Slimmer werken,
blije klanten

Structuur geven aan continu verbeteren

Velen van ons zullen het herkennen; het is makkelijker om iets te starten dan om het vol te houden. Het meest bekende voorbeeld hiervan is gezonder eten of wat meer gaan sporten. Na een frisse start zien we al gauw dat er andere prioriteiten of redenen zijn om toch even van af te wijken van dat goede voornemen. Wat de reden ook mag zijn, we ervaren dat het moeilijk is om onze gewoonten aan te passen. Dat is niet anders in ons werkende leven. De manier waarop we werken vormt na enige tijd de norm en het wordt dan ook steeds lastiger om die norm los te laten. Onszelf aanpassen aan een continu veranderende omgeving is echter noodzakelijk. Maar hoe pakken we dat aan en waar ligt de sleutel voor succesvol en continu verbeteren? Na het lezen van dit artikel weet jij hoe je structuur kunt geven aan continu verbeteren.

De kracht van het verbeteren

Continu verbeteren bereik je niet door een aantal projecten te organiseren of initiatieven te starten. Dit bereik je door de ‘mindset’ van medewerkers te veranderen. Dat is niet eenvoudig, want een bestaand patroon laten we niet zo snel los. De oplossing moeten we zoeken in structuur en herhaling. Dat start bij het eigen maken van een nieuwe werkwijze en deze vervolgens ook vol te houden.

Structuur geven aan continu verbeteren

Om te kunnen verbeteren zul je dus moeten starten met een gedegen structuur. Zonder structuur is veranderen erg lastig. Er is dan geen richting en er worden geen duidelijke keuzes gemaakt. Een structuur kunnen we zien als het proces voor continu veranderen; dit faciliteert ons in het realiseren van de gewenste verbeteringen. Er zijn verschillende bekende structuren zoals: Prince2, Scrum, Holacracy of Lean. Deze zienswijzen verschillen weliswaar in de aanpak van elkaar, maar geven in de basis allemaal vorm aan een manier van samenwerking. Hierbij gelden duidelijke rollen, afspraken (en soms definities).

Het neerzetten van een structuur voor continu verbeteren is vrij eenvoudig; er blijvend energie aan geven is een ander verhaal. Maar hoe start je dan met het inrichten van een continu verbeterstructuur?

Structuur geven aan continu verbeteren

Met de volgende ingrediënten zetten we een structuur voor continu verbeteren neer:

  • Maak de structuur eenvoudig en laagdrempelig (dat maakt het makkelijker om vol te houden);
  • Zorg er altijd voor dat je hele team betrokken is (als je team te groot is, creëer dan sub-teams die veel met elkaar samen werken);
  • Creëer begrip voor een nieuwe manier van werken;
  • Organiseer een frequent overleg (bijv. daily stand-up/keek op de week)
    • Wijs een voorzitter aan (deze kan rouleren)
    • Biedt ruimte voor inbreng
    • Laat de onderwerpen aansluiten op het dagelijks werk van je collega’s
    • Houdt het overleg relevant
    • Geef inzicht in cijfers en resultaat (en laat zien hoe deelnemers hierop invloed uitoefenen);
  • Maak verbeteringen niet te groot in omvang (houdt het binnen de eigen invloedsfeer);
  • Gebruik een vaste aanpak (bijv. Lean of Scrum) om kleinschalige verbeteringen door te voeren.

Door een structuur van continu verbeteren in te richten krijgen we (meer) grip op de operatie en zijn we in staat om deze naar een hoger niveau te tillen. Hierbij komt de verbeterkracht uit de medewerkers die het werk dagelijks doen en dus beschikken over de juiste kennis en ervaring. Alleen op deze wijze werken we aan duurzame verbetering.

De aanhouder wint

Maar met een structuur voor continu verbeteren alleen komen we er helaas niet. Het is van belang dat alle betrokkenen vasthouden aan de nieuwe manier werken en dat gaat helaas niet zonder vallen en opstaan. Deze strijd moeten we aan durven gaan met elkaar en daar heb je gemotiveerde mensen voor nodig.

Conclusie: het eigen maken van een nieuwe manier van werken heeft een goede basis en tijd nodig. Gun jezelf en jouw collega’s vooral de tijd, want waarom zouden we niet continu verbeteren in het continu verbeteren?

Over de auteur: Armand Rohrbock

Armand werk inmiddels 8 jaar als adviseur op het gebied van Lean en Six Sigma. Voordat hij bij Bureau Tromp begon heeft hij ervaring opgedaan bij KPMG. Daar heeft hij verschillende transformatieprogramma’s gedraaid binnen de logistieke-, financiële-, non profit- en publieke sector waarin het nastreven van een continue verbetercultuur centraal stond. Hij gelooft sterk in goede dienstverlening en helpt organisaties om die reden de dienstverlening optimaal af te stemmen op hun klanten.