Lean betekent letterlijk slank. De lean-methodiek wordt gebruikt om bedrijfsprocessen “slanker” te maken door verspillingen uit het proces te halen. Met verspillingen worden alle elementen bedoeld waar de klant niet op wil wachten of niet (extra) voor wil betalen. Verspillingen zijn de processtappen die ervoor zorgen dat je proces langer duurt dan nodig is. Door deze verspillingen zo veel mogelijk weg te nemen kunnen bedrijven snel en flexibel reageren en optimaal presteren. Zo blijf je als organisatie continu verbeteren.
Continu verbeteren
Voor het creëren van een cultuur waar continu verbeteren vanzelfsprekend is, is een managementfilosofie nodig waarbij klantwaarde en de medewerker centraal staat. Medewerkers enthousiast en gemotiveerd houden is één van de basisvoorwaarde om te slagen in continu verbeteren. Door medewerkers te betrekken in verbeteringen en wat zij kunnen doen om te voldoen aan de klantwensen, blijven ze gemotiveerd. Zorg daarom dat je naar je werknemers luistert en dat hun ideeën ook daadwerkelijk gebruikt worden.
Lean management zorgt niet alleen voor dat medewerkers de manier van werken prettiger vinden en met meer plezier naar hun werk gaan, het zorgt er ook voor dat het bedrijf efficiënter en duurzamer produceert.
Hoe pas je dit toe in je organisatie?
Je kunt het beste beginnen met een probleem, bijvoorbeeld een proces dat niet optimaal verloopt. Hiervan ga je dan een Lean Six Sigma project maken. Voordat je gaat starten met het verbeteren van een proces door middel van een (DMAIC) project, is het verstandig om verspillingen in kaart te brengen. Deze verspillingen moeten namelijk in ieder proces geëlimineerd worden. Er zijn in totaal 8 type verspillingen, dit zijn:
1. Transport (Transport)
Transport is het verplaatsen van iets van A naar B. Een voorbeeld van transport is het bezorgen van een pakketje.
2. Voorraad (Inventory)
Onder voorraad verstaan we natuurlijk een voorraad grondstoffen, een voorraad halffabricaat of een voorraad gereed product. Een voorraad kan natuurlijk ook een andere vorm hebben, denk aan een stapel (digitale)klachtenformulieren of een aantal ongelezen e-mails.
3. Beweging (Motion)
Met beweging bedoelen we de bewegingen in een proces, anders dan transport. Dit zijn vaak fysieke bewegingen (draaien, bukken etc.), maar kunnen bijvoorbeeld ook in een computersysteem plaats vinden. Denk aan het wisselen van vensters/systemen om je werk te kunnen doen.
4. Wachten (Waiting)
Vaak ontkom je niet aan wachttijden, omdat een proces vaak een minimum aan tijd kost. Denk bijvoorbeeld aan het bakken van een brood. Een te lange wachttijd kan je als verspilling zien.
5. Overproductie (Overproduction)
Overproduceren is letterlijk meer maken dan nodig is. Wanneer een klant 100 producten besteld en je hebt er 200 geproduceerd, dan is er sprake van overproductie. Het gevolg hiervan kan zijn dat je een te grote voorraad krijgt. Indien het producten op maat zijn, dan bestaat er de kans dat je deze nooit meer zult kunnen afzetten.
6. Overbewerking (Overprocessing)
Overbewerking kun je zien als meer doen dan nodig is. Vaak gebeurt dit omdat we denken dat onze klant hier waarde aan hecht, terwijl het hem niet gevraagd is en hij dit ook nooit heeft aangegeven. Dit zie je vaak terug in de vorm van tijd en aandacht in uiterlijke kenmerken. Een mooi voorbeeld is het standaard in laten pakken van een geurtje bij de parfumerie terwijl het gekocht geurtje voor eigen gebruik is.
7. Fouten (Defects)
Het maken van fouten kan vaak leiden tot herstelwerk en in het ergste geval moet alles opnieuw gedaan worden. Een verkeerde naam op je hypotheekakte is een goed voorbeeld, maar denk ook aan een spelfout in je e-mailadres.
8: Talent (Skills)
De laatste vorm van verspilling heeft betrekking op het talent van de medewerker zelf. Dit kan onderbenutting van talent zijn, maar deze verspilling kan ook voorkomen wanneer taken gedelegeerd worden naar iemand die er niet voor gekwalificeerd is.
Lean tools
Om de 8 type verspillingen te onthouden kan je het ezelsbruggetje TIMWOODS gebruiken. Dit zijn de eerste letters van de verspillingen in het Engels. Deze tool kan je inzetten voorafgaand aan je project om een beeld te krijgen van de mogelijke problemen in het proces. Maar het kan ook alvast een aantal laagdrempelige verbeteringen aan het licht brengen die je snel kan realiseren.
Naast Lean management, Lean projecten, en TIMWOODS zijn er nog een aantal praktische tools die perfect zijn om in te zetten wanneer je begint met continu verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn 5S en de Value Stream Map. Een tool die je ook goed kan inzetten is een verbeterbord. Deze tool houdt alle verbeterideeën bij en helpt je om je ideeën gestructureerd door te voeren. Met deze tool vergroot je de betrokkenheid van medewerkers en kun je leidinggevenden de rol van coach geven. Hierdoor wordt na verloop van tijd continu verbeteren vanzelfsprekend.
