Wat is Visual Management en waarom wordt het toegepast?
Een belangrijk onderdeel binnen organisaties en processen is het zichtbaar maken (visualiseren) van informatie. Het geeft antwoord op ongestelde vragen. Het doel hiervan is om informatie te communiceren richting medewerkers. Dit kan allerlei informatie zijn, zoals prestaties, standaarden en gevaren. Deze informatie helpt een organisatie om bepaalde keuzes te maken, of focus aan te brengen om bijvoorbeeld fouten te voorkomen. Visual Management laat ons makkelijk zien of het goed gaat of niet. Denk bijvoorbeeld aan:
- Verduidelijken waar verspillingen optreden
- Problemen weergeven op een eenvoudiger manier
- Duidelijk aangeven wat de doelen van continu verbeteren zijn
- Vergroten van de effectiviteit van communicatie
Binnen Lean wordt veel gesproken over Kaizen, oftewel continu verbeteren. Hoe blijf je continu verbeteren? Dit begint bij het zichtbaar maken van Lean. Want hoe kun je iets verbeteren als je het niet kunt zien? Visual Management is de tool als het gaat om zichtbaarheid van Lean binnen organisaties.
Voorbeelden
Een bekend voorbeeld van Visual Management is een dashboard met KPI’s en/of doelstellingen. Dit kan een e-mail zijn met daarin grafieken en tabellen, waaruit snel te zien is hoe het gaat of is gegaan op een bepaald moment. Een ander bekend voorbeeld is de dagstart of weekstart met het verbeterbord. Tijdens dit moment worden belangrijk onderwerpen besproken door deze te visualiseren en zichtbaar te maken op een verbeterbord. Wil je meer weten over het verbeterbord? Bekijk dan het filmpje hieronder. Ook signalen (Andon) die aangeven of iets goed of fout gaat, zoals een stoplicht of het lampje van de brandstofmeter in de auto, zijn voorbeelden van Visual Management.
Visual Management en policy deployment
Visual Management is daarnaast een belangrijk onderdeel binnen policy deployment. Dat is een tool waarbij de missie, visie en strategie van een organisatie worden vertaald op makkelijke manier. Hierdoor is het voor iedereen te begrijpen en wordt het omgezet naar meetbare indicatoren op de werkvloer. Doordat een organisatie prestaties visualiseert is het voor alle medewerkers ook gelijk duidelijk waar de prioriteiten liggen of waar de focus op moet zijn. Daarnaast zorgt het ook voor betrokkenheid van medewerkers, omdat ze weten wat ze moeten doen en hoe zij bij kunnen dragen aan de prestaties van de gehele organisatie.
Als bijvoorbeeld het aantal verwerkte orders bijdraagt aan de klanttevredenheid, dan wil je als medewerker kunnen zien hoe goed de klanttevredenheid is en hoeveel orders er zijn verwerkt. Dit werkt motiverend en we voorkomen daarmee ook dat we ons gaan focussen op problemen die niet relevant zijn, wat de productiviteit ten goede komt.
Hoe pas je Visual Management toe?
Tegenwoordig is veel informatie beschikbaar. Visual Management helpt ons bij het beter begrijpen van deze informatie. Zodra we in een systeem duiken worden we overspoelt met data. Het is al lastig genoeg om hier je weg in te vinden. Daarnaast is niet alle info voor iedereen beschikbaar. Dit is niet goed voor de transparantie. Zorg ervoor dat informatie beschikbaar is voor iedereen.
Een mooi begin van Visual Management is een dag- of weekstart met verbeterbord. Betrek medewerkers in het proces rondom het definiëren en ontwerpen van een verbeterbord. Bepaal samen de plek waar het bord komt te staan en vooral ook wat erop komt te staan en wordt besproken. Welke doelstellingen of KPI’s moeten gevisualiseerd worden? Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor het updaten van de informatie. Laat op het verbeterbord ook zien welke verbetertrajecten er lopen en wie waar mee bezig is. Dit kan daarnaast aangevuld worden met de A3’s die voor deze verbetertrajecten gebruikt worden. Uiteindelijk is een A3 ook weer een vorm van Visual Management over een specifiek project, wat gelijk duidelijk maakt wat de status is.
Een andere tool waarbij Visual Management ook wordt gebruikt is het 5S model. Dit is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om werkplaatsen efficiënter in te richten. Binnen deze tool wordt gebruikt gemaakt van Visual Management.
Visualiseer in kleine stapjes
Waarschijnlijk is het visualiseren van informatie al iets wat je doet binnen jouw organisatie. Het zorgt ervoor dat communicatie beter en efficiënter verloopt. Net als Lean geldt voor Visual Management ook dat je het in kleine stapjes oppakt. Begin eerst op je eigen werkplek en breidt dit verder uit naar het team, de afdeling en uiteindelijk de gehele organisatie.
Tijdens onze Lean Six Sigma Green Belt training gaan we dieper in op het visualiseren van processen en prestaties. Tijdens deze training leer je ook hoe je zelf een verbeterproject opstart.
