Een belangrijk onderdeel binnen Lean Six Sigma is het visualiseren en in kaart brengen van het proces. Een bekende en veel gebruikte methode om een proces in kaart te brengen is een Value Stream Map (VSM), ook wel waardestroomanalyse genoemd. Naast de VSM zijn er ook andere manieren om een proces in kaart te brengen. Een daarvan is een swimming lane diagram. Ben jij benieuwd wat dit is, en waarom je juist deze kunt gebruiken? Lees dan vooral verder.
Wat is een swimming lane diagram?
Een swimming lane, ook wel swimlane of zwembaandiagram genoemd is een stroomdiagram die een proces in kaart brengt. In de basis is een swimming lane diagram een stroomdiagram of flowchart. Het verschil met een flowchart is dat in een swimming lane banen worden gebruikt. Deze banen lijken op zwembanen in een zwembad, vandaar de naam. De banen laten zien wie verantwoordelijk is voor de stappen in het proces. De verantwoordelijkheid kan weergegeven worden op verschillende niveaus. Bijvoorbeeld op het niveau van een afdeling, team of het individuele niveau van een werknemer. De banen laten zien waar overdrachts- of communicatiemomenten zijn. Uiteindelijk helpt een swimming lane om verspillingen of inefficiënte stappen in een proces te identificeren.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een swimming lane. In dit voorbeeld zijn de banen verticaal weergegeven, maar dit kan ook horizontaal. Verder wordt er veelal gebruikt gemaakt van dezelfde symbolen als bij een flowchart.
De voordelen
Een swimming lane diagram heeft, net zoals vele andere methodes om een proces in kaart te brengen, veel voordelen voor een organisatie. Een aantal voordelen zijn hieronder beschreven:
- Door het proces te visualiseren creëer je een gemeenschappelijk begrip. Een swimming lane brengt structuur aan in hoe processen zijn georganiseerd en welke afdelingen of mensen hiermee te maken hebben. Voor medewerkers in de organisatie zal het verloop van het proces daardoor duidelijker zijn.
- Een swimming lane werkt als communicatiemiddel. Medewerkers kunnen de deze gebruiken om mee te communiceren, omdat dit immers meer zegt dan 1000 woorden.
- Daarnaast helpt een swimming lane om een proces te organiseren, aangezien verantwoordelijkheden duidelijk worden aangegeven.
- Het brengt verspillingen en inefficiënte stappen in kaart. Denk aan stappen die dubbel worden uitgevoerd of controles die ook ergens anders in het proces plaats vinden. Ook bottlenecks kunnen zichtbaar gemaakt worden.
- Het zichtbaar maken van bottlenecks of verspillingen werkt motiverend. Dit maakt het voor een organisatie een stuk moeilijker om dit te negeren. Uiteindelijk helpt dit organisaties om hun prestaties en de kwaliteit van het proces continu te verbeteren.
Hoe maak je een swimming lane?
Tegenwoordig zijn er vele manier om een swimming lane te maken. Er zijn vele online tools beschikbaar die templates bevatten om snel aan de slag te gaan. Enkele voorbeelden zijn Visio, Miro of SmartDraw. Zelfs in PowerPoint of Excel kun je met wat creativiteit een dit diagram maken. Nadat je hebt bepaald welke tool voor jouw organisatie het beste is, kun je de volgende stappen gebruiken:
- Bepaal het proces waarvan je een swimming lane wilt maken en definieer de scope. Waar begint dit proces en waar eindigt het?
- Betrek de juiste personen en definieer de lanes. Bedenk wie je gaat betrekken bij het maakproces. Welke afdelingen of personen zijn onderdeel van dit proces. Zorg dat je een goede vertegenwoordiging hebt van het proces. Bepaal de lanes en noteer welke afdelingen of personen betrokken zijn bij het proces.
- Breng het huidige proces in kaart. Bespreek goed tot op welk detailniveau je het proces in kaart gaat brengen.
- Identificeer verspillingen of inefficiënte stappen. Kijk samen met de groep naar het proces en geef aan waar het proces verbeterd kan worden.
- Breng het nieuwe proces in kaart. Hoe zou het nieuwe proces eruit moeten komen te zien? Denk na over wat anders kan of zou moeten. Het maken van een nieuw proces ook wel future state, geeft vaak nieuwe inzichten.
