(en hoe je ze kan voorkomen)
Een goede Six Sigma implementatie leidt tot hogere resultaten voor de organisatie en zorgt voor goede ervaringen bij de medewerkers. Echter kan het verkeerd doorvoeren van Six Sigma teleurstellende resultaten en verspillingen opleveren. Tijdens het toepassen van Six Sigma in een organisatie kunnen er zich vijf problemen voordoen waardoor medewerkers ontmoedigd kunnen raken als ze niet opgelost worden. Door deze problemen te leren herkennen en voorkomen kan een Six Sigma team wél goed functioneren.
Probleem 1: Verkeerd leiderschap
Ondersteuning en toewijding van de managers is de sleutel tot succes. Leidinggevenden moeten laten zien hoe Six Sigma werkt en continu het belang benadrukken op alle vlakken. Niet alleen de managers van het Six Sigma team moeten deze ondersteuning bieden, ook de managers van andere afdelingen in de organisatie moeten dit belang uitdragen naar de rest van de medewerkers.
Oplossing
Omdat de ondersteuning van Six Sigma zo belangrijk is, zal er extra aandacht moeten worden besteed aan alle leidinggevenden van de organisatie. Het hoger management zal dus moeten communiceren met de hele organisatie om het belang van Six Sigma te benadrukken en hoe dit past binnen de organisatiedoelstellingen. Daarnaast zal het management tijd moeten reserveren om alle betrokken medewerkers feedback te geven over hun voortgang, en deze gebruiken om de doelstellingen eventueel bij te stellen.
Probleem 2: Onjuiste strategie
Het inzetten van een implementatiestrategie helpt de organisatiedoelstellingen richting te geven, resultaten te behalen en Six Sigma binnen de organisatie te onderhouden. Een tekort aan richtlijnen kan zorgen voor verwarring bij de betrokken medewerkers, wat bij veel organisaties de implementatie vertraagt.
Oplossing
Om dit te vermijden moet de implementatie van een Six Sigma strategie de organisatiedoelen nastreven om de juiste resultaten te behalen. De strategie moet bestaan uit alles wat te maken heeft met planning, de Six Sigma tools en de koers van de organisatie. Teams moeten hun vooruitgang regelmatig evalueren en dit koppelen aan veranderingen in de organisatieresultaten. Wanneer dit is bereikt kunnen zij dit blijven monitoren en correcties uitvoeren wanneer dit nodig is. Zichtbare veranderingen in de organisatieresultaten zullen de medewerkers meer vertrouwen geven in Six Sigma en de inspanningen verhogen.
Probleem 3: Focus op trainingen en certificaten
De trainingen en het ontvangen van certificaten zijn belangrijke aspecten onder de medewerkers van een Six Sigma team. Dit zorgt namelijk voor wat competitie binnen de organisatie. Soms zijn de teams echter meer gefocust op de training en het behalen van dit certificaat, waardoor de uitvoering van projecten mislukt. Zonder de juiste ondersteuning en coaching zullen de Belts dan misschien alleen projecten selecteren en uitvoeren om het certificaat te kunnen behouden. En dat zou juist niet de reden moeten zijn.
Oplossing
De teams zouden altijd gefocust moeten zijn op het behalen van organisatiedoelstellingen en zich richten op het selecteren van de juiste projecten voor Six Sigma. Om dit mogelijk te maken zal het management daarom regelmatig veranderingen in de resultaten moeten monitoren en correcties aan moeten brengen als er geen vooruitgang te zien is.
Probleem 4: Verkeerde projectselectie
Een onvoldoende focus op het selecteren van projecten en het stellen van prioriteiten kan leiden tot projecten waarbij data mist, of welke niet genoeg gericht zijn op de organisatie. Ook kan het zijn dat er gefocust wordt op processen die buiten het bereik van de Green en Black Belts liggen. Dit resulteert in vertraagde of geschrapte projecten en grote verwarringen bij de medewerkers.
Oplossing
De teams moeten er zeker van zijn dat geselecteerde Six Sigma verbeteringsprojecten op data zijn gebaseerd en de focus is gelegd op doelstellingen voor de organisatie, financiën, het proces en de klant. Anders kunnen de doelen niet bereikt worden.
Probleem 5: Geen verantwoordelijkheid nemen
Elke medewerker heeft een belang bij zijn of haar eigen groei en vooruitgang binnen de organisatie. Daarom is iedereen verantwoordelijk voor de een succesvolle implementatie. Soms komt het echter voor dat het teams niet lukt om de voordelen van Six Sigma implementatie te communiceren naar de belangrijkste stakeholders. Hierdoor krijgen zij geen goed beeld van de implementatie en is de kans op weerstand veel groter dan wanneer er wel gecommuniceerd wordt.
Oplossing
De teams moeten de organisatiedoelen combineren met de Six Sigma doelen en zijn individuele doelstellingen, om de organisatie te laten zien hoe alles met elkaar samenhangt. Op deze manier kunnen ze steun creëren bij alle medewerkers in de organisatie, die nodig is om de Six Sigma doelen te behalen. Het management zal dan ook regelmatig haar medewerkers duidelijk moeten maken hoe belangrijk de Six Sigma implementatie is en hoe de resultaten voordelen op kunnen leveren voor hun eigen carrière. Daarnaast zouden de managers en andere medewerkers van de organisatie, van wie het Six Sigma succes afhangt, ook implementatiedoelen moeten stellen.
Voorkom problemen op tijd
Het succesvol vermijden van deze fouten zal zorgen voor voordelen op de lange termijn en het verbeteringsproces versnellen. De sleutel tot het succes is om deze uitdagingen op tijd te identificeren en de juiste maatregelen te treffen om de problemen te voorkomen. Het belangrijkste tijdens de implementatie van Six Sigma is dat iedereen binnen de organisatie het project steunt, om zo de beste resultaten te behalen.
Six Sigma op een correcte manier implementeren? Bureau Tromp kan je hierover adviseren, neem contact met ons op.