Denk je aan een Lean Six Sigma verbetertraject, dan denk je aan de 5 fasen van de DMAIC. De 5 fasen bestaan uit: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Het is belangrijk dat je alle fasen doorloopt als je een verbetertraject gaat starten. Echter kan het voorkomen dat je een keer een stap terug moet. Dit kan diverse redenen hebben. Denk aan: het missen van informatie of erachter komen dat het probleem ergens anders ligt.
Per fase pak je andere activiteiten op. Daarbij gebruik je Lean Six Sigma tools om je op weg te helpen. Welke tools kun je per fase inzetten?
Tools voor de Define-fase
In de Define-fase start je het verbetertraject op. Je brengt het probleem in kaart en bepaalt de doelstelling (beter bekend als de ‘Y’) van het project. We noemen dit ook wel het bepalen van de ‘scope’ van het traject. Wie is de klant en wat wil de klant? Wie zijn de stakeholders? Vervolgens stel je een team samen en informeer je de organisatie. Je kunt hier meerdere tools voor gebruiken. Welke je uiteindelijk inzet, hangt af van jouw project en probleemstelling.
Tools voor de Measure-fase
Het is belangrijk om te weten hoe je er nu voor staat. Dit is je basis voor het verbeteren. Je identificeert de verspillingen en waarde in het proces. Je staat stil bij potentiële invloedsfactoren (de ‘x’-en) en hoe je deze meetbaar maakt. Je maakt deze procesprestatie visueel.
Tools die je gebruikt in de Measure-fase:
- Value Stream Map
- SIPOC
- Process Mapping-tools
Tools voor de Analyze-fase
In de vorige fase heb je een aantal x-en uitgewerkt. Tijd om deze verder te onderzoeken! Welke van deze x-en hebben invloed op de doelstelling en hoe groot is deze invloed? Je toetst de door jouw gestelde hypothese(n).
Je toetst dit met de volgende tools:
Tools voor de Improve-fase
In de Improve-fase ga je de oplossingen voor de belangrijkste oorzaken implementeren en testen. Dit is een belangrijke fase, want je krijgt hierbij ook te maken met weerstand. Verandering roept namelijk vaak weerstand op. Dit behandelen we vanaf de Lean Six Sigma Green Belt opleidingen, zodat je leert hiermee om te gaan.
Tools en methodieken om de oplossingen te implementeren en te testen:
Tools voor de Control-fase
Nu de nieuwe processen geïntroduceerd zijn, is het zaak om de veranderingen te monitoren en te verankeren. Men mag niet in het oude gedrag terugvallen. Je houdt inzicht in de resultaten en borgt het proces. Het doel is een continue verbetering, dus je stelt jezelf de volgende vragen: hoe zorg ik dat (nieuwe) fouten in het proces op tijd worden gesignaleerd? En hoe kan ik blijven innoveren?
Tools die je helpen om te blijven verbeteren:
Werk samen tijdens het doorlopen van de DMAIC-cyclus
Vier ogen zien meer dan twee. Zorg er altijd voor dat je het verbetertraject samen met een team uitvoert. Ga je alleen aan de slag? Dan kan het zijn dat je (belangrijke) informatie uit het proces gaat missen. In de praktijk ligt deze informatie vaak afdeling overschrijdend. Daarnaast creëer je draagvlak als je samenwerkt aan een oplossing.
Project Charter is leidend
In de Define-fase maak je een Project Charter. Zorg ervoor dat je deze Project Charter er gedurende het hele traject bijhoudt en bijwerkt met nieuwe kennis en informatie. Het geeft de juiste focus en houd je “in scope”. Doe je dit niet, dan heb je kans dat je afdwaalt en al gauw door de bomen het bos niet meer ziet.