Goede voornemens, we maken ze allemaal. Of het nu gaat om gezonder eten, minder alcohol drinken, meer sporten of stoppen met roken. In het begin is het makkelijk vol te houden, maar na een tijdje wordt het steeds moeilijker. Je komt in de verleiding of hebt andere prioriteiten en wijkt af van je nieuwe leefstijl. Het is gewoon heel erg lastig om nieuwe patronen vol te houden. Als je kijkt naar ons werk, zie je een soortgelijk patroon. We proberen iets nieuws maar verzanden na een paar weken toch weer in ons oude werkpatroon. Waarom ook veranderen of verbeteren, we doen het toch al jaren zo? Patronen geven houvast en dat voelt prettig. Het introduceren van een cultuur van continu verbeteren kan daarom best lastig zijn, maar het levert de organisatie en de werknemers wel heel veel op. Hoe pak je dit als organisatie aan, hoe maak je continu verbeteren tot een succes?
Hieronder vertel ik je hoe je structuur kan geven aan continu verbeteren.
De kracht van herhaling
Met alleen een paar verbeterprojecten of het organiseren van een 5S-dag heb je nog geen continu verbeterstructuur ingericht. Een cultuur van continu verbeteren bereik je door de mindset van medewerkers te veranderen. Dit is niet zomaar gedaan, want we doorbreken niet zo makkelijk bestaande werkstructuren. Een nieuwe structuur ontstaat door herhaling. Bij het introduceren van een nieuwe werkwijze, de kracht zit dus in het herhalen van deze werkwijze. Naast herhaling kan het helpen de nieuwe werkwijze te visualiseren. Door het nieuwe einddoel door middel van beeld te visualiseren, neemt dit de angst voor het onbekende weg. En zoals we allemaal weten: beeld spreekt meer dan 1000 woorden!
Structuur geven aan continu verbeteren
Om te kunnen verbeteren met een langdurig resultaat, zul je dus moeten starten met een duidelijke structuur. Dan geef je de medewerkers een houvast en het helpt bij het realiseren van je verbeteringen. Een veelgebruikte structuur binnen Lean is de DMAIC-structuur. Een verbeteraanpak waarbij samenwerking belangrijk is en waarbij rollen en afspraken duidelijk worden vastgelegd.
Het neerzetten van een structuur voor continu verbeteren is niet moeilijk; er blijvend energie aan geven wel. Maar hoe start je dan met het inrichten van een continu verbeterstructuur? En vooral heel belangrijk, hoe houden we de nieuwe werkwijze na de verbetering vol?
Met de volgende stappen zetten we een structuur voor continu verbeteren neer:
- Maak de structuur eenvoudig en laagdrempelig (dat maakt het makkelijker om vol te houden);
- Zorg er altijd voor dat je hele team betrokken is. Dit betekent ook dat je team voldoende tijd krijgt om betrokken te kunnen zijn;
- Zorg ervoor dat je team niet te groot is, 4-6 teamleden is voldoende;
- Creëer draagvlak voor de nieuwe manier van werken. Maak verbeteringen zo veel mogelijk visueel, zodat het voor iedereen duidelijk is;
- Organiseer een frequent overleg (bijv. dag- of weekstart)
- Rouleer de voorzitter, zo blijft iedereen betrokken
- Biedt ruimte voor inbreng, maak er geen éénrichting verkeer van
- Laat de onderwerpen aansluiten op het dagelijks werk van je collega’s
- Houdt het overleg relevant
- Geef inzicht in cijfers en resultaat (en laat zien hoe medewerkers hierop invloed uit kunnen oefenen);
- Maak verbeteringen niet te groot in omvang (houdt het binnen de eigen invloedsfeer);
- Verbeter stap voor stap, niet alles in één keer willen verbeteren;
- Gebruik een vaste aanpak (bijv. DMAIC of A3) om (kleinschalige) verbeteringen door te voeren.
Door een structuur van continu verbeteren in te richten, creëren we meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij de medewerkers. De verbeterideeën komen bij de medewerkers vandaan die dagelijks in het proces bezig zijn, daar waar de kennis en ervaring zit. Zij hebben dus zelf invloed op verbeteringen in hun werkproces.
De aanhouder wint
De continu verbeterstructuur is ingericht. De medewerkers zijn betrokken.
En nu? Hoe houd je dit vast? De nieuwe manier van werken zal niet in één keer goed gaan. Waar je op moet letten is dat de medewerkers gemotiveerd blijven. Zorg ervoor dat je met elkaar in gesprek blijft en goed naar elkaar luistert. Het eigen maken van de nieuwe manier van werken heeft tijd nodig. Gun jezelf en jouw collega’s deze tijd.