Wat maakt een Lean Six Sigma project tot een succes? Dat is een vraag waar veel antwoorden op mogelijk zijn. Toch zijn er vijf factoren die de basis vormen voor een geslaagd Lean Six Sigma project. In dit blog bericht worden ze toegelicht.
Voor een succesvol Lean Six Sigma project zijn de volgende factoren van belang:
- Zoals bij elk project is commitment van het management nodig om het Lean Six Sigma project tot een goed einde te brengen.
- Naast het management moet er ook op de werkvloer commitment zijn voor het project.
- Voldoende capaciteit en budget is essentieel om het project tot een goed einde te kunnen brengen.
- Daarnaast ben je als projectleider verantwoordelijk voor de keuze van het juiste project.
- De samenstelling van een gebalanceerd projectteam is de laatste essentiële factor.
-
Commitment van het management
In de praktijk wordt een Lean Six Sigma verbeterproject naast het bestaande werk uitgevoerd. Om die reden is het volledige commitment van het management noodzakelijk. Elk Lean Six Sigma project begint met een uitgebreide analyse van het proces, waardoor het even duurt voordat de eerste verbeteringen zichtbaar worden. Dit is extra belangrijk als er binnen een organisatie voor het eerst Lean Six Sigma wordt toegepast. De eerste stap is het management bekend te maken met de Lean Six Sigma filosofie.
Om er zeker van te zijn dat het commitment van het management aanwezig is én blijft, is het van belang dat er regelmatig te afstemming plaatsvindt. De projectvoortgang delen met het management is daarom een essentieel onderdeel van het communicatieplan.
-
Commitment van de werkvloer
Vanuit de Lean filosofie vindt de verbetering plaats vanaf de werkvloer, of wel de ‘gemba’. Het commitment van werkvloer is mogelijk nog belangrijker dan het commitment van het management. Zonder commitment van de werkvloer zullen de verbeteringen ook niet uitgevoerd worden. Als de werknemers betrokken zijn bij de procesverbetering, komt dat de sfeer en het werkplezier ten goede. Verbeteringen van onderaf staan dus aan de basis van een Lean organisatie.
-
Capaciteit en budget
Omdat verbeterprojecten vaak naast het bestaande werk wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat het gehele projectteam bijeen kan blijven gedurende het project. Voor projectleiders geldt dat ze gemiddeld twee dagen in de week besteden aan een Lean Six Sigma verbeterproject en de teamleden er een halve werkdag mee bezig zijn. Zorg aan het begin van het project dat er in de project charter duidelijk aangegeven staat wat er qua capaciteit en budget noodzakelijk is.
-
Projectkeuze
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de keuze van het juiste project. Voor een goede inschatting kan gebruikt gemaakt worden van een ‘Effort-Impact Matrix’. Hierbij wordt de inspanning afgewogen tegen het te behalen resultaat, om zo de verschillende verbeterideeën te kunnen prioriteren.
-
Samenstelling van het team
Een goed samengesteld projectteam staat aan de basis van een succesvol Lean Six Sigma project. Een aantal factoren spelen hierbij een rol. Zorg bij de samenstelling dat de teamleden over uiteenlopende kennis en ervaring beschikken, zodat ze elkaar inhoudelijk aanvullen. Hou er eveneens rekening mee dat het team de verschillende lagen van de organisatie weerspiegelt. Ook de grootte van het projectteam is van belang. In het ideale team zitten tussen de vier en zes personen. Bij een kleiner team is mogelijk niet voldoende kennis aanwezig en zal er ook minder discussie plaats vinden. Bij een groter team voelen teamleden zich minder betrokken en is het lastiger een duidelijke koers aan te houden.
Een goed samengesteld team verhoogt de slagkracht, wat weer zorgt voor snelle vorderingen binnen het project. Tot slot is het raadzaam om bij verschillende projecten gebruik te maken van verschillende teamsamenstelling, om overbelasting te voorkomen.
Wil je met ons sparren over de manier waarop jij, je team of de organisatie waardevoller en slimmer werken? Neem gerust contact op met één van onze consultants: tel. 020 2611 875 of info@bureautromp.nl
Wil je teams en organisaties leren slimmer te werken? Volg dan de Lean team coach opleiding.