Bij veel verbeter- en veranderprojecten heb je te maken met belanghebbenden, oftewel stakeholders. Een belangrijk onderdeel bij verbeteren (en bij projecten in zijn algemeenheid) is goed stakeholdermanagement. Hierbij zijn een stakeholdersanalyse en het maken van een communicatieplan van belang.
Wat is een stakeholdersanalyse?
Bij een stakeholdersanalyse breng je in kaart wie belang hebben bij de verandering/verbetering en wie invloed hebben. Met behulp van een communicatieplan leg je vast hoe je het beste met je belanghebbenden kan communiceren (of samenwerken) om de verandering soepel te laten verlopen.
Door het maken van een stakeholderanalyse zorg je enerzijds voor steun in het project en anderzijds identificeer je de (verwachte) weerstand en kun je hierop inspelen.
Een model ziet er als volgt uit:
Bij een verbeterproject organiseer je een brainstormsessie met je team om de stakeholderanalyse te doen en het communicatieplan te maken.
In een dergelijke sessie volg je de volgende stappen:
- Bepaal welke personen relevant zijn; wie heeft er belang bij de verbetering of het proces
- Bepaal de mate van invloed die ze hebben en de mate van belang
- Plot de personen vervolgens in bovenstaande schema
Wanneer je de mensen geplot hebt, kun je in onderstaand schema ‘aflezen’ hoe je de verschillende stakeholders het beste bij je project of bij de verandering kunt betrekken.
4. Maak op basis hiervan een communicatieplan (wat ga je met wie wanneer overleggen of informeren etc.)
Wanneer zet je de stakeholderanalyse in?
Vanuit de Lean Six Sigma DMAIC verbeterstructuur, maak je een stakeholderanalyse direct in de Define -fase. Oftewel aan het begin van je project, dan heb je de grootste kans niemand te ‘missen’ of achter de feiten aan te lopen.
Na de start-fase is het belangrijk om de stakeholders regelmatig te bekijken en wellicht opnieuw te plotten. Gedurende het project kan de invloed of het belang van stakeholders namelijk veranderen of komen er nieuwe bij.
Wil jij hulp bij het inzetten van een stakeholdersanalyse of heb je advies nodig? Neem contact op via 030 227 0000 of info@bureautromp.nl. We kijken graag met je mee.
Meer info?
Wil je meer weten over Lean en Lean Six Sigma?