Een makkelijke stap bij het implementeren van Lean is het gebruik van een verbeterbord met een dagelijkse of wekelijkse stand-up meeting. Wisselend is een medewerker (niet per se iemand uit het management) een periode verantwoordelijk voor dit bord en het houden van de meetings, waardoor een zelforganiserend en zelfsturend team ontstaat. Door middel van andere Lean principes, bijvoorbeeld een 5S sessie of een Value Stream Map sessie wordt input gegenereerd voor het verbeterbord. Natuurlijk kan er ook gewoon input verkregen worden door het verzamelen van verbeterideeën in de maand voorafgaand. Tijdens de stand-up meeting worden nieuwe verbetersuggesties verzameld waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. Ook wordt een update gegeven over lopende acties. Op deze manier kan er continu verbeterd worden. Wil je al aan de slag? Je kunt hier het verbeterbord als PDF downloaden.
1. Koop een whiteboard op A0 formaat. Maak hierop een standaard indeling:
- Wat is het probleem?
- Wat is het verbetervoorstel?
- Wie is verantwoordelijk?
- Wanneer is het opgelost?
2. Bepaal op welke manier het verbeterbord aansluit bij de doelen van jouw afdeling of organisatie. Hierdoor is het nog makkelijker om de toegevoegde waarde van het bord uit te leggen.Informeer iedereen van te voren over de doelen van het verbeterbord, de werkwijze en ieders verantwoordelijkheden.
3. Blokkeer een vaste dag en tijd waarop je een sessie houdt bij het verbeterbord (nooit langer dan 20 minuten). Wijs daarnaast iemand aan die deze sessie begeleidt.
4. Begin met de eerste verbeterbordsessie. Hou je hierbij aan de opgestelde spelregels:
- 1 persoon begeleidt
- Duur is maximaal 20 minuten
- Vermijd te lange inhoudelijke discussies
- Evenredige verdeling van de acties
Evalueer achteraf de eerste sessie met de persoon die de sessie heeft begeleid.
5. Zorg voor enthousiasme en hou het verbeterbord levend. Maak inzichtelijk wat het verbeterbord heeft opgeleverd in de afgelopen periode en communiceer dit naar je afdeling. Nodig eens een andere afdeling uit om te komen kijken bij jullie verbeterbordsessie. Een verbeterbord is een slimme en laagdrempelige manier om Lean in te voeren binnen een organisatie. Heb je nog niet echt een beeld hoe je het best een verbeterbord kunt maken? In een Yellow Belt training wordt hier de basis van behandeld, en tijdens een Green Belt training wordt er dieper op ingegaan.