Wat is Lean Management?
Lean Management richt zich op het weghalen van activiteiten die niet nodig zijn in een bepaald bedrijfsproces. Om het nog concreter te maken richt het zich op verspillingen uit processen halen om zo de klant beter van dienst te kunnen zijn. De klant wil bijvoorbeeld een snellere doorlooptijd, een verhoogde productiekwaliteit of een verlaging in de productiekosten. Lean Management resulteert in verbeterde bedrijfsresultaten en daarmee voordeel voor de klant. Daarnaast is de werkvloer het belangrijkste binnen de Lean methodiek, de directie en management moeten daar ondersteuning bieden en weten wat er speelt.
Oorspronkelijk wordt Lean al sinds de jaren 50 toegepast in productie-omgevingen (auto-industrie & bouw). Pas later is het op grotere schaal omarmd en ingezet bij organisaties in bijvoorbeeld de zorg en het onderwijs. Inmiddels is gebleken dat Lean in veel verschillende sectoren en bedrijfsgroottes werkt, dit zien wij ook terug in de diversiteit van onze klanten en deelnemers van de trainingen.
Binnen een Lean verbetertraject passen we vijf principes toe. Als je deze 5 stappen kent, kun je het gedachtegoed van Lean goed uitleggen.
De vijf principes van Lean
-
Waarde
In deze fase bepalen we wie de klant is van het proces dat we willen verbeteren. Deze klant kan zowel een interne- als externe klant zijn. Zodra we weten wie de klant is moeten we erachter komen wat de klant als toegevoegde waarde beschouwt in het proces. Om inzicht te krijgen in wat gezien wordt als waarde voor de klant kunnen we gebruik maken van data die ons iets verteld over de Voice Of the Customer (VOC). Denk hierbij bijvoorbeeld aan: klachten van klanten, klanttevredenheidsonderzoeken, klantinterviews en marktonderzoeken. Daarna kun je de VOC vertalen naar CTQ’s (Critical to Quality), hiermee bepaal je welke concrete eisen de klant heeft. Meestal zijn het CTQ’s op het gebied van kwaliteit, snelheid, veiligheid, betrouwbaarheid, flexibiliteit, kosten en uren.
-
Waardestroom inzichtelijk krijgen
In deze fase moeten we gaan begrijpen hoe en waar die toegevoegde waarde tot stand komt in het proces. Eventuele verspillingen kunnen direct uit het proces worden gehaald. Een bruikbare tool in deze fase is de Value Stream Map (VSM): het is een van de belangrijkste tools binnen Lean waarmee je de efficiëntie van een proces in kaart brengt. Het is een meerwaarde om voorafgaand aan een VSM-workshop een Gemba-walk te doen om een duidelijk beeld te krijgen van het proces. Een VSM maak je samen met de mensen die in het proces werken. Dit doe je door de processtappen visueel inzichtelijk te maken op een brownpaper. Daarna vul je de VSM aan met dienst- of materiaalstromen en informatiestromen met gebruik van post-its. Noteer ook de bewerkingstijden en identificeer verspillingen. Gebruik hiervoor TIMWOODS als ezelsbruggetje.
-
Flow creëren
‘Ik zit lekker in de flow’ geeft al aan dat als je dit zegt dat je weinig last hebt van verstoringen, overbelasting of van pieken en dalen (onbalans). In deze fase moeten we ook zorgen voor flow in het bedrijfsproces. De waardestromen gaan we verder analyseren en Muda (verspilling), Mura (variatie) en Muri (overbelasting) moeten zoveel mogelijk uit het proces worden gehaald. Hierdoor komt het proces ook in de flow. Je kijkt hier bijvoorbeeld naar (oplopende) tussenvoorraden, werkdruk, bottlenecks en bewerkingstijden in het proces.
-
Creëer een pull productie
Pull betekent dat je pas produceert wanneer de klant een behoefte heeft of waar uitstroom een signaal is voor nieuwe instroom. Het is het tegenovergestelde van push waarbij je produceert zonder dat daar een specifieke klantbehoefte tegenover staat. Binnen Lean kunnen we een klantvraagindicator gebruiken die we Kanban noemen om pull te creëren. Een Kanban signaal kan allerlei vormen aannemen: een gekleurde kaart, geluidssignaal, een lampje of een computermelding. Het geeft aan dat er weer geproduceerd kan worden. Zo produceer je niet onnodige voorraden en minimaliseer je bottlenecks.
-
Continu verbeteren
In de voorgaande stappen heb je toegewerkt naar een verbetering in een proces. Echter, de gerealiseerde verbetering is niet het einddoel. Het einddoel is om continu te blijven verbeteren. Behoeftes zullen blijven veranderen. In deze fase kun je bijvoorbeeld monitoren hoe het proces verloopt en eventuele nieuwe bottlenecks aanpakken. Daarnaast kun je met dag- of weekstarts opgestelde KPI’s monitoren en bijsturen indien nodig.
In een notendop kun je Lean omschrijven als:
- de juiste dingen
- op de juiste plaats
- op het juiste moment
- in de juiste hoeveelheid
- met minimale verspilling
Meer leren?
Wil je tijdens een training zelf aan de slag gaan met verspillingen en leren aan de hand van praktijksimulaties hoe je deze kan herkennen en verminderen? En ben je benieuwd naar wat Lean of Lean Six Sigma voor jouw organisatie kan betekenen? Volg dan één van deze trainingen:
