Slimmer werken,
blije klanten

5S uitgelicht

“Waar had ik dat ene document ook alweer neergelegd?” of “In welke map zitten nou die papieren waar ik gister mee bezig was?”, zijn vragen waar iedereen wel eens mee te maken heeft gehad op zijn werk. Heel erg logisch natuurlijk, maar het kan zorgen voor de enige frustratie, verwarringen en tijdverspilling. Om dit te voorkomen is het 5S model ontwikkeld.

5S

Het 5S model is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken, overzichtelijker in te delen – noem het hoe je wilt. Uiteindelijk gaat het erom dat jouw werkplek georganiseerd is. Of je op kantoor werkt, in een winkel of met machines, met 5S kun je het beste uit jezelf en je werkdag halen. Wat weer fijn is voor jou én voor jouw baas (mocht je die hebben natuurlijk).

 

5S Lean

5S overzicht

5S staat voor een aantal handige stappen die helpen om werkplekken beter te organiseren. Hiermee worden verspillingen weggenomen en de productiviteit verhoogd. Vrij vertaald staan de punten voor:

  • Seiri | Scheiden
  • Seiton | Schikken
  • Seiso | Schoonmaken
  • Seiketsu | Standaardiseren
  • Shitsuke | Standhouden

Overigens wordt er vaak een zesde ‘S’ toegevoegd en staat voor ‘Safety’. Deze benadrukt voornamelijk het belang van een georganiseerde werkplek om ongelukken te voorkomen, maar behoort niet tot het officiële rijtje.

5S uitleg in “Tools en Tips”

 

Scheiden
Tijdens deze stap maak je onderscheid in wat belangrijk is en wat overbodig. Alles wat overbodig blijkt te zijn moet vervolgens geëlimineerd worden. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar je zult je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen of documenten er zijn. Alles wat wel belangrijk is maar niet in de nabije toekomst nodig is, kan op een speciale plek worden gelegd voor een later moment. Zorg dan wel dat dit niet de belangrijke onderdelen belemmert.

Schikken
Schikken is simpelweg alles een geschikte plaats geven. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt, op kantoor is het belangrijk dat alles zo georganiseerd is dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden.

Schoonmaken
Schoonmaken spreekt voor zich. Wie houdt er niet van een schone werkplek? Echter is dit niet het enige: ook regels en methoden met betrekking tot schoonmaken moeten worden vastgelegd om de werkplek ook daadwerkelijk schoon te houden.

Standaardiseren
Het standaardiseren houdt in dat er ook op lange termijn aan de eerste drie stappen kan worden voldaan. Eigenlijk wordt alles zodanig vastgelegd dat iedereen zich aan deze punten kan houden en weet wat hij kan verwachten. Een voorbeeld is het afbakenen van bijvoorbeeld gereedschap op een muur zodat iedereen precies kan zien welk voorwerp waar moet. Een andere manier is documentatie waarin bepaalde handelingen worden vastgelegd.

Standhouden
Wanneer alle stappen zijn doorlopen is het van belang dat gestandaardiseerde procedures opgevolgd blijven worden. De zorg voor behoud en continuïteit is dus essentieel om resultaten te kunnen boeken en de productiviteit te kunnen behouden.

Leestip: 5S in een kantooromgeving, 10-tips-voor-een-clean-desk-policy

 

5S in een elektronische werkomgeving

Nu zul je waarschijnlijk denken: leuk dat 5S maar ik heb niets te maken met papieren documenten of gereedschap. Betekent dat dan dat 5S niet werkt? Fout! Ook wanneer al je werkzaamheden plaatsvinden op je laptop of computer kun je 5S toepassen. Denk maar eens aan de tijd die je kan verspillen aan het zoeken van een bepaald document omdat je niet meer weet waar je hem hebt opgeslagen. Zonde, want tijd kost geld.

5S elektronische werkomgeving Bureau Tromp

Wat kun je dan doen?
Sorteer de documenten die je het meest gebruikt en zet deze bij elkaar. Kijk of eerder gemaakte versies, die niet meer nodig zijn, weggegooid kunnen worden.

Ook je email inbox kan waarschijnlijk wel wat structuur gebruiken. Veel mensen hebben honderden (of duizenden) e-mails en hebben geen idee wat ze ermee moeten. Maak bijvoorbeeld mappen aan en categoriseer deze. Ook kun je de mails sorteren per afzender. Bekijk welke mails niet meer van belang zijn en gooi ze meteen weg.

Wat betreft bestanden op je laptop of computer: bepaal op welke manier je deze wilt benoemen. Door alles op dezelfde manier een naam te geven creëer je overzicht en kun je altijd iets terug vinden.

5S is dus een geschikte tool die in elke organisatie toegepast kan worden, het maakt niet uit om wat voor werkplek het gaat. Na het toepassen van de punten zul je zien hoe prettig het is om een georganiseerde werkplek te hebben. Wanneer alle punten goed doorlopen zijn zal bovendien de productiviteit van de gehele organisatie toenemen. Dat is uiteindelijk het doel.

Werk jij ook op zo’n kantoor waar documenten altijd zoek zijn omdat de server niet georganiseerd is? 5S is een toegankelijke tool die we uitgebreid behandelen in onze Green Belt training. Schrijf je in voor deze 6-daagse opleiding Lean Six Sigma Green Belt! Heb je vragen? Bel ons op 020 – 875 2611 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl 

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)

Of deel het in je netwerk:

Leuk om te lezen? Like, Deel, Connect of schrijf je in voor onze Slimmer werken nieuwsbrief!

We delen onze kennis, ervaringen, evenementen en acties eens in de twee weken met je.  Zo blijf je op de hoogte van Lean Six Sigma.

Follow by Email
Facebook
Facebook
Twitter
Visit Us
LinkedIn
LINKEDIN

Sponsored post_1200x420

Verbeteren met Lean? Lees meer over o.a. Lean tools en tips mét praktische voorbeelden waarmee je vandaag al kunt starten!
Download gratis