Sommige uitdagingen die je bij Lean Management tegenkomt zijn vrij universeel, waar je ook werkt. Een uitdaging die je vaak tegenkomt is het effectief communiceren over verbeterprojecten. Hierbij enkele voorbeelden ter inspiratie om dit goed in te zetten voor jouw organisatie.
Verbeterprojecten communiceren
Voor medewerkers binnen een organisatie is het niet altijd duidelijk wat het doel en/of de status van een verbeterproject is. Voortgangsrapportages zijn niet altijd even spannend om te lezen of niet voor iedereen beschikbaar. Hoe kun je het doel en de status van een verbeterproject dan wél op een interessante manier communiceren? En hoe zorg je ervoor dat je iedereen in de organisatie betrekt?
Voortgang centraal stellen en medewerkers betrekken
De voortgang van een verbetertraject kun je op verschillende interessante en innovatieve manieren communiceren. Ik kwam bijvoorbeeld laatst een LEGO-bouwwerk tegen, waarin elk legoblokje staat voor een geslaagde deliverable. Dit bouwwerk staat op een centrale plek in een organisatie, met daarnaast een checklist van welke deliverables zijn afgerond. Op deze manier kan iedereen in de organisatie de vorderingen van het project op een speelse manier volgen. Daarnaast draagt het ook bij aan de motivatie van de medewerkers. De projectmedewerkers zijn trots als ze weer een legoblokje kunnen plaatsen.
Een ander voorbeeld wat ik tegenkwam is een kwartaalborrel, waarbij het verbeterteam een toelichting geeft over de behaalde resultaten van het afgelopen kwartaal. Daarna wordt er een vooruitblik gegeven op de komende periode. Hierin worden enkele mogelijke verbeterprojecten gepitcht. Iedereen in de organisatie kan een idee voor een verbeterproject voordragen, zo wordt iedere medewerker betrokken bij het project. Vervolgens kan er worden gestemd: het idee met de meeste stemmen wordt in de daaropvolgende periode opgepakt. De kwartaalborrel zorgt ervoor dat medewerkers gestimuleerd worden om nieuwe ideeën te genereren. Bovendien zullen zij sneller geneigd zijn om het verbeterteam te ondersteunen.
One Pager: een simpel overzicht van een verbeterproject
Om van elkaar te leren, elkaar te inspireren en om niet opnieuw het wiel uit te vinden, bedacht een organisatie de ‘One Pager’. Het doel van een One Pager is om snel inzicht te krijgen in de prestaties van een verbeterproject, zodat je weet wat er de volgende keer beter kan. De One Pager kan een simpel format zijn, zoals een A4’tje. Er worden altijd drie zaken behandeld:
- Wat was het probleem van het project?
- Wat was de aanpak van het project?
- Welke resultaten heeft het project opgeleverd?
De organisatie die de One Pager uitvond, hing alle One Pagers op aan een grote muur. Hierdoor kon iedere werknemer ze bestuderen. Dit zorgde ervoor dat het ‘continu verbeteren’ als cultuur ook heel tastbaar werd. De directie stelde als doel om jaarlijks een minimum aantal verbeterprojecten af te ronden. Daardoor werd de ‘One Pager muur’ steeds groter.
Tastbaar en betrokken medewerkers
Kortom, er zijn veel interessante en innovatieve manieren om de status en het doel van een verbeterproject te communiceren. Het werkt goed om dit op een speelse manier aan te pakken en iedere medewerker van de organisatie erbij te betrekken. Hierdoor ontstaan nieuwe ideeën en verbeteringen. Ook stijgt de motivatie van de medewerkers, want het succes van een project wordt op deze manier heel tastbaar. Welke ideeën heb jij om het communiceren van verbeterprojecten succesvol te laten verlopen?
Ook interessant:
- Structuur geven aan continu verbeteren
- De 5 succesfactoren voor een Lean Six Sigma project
- Visueel Management