele proces van continu verbeteren.

Daarom ook de vraag aan organisaties die met Lean Six Sigma aan de slag willen gaan: Wie willen jullie erbij betrekken? Als je continu verbeteren namelijk alleen overlaat aan een aantal gekwalificeerde mensen die daarvoor al dan niet een gedeelte van hun tijd hebben vrijgemaakt, loop je het risico dat deze mensen zelf de bottleneck worden omdat alles bij hun terecht komt.

De pijlers van Lean zijn continu verbeteren en mensen centraal, waarbij voor mensen moet worden gelezen: alle mensen in de organisatie, van de CEO tot de mensen op de werkvloer. In deze definitie is Lean, en in het verlengde Six Sigma, meer dan alleen een gestructureerde aanpak en een gereedschapskist om processen te optimaliseren. Lean en Six Sigma staan ook voor een cultuur waarbij iedereen zich ervan bewust is wat zijn bijdrage is aan de output van de organisatie en de klant en erin getraind is verspillingen te herkennen en te elimineren. Het eigen werk zo goed mogelijk te organiseren en binnen de eigen kaders problemen op te lossen, al dan niet in groepsverband.

Dus voor succesvolle implementatie van Lean Six Sigma zul je iedereen moeten betrekken in de organisatie. Uiteraard zul je zeker in de opstart de consultants en in het vervolg de Green Belts en Black Belts hard nodig hebben. De boodschap is vooral dat het verbeteren zelf niet bij deze groep kan blijven en dat je als organisatie moet leren dat je uiteindelijk samen de problemen hebt veroorzaakt en je ze dan ook samen moet oplossen.

Hoe ging het met Bert?

Bert snapte dat als je een besluit neemt om met Lean Six Sigma aan de slag te gaan, je ook een besluit moet nemen hoe je dat gaat borgen in de organisatie om te voorkomen dat je na verloop van tijd weer terugvalt. Bert zei letterlijk:

‘Onze mensen moeten leren het incident te voorkomen voordat het een incident geworden is.’

Het besluit werd dan ook genomen om iedereen in de organisatie op tenminste Yellow Belt niveau op te leiden en continu verbeteren als proces waarin iedereen participeert te organiseren. Grotere uitdaging voor Bert zat in hoe hij dit ging organiseren. Maar dat is een ander verhaal.

Vond je het interessant om te lezen hoe MT’s aankijken tegen Lean en Lean Six Sigma? We vertellen je graag meer over onze ervaringen in een persoonlijk gesprek.  Bel ons op 030 – 227 0000 of mail via info@bureautromp.nl voor het plannen van een afspraak. We helpen je graag op weg!

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)

Of deel het in je netwerk:

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.