Hoe maak je een Root Cause Analyse (RCA)?

Wat is een Root Cause Analyse?

Een Root Cause Analyse (RCA) heeft als doel om de grondoorzaak van een probleem te achterhalen. Root Cause Analyse kan worden gedaan op basis van verschillende methodes, maar allen hebben hetzelfde doel: het identificeren van de grondoorzaak. En door deze grondoorzaak weg te nemen, voorkom je dat het probleem nogmaals optreedt.

Mensen zijn actiegericht. Als we een probleem zien, willen we het oplossen. En liefst zo snel mogelijk. Met behulp van onze creativiteit, slimheid en/of ervaring kúnnen we ook vaak problemen oplossen. Daarin ligt ook onze valkuil besloten. De vraag is namelijk: lossen we problemen op of de symptomen van problemen?

Verschillende methodes voor een RCA

De “waarom-vraag” stellen is een krachtige manier om door te vragen en daarmee te komen tot de kern van een probleem. Het vormt min of meer de basis van de Root Cause Analyse. En toch doen we dit niet vaak. Blijkbaar vertrouwen we te veel op onze ervaring. De methode “5x waarom” stelt dat je door 5 keer de waarom-vraag te stellen, de grondoorzaak kunt achterhalen. Soms vinden mensen het vervelend, flauw of juist heel grappig om telkens die waarom-vraag voorgeschoteld te krijgen. Maar vaak leidt het toch wel tot inzichten. Probeer het maar eens. Je kunt ook iemand de rol geven van “doorvrager” tijdens een bijeenkomst. Nieuwe medewerkers of onderzoekers zijn hier vaak goed in.

Een volgende veelgebruikte methodiek is het Ishikawa (visgraat) diagram. Hieronder zie je een voorbeeld. Dit model dwingt je om vanuit verschillende perspectieven naar een probleem te kijken. De categorieën uit het voorbeeld hieronder (mens, methode, meting etc.) zou je ook kunnen vervangen voor categorieën die meer passend zijn voor jou situatie. Bijvoorbeeld “processtap 1”, “processtap 2” etc. Door vanuit verschillende perspectieven te kijken wordt tunnelvisie voorkomen.

Fishbone diagram

Methodes combineren

Een Ishikawa diagram maak je bij voorkeur dus ook met meerdere mensen met liefst verschillende achtergronden. Als je een Ishikawa diagram maakt met uitsluitend sales collega’s over het probleem van een lage omzet, krijg je waarschijnlijk een stuk minder ‘rijke’ diagram dan wanneer je ook je collega’s van marketing, klantenservice, productie en logistiek erbij betrekt.

Belangrijk hierbij is om ook de “5x waarom” methodiek toe te passen, bijvoorbeeld:

  1. De lage omzet komt doordat klanten ontevreden zijn (waarom zijn klant ontevreden?)
  2. Onze leveringen zijn vaak laat (waarom zijn onze leveringen vaak laat?)
  3. Onze productietijd is lang (waarom is onze productietijd lang?)
  4. We hebben veel nieuwe medewerkers die nog niet goed zijn ingewerkt (waarom zijn medewerkers niet goed ingewerkt?)
  5. De teamleider die mensen inwerkt is al een tijd ziek en zijn taken zijn nog niet overgedragen

 

De probleemboom

Ook met een ‘probleemboom’ kun je een overzicht creëren van waar de grondoorzaken van een probleem liggen. Hieronder een voorbeeld.

Probleemboom
Door het probleem steeds verder af te pellen, worden oorzaken en gevolgen in verband gebracht met elkaar. Een dergelijke ‘probleemboom’ maakt ook duidelijk dat er vaak meerdere grondoorzaken zijn die een probleem veroorzaken.

RCA is de cruciale stap die in elk verbetertraject zou moeten plaatsvinden alvorens we aan de slag gaan met de verbeterfase. Zo lang de RCA een activiteit is waar je bewust bij stil staat, hoeft het in veel gevallen geen langdurig of ingewikkeld proces te zijn. Toch is de verleiding soms groot om snel aan de slag te willen gaan en de RCA over te slaan. Niks menselijks is ons vreemd, want de valkuil van “we weten het wel” ligt op de loer. De RCA voorkomt de verspilling van tijd en energie door het risico te verkleinen van het doen van verbeterprojecten die uiteindelijk nauwelijks iets opleveren.

Meer leren?

Wil je tijdens een training zelf aan de slag gaan met een Root Cause Analyse en onder ervaren begeleiding leren hoe je deze zelf kan maken? Of ben je benieuwd naar wat Lean of Lean Six Sigma voor jouw organisatie kan betekenen? Volg dan één van deze trainingen:

Ga naar WhatsApp