Slimmer werken,
blije klanten

5S uitgelicht

In het kort

Het 5s model oftewel “opruimen en opgeruimd houden” is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om fysieke en digitale werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken, overzichtelijker in te delen etc. Uiteindelijk gaat het erom dat jouw werkplek georganiseerd is.

5S staat voor een aantal handige stappen die helpen werkplekken beter te organiseren. Hiermee worden verspillingen weggenomen en de productiviteit verhoogd. Vrij vertaald staan de punten voor:

Scheiden – Seiri
Schikken – Seiton
Schoonmaken – Seiso
Standaardiseren – Seiketsu
Standhouden – Shitsuke

Overigens wordt er vaak een 6^e ‘S’ toegevoegd en staat voor ‘Safety’. Deze benadrukt voornamelijk het belang van een georganiseerde werkplek om ongelukken te voorkomen, maar behoort niet tot het officiële rijtje.

5S overzicht

Scheiden

Tijdens deze stap maak je onderscheid in wat belangrijk is en wat overbodig. Alles wat overbodig blijkt te zijn moet vervolgens geëlimineerd worden. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar je zult je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen of documenten er zijn. Alles wat wel belangrijk is maar niet in de nabije toekomst nodig is, kan op een speciale plek worden gelegd voor een later moment. Zorg dan wel dat dit niet de belangrijke onderdelen belemmert.

Schikken

Schikken is simpelweg om iets een geschikte plaats te geven. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt, op kantoor is het belangrijk dat het zo georganiseerd is dat iedereen allerlei dingen snel en gemakkelijk kan vinden.

Schoonmaken

Schoonmaken spreekt voor zich. Wie houdt er niet van een schone werkplek? Echter is dit niet het enige: ook regels en methoden met betrekking tot schoonmaken moeten worden vastgelegd om de werkplek ook daadwerkelijk schoon te houden. Dus: reinigen en zorgen dat het niet vies wordt.

Standaardiseren

Het standaardiseren houdt in dat er ook op lange termijn aan de eerste drie stappen kan worden voldaan. Eigenlijk wordt alles zodanig vastgelegd dat iedereen zich aan deze punten kan houden en weet wat hij kan verwachten. Een voorbeeld is het afbakenen van gereedschap op een muur zodat iedereen precies kan zien welk voorwerp waar moet. Een andere manier is documentatie waarin bepaalde handelingen worden vastgelegd.

Standhouden

Wanneer alle stappen zijn doorlopen is het van belang dat gestandaardiseerde procedures opgevolgd blijven worden. De zorg voor behoud en continuïteit is dus essentieel om resultaten te kunnen boeken en de productiviteit te kunnen behouden.

Leestip: 5S in een kantooromgeving, 10-tips-voor-een-clean-desk-policy

5S in een elektronische werkomgeving

Nu zul je waarschijnlijk denken: leuk dat 5S maar ik heb niets te maken met papieren documenten of gereedschap. Dit klopt niet, Ook wanneer al je werkzaamheden plaatsvinden op je laptop of computer kun je 5S toepassen. Denk maar eens aan de tijd die je kan verspillen aan het zoeken van een bepaald document omdat je niet meer weet waar je hem hebt opgeslagen. Zonde, want tijd kost geld.

Wat kun je dan doen?

Sorteer de documenten die je het meest gebruikt en zet deze bij elkaar. Kijk of eerder gemaakte versies, die niet meer nodig zijn, weggegooid kunnen worden.

Ook je email inbox kan waarschijnlijk wel wat structuur gebruiken. Veel mensen hebben honderden (of duizenden) e-mails en hebben geen idee wat ze ermee moeten. Maak bijvoorbeeld mappen aan en categoriseer deze. Ook kun je de mails sorteren per afzender. Bekijk welke mails niet meer van belang zijn en gooi ze meteen weg.

Wat betreft bestanden op je laptop of computer: bepaal op welke manier je deze wilt benoemen. Door alles op dezelfde manier een naam te geven creëer je overzicht en kun je altijd iets terug vinden.

5S is dus een geschikte tool die in elke organisatie toegepast kan worden, het maakt niet uit om wat voor werkplek het gaat. Na het toepassen van de punten zul je zien hoe prettig het is om een georganiseerde werkplek te hebben. Wanneer alle punten goed doorlopen zijn zal bovendien de productiviteit van de gehele organisatie toenemen. Dat is uiteindelijk het doel.

Werk jij ook op zo’n kantoor waar documenten altijd zoek zijn omdat de server niet georganiseerd is? 5S is een toegankelijke tool die we uitgebreid behandelen in onze Green Belt training. Schrijf je in voor deze 6-daagse opleiding Lean Six Sigma Green Belt! Heb je vragen? Bel ons op 030 – 227 0000 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl