Niet met elkaar op de juiste manier communiceren zorgt vaak voor misverstanden en onbegrip. Veel problemen tussen afdelingen en teams ontstaan omdat er geen goede communicatie met elkaar is.
Communicatie ervaring
Ik heb het regelmatig zien gebeuren in mijn tijd als communicatiemedewerker. Vaak weten teams en afdelingen helemaal niet van elkaar wat de ander aan het doen is. En misschien nog belangrijker; wáárom iemand een bepaalde taak in het totale proces heeft. En voor welke klant men het doet.
Ook tijdens de trainingen die ik geef komt het vaak naar voren vanuit de deelnemers: we communiceren niet duidelijk genoeg met als gevolg dat processen en projecten veel langer duren dan nodig is. Werkzaamheden onnodig lang blijven liggen en in het ergste geval nooit worden afgerond.
Lean tools
Binnen de Lean filosofie staat communicatie hoog in het vaandel. Alle Lean tools zijn er op gericht om goed met elkaar te communiceren.
- Om gerichter, beter en constructiever met elkaar in gesprek te gaan en op die manier van elkaar te leren.
- Om samen hetzelfde doel voor ogen te hebben.
- Om de klantwaarde te verhogen.
Ik licht er een aantal uit die ik zelf als heel waardevol ervaar.
Dagstart
De dagstart is een uitgelezen manier om met elkaar te communiceren. Hoe sta je erbij? Wat ging gisteren goed? En waar liepen we gisteren tegen aan waar we vandaag van kunnen leren? Zijn er nog verbeter ideeën? Kortom het is een hele mooie manier om in gesprek te zijn met elkaar en als team te streven naar hetzelfde doel.
Stakeholderanalyse
Wanneer je met een verbeterproject aan de slag gaat, is het in elke fase van dit project enorm belangrijk om helder en op tijd te communiceren. Om te voorkomen dat je belangrijke stakeholders vergeet, maak je een stakeholderanalyse. Hiermee breng je in kaart wie er allemaal betrokken zijn bij jouw verbeterproject. Op deze manier zie je niemand over het hoofd. Vervolgens koppel je een communicatieplan aan je stakeholderanalyse. Op welke manier moet ik richting mijn stakeholders communiceren? En in welke frequentie? Ik raad dit iedereen aan, succes verzekerd!
Kanbanbord
Een kanbanbord is een makkelijke manier om het werk te visualiseren. Wie is met welke taak bezig, wanneer moet iets af zijn en welke taken zijn reeds voltooid? Zo communiceer je met je team over het openstaande werk en waar je met elkaar staat in het verbeterproject.
Als je vanaf de start van een verbeterproject goed en helder communiceert door middel van bovenstaande tools, is succes verzekerd! Wil je meer weten over bovenstaande Lean tools, of over Lean management in het algemeen? Neem dan contact op met Bureau Tromp.