Wat is DMAIC?
DMAIC staat voor Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Gebaseerd op de PDCA aanpak van Deming, kent Lean Six Sigma hiermee een gestructureerde en systematische aanpak voor organisaties om problemen in processen op te lossen. Iedere fase uit de DMAIC cyclus kent bijpassende instrumenten en iedere fase heeft zijn bijdrage aan het eindresultaat.
Verbeteren met DMAIC
Zie jij ruimte voor verbetering in je werk maar weet je niet goed hoe je dit moet aanpakken? Met behulp van de DMAIC projectaanpak kun je van begin tot eind een verbeterproject uitvoeren. Na het lezen van deze blog weet je:
- Wat de DMAIC projectaanpak is;
- Wat de voordelen zijn van de DMAIC projectaanpak;
- Hoe je een verbeterproject van begin tot eind kunt uitvoeren.
Bij Lean Six Sigma projecten is het belangrijk om altijd het Y = f (x) idee in gedachte te houden. Hierdoor weet je altijd wat het resultaat van een bepaalde fase moet zijn. Het is dan eenvoudig te bepalen welke instrumenten uit de toolbox op dat moment het meest geschikt zijn.
De wiskundige uitdrukking Y = f (x), die zich vertaalt als “Y is een functie van x”, illustreert het idee dat resultaten uit processen (Y’s) het gevolg zijn van de variabelen (x-en) binnen werkzaamheden. Voorbeelden van x-en zijn legio: ordergrootte, complexiteit van de order of maand van het jaar kunnen allemaal van invloed zijn op de Y (in dit voorbeeld het op tijd leveren van een order). Het doel van DMAIC is om te bepalen welke paar procesvariabelen het meeste invloed hebben op deze procesuitkomsten en dus verbeterd moeten worden.
Define
In de Define-fase start je het verbetertraject op. Je brengt het probleem in kaart en bepaalt de doelstelling (beter bekend als de ‘Y’) van het project. We noemen dit ook wel het bepalen van de ‘scope’ van het traject. Wie is de klant en wat wil de klant? Wie zijn de stakeholders? Vervolgens stel je een team samen en informeer je de organisatie. Je kunt hier meerdere tools voor gebruiken. Welke je uiteindelijk inzet, hangt af van jouw project en probleemstelling. De volgende DMAIC tools zijn hiervoor geschikt:
Measure
Het is belangrijk om te weten hoe je er nu voor staat. Dit is je basis voor het verbeteren. Je identificeert de verspillingen en waarde in het proces. Je staat stil bij potentiële invloedsfactoren (de ‘x’-en) en hoe je deze meetbaar maakt. Je maakt deze procesprestatie visueel.
Tools die je gebruikt in de Measure-fase:
- Value Stream Map
- SIPOC
- Process Mapping-tools
Analyze
In de vorige fase heb je een aantal x-en uitgewerkt. Tijd om deze verder te onderzoeken! Welke van deze x-en hebben invloed op de doelstelling en hoe groot is deze invloed? Je toetst de door jouw gestelde hypothese(n).
Je toetst dit met de volgende DMAIC tools:
Improve
In de Improve-fase ga je de oplossingen voor de belangrijkste oorzaken implementeren en testen. Dit is een belangrijke fase, want je krijgt hierbij ook te maken met weerstand. Verandering roept namelijk vaak weerstand op. Dit behandelen we vanaf de Lean Six Sigma Green Belt opleidingen, zodat je leert hiermee om te gaan.
Tools en methodieken om de oplossingen te implementeren en te testen:
Control
In de control-fase is het doel om de geïmplementeerde veranderingen te verankeren en zorgen dat het team niet in hun oude gedrag terugvalt. Om dit voor elkaar te krijgen ga je de belangrijkste x-en en de Y monitoren met behulp van een control chart. Tools die je helpen om te blijven verbeteren:
DMAIC: Tollgate review
De DMAIC structuur zorgt ervoor dat iedere fase zorgvuldig wordt doorlopen en dat de juiste instrumenten in de juiste fase worden toegepast. Na iedere fase vindt een tollgate review plaats. Hierin bespreken de projectleider (Black Belt of Green Belt) en de opdrachtgever (Champion) de resultaten die de fase heeft opgeleverd. Welke instrumenten zijn ingezet, waarom zijn die instrumenten gekozen en welke bijdrage heeft de fase geleverd aan het bereiken van de projectdoelstellingen? Bij voldoende resultaat verleent de opdrachtgever aan het einde van de tollgate de projectgroep toestemming om door te gaan naar de volgende fase. Ook kan hij besluiten het project vroegtijdig te beëindigen, wanneer door het toepassen van de Lean Six Sigma instrumenten blijkt dat er onvoldoende verbeterpotentieel in het proces zit. De rol van de opdrachtgever is hierin erg belangrijk. Hij dient voldoende kennis te bezitten van Lean Six Sigma en de belangrijkste instrumenten om de projectleider de juiste, kritische vragen te kunnen stellen. Hiervoor kan de opdrachtgever een zogenaamde Champion opleiding volgen.
13 tips
De DMAIC-cyclus is bij elke Belt bekend. Maar moet je altijd deze volgorde zo aanhouden? Moet je alle fases doorlopen? En mag je nog terug in deze cyclus? Dat zijn vragen die wij vaak krijgen. Om beter inzicht in de DMAIC-cyclus te krijgen volgen hier een aantal tips & tricks.
Geforceerd vasthouden aan de DMAIC-cyclus
De DMAIC-cyclus is de basis voor Lean Six Sigma projecten. Het biedt structuur voor het uitvoeren van een project. Gedurende de fasen in de cyclus kun je erachter komen dat je informatie mist, de informatie onvolledig is of het probleem toch ergens anders ligt. Weest niet bang om terug te gaan in de cyclus of eventuele informatie toe te voegen om zo een vollediger beeld te krijgen van de situatie. Een volledig beeld is belangrijk omdat je hiermee het probleem beter in beeld krijgt en het zo beter op kunt lossen.
Doorloop alle fasen
Het is belangrijk dat alle fasen van de DMAIC-cyclus doorlopen worden. Door elke fase te doorlopen sta je ieder moment stil bij het verzamelen van de juiste informatie. Door te snel van het probleem naar de oplossing te gaan kan het voorkomen dat je de symptomen op gaat lossen in plaats van het daadwerkelijke probleem.
Doorloop de DMAIC-cyclus niet alleen
De kracht van Lean Six Sigma zit hem onder andere in het samen met het team realiseren van een oplossing. Als je alleen aan de slag gaat kan het zijn dat je informatie uit het proces gaat missen. Je moet dan inhoudelijke kennis hebben van alle vakgebieden. Meestal beschik je zelf niet over deze kennis omdat deze vaak afdeling overschrijdend zijn. Door alleen aan de slag te gaan creëer je geen draagvlak bij je collega’s. Door de DMAIC-cyclus samen te doorlopen maak je iedereen bewust van het probleem en kun je samen werken aan een oplossing.
Stop niet met verbeteren aan het einde van de DMAIC-cyclus
Mocht je een probleem hebben gedefinieerd en de oplossing hebben geïmplementeerd binnen de afdeling en/of organisatie? Stop dan niet! Dit is juist het moment om weer van vooraf aan te beginnen. Zijn er nieuwe problemen? Zijn er nog andere problemen? Zorgt de oplossing voor een nieuwe bottleneck ergens anders in het proces? Dit is juist het moment om door te pakken. Laat het verbeteren niet stoppen na een cyclus. Zorg dat het een dagelijkse gewoonte wordt om de problemen die zich voor doen op te lossen.
Gebruik geen DMAIC-cyclus als de oplossing al bekend is
Heb je een probleem waarvoor de oplossing al bekend is? Voer die oplossing dan door. Het is zonde van de capaciteit van mensen, tijd, geld en moeite om nog een keer over een oplossing na te denken. Een DMAIC-cyclus gebruik je alleen voor problemen waarvoor de oplossing nog niet bekend is.
Wees continu scherp op wat men zegt
Tijdens het uitvoeren van een DMAIC-cyclus komt er een hoop kennis, informatie en oplossingen boven drijven. Wees continu scherp op deze input. Zit er nieuw verbeter potentieel tussen? Zijn er nog andere problemen waar mensen mee zitten? Misschien kun je met jouw oplossing door iets meer mee te nemen gelijk een aantal andere problemen op lossen.
dmaic
Gebruik geen DMAIC-cyclus voor quick-wins
Wil je zoeken naar quick-wins? Maak dan geen gebruik van de DMAIC-cyclus. Ga aan de slag met het proces, kijk waar verbeter potentie zit en ga aan de slag met het verbeteren. Het doorlopen van een hele DMAIC-cyclus neemt te veel tijd in beslag voor het realiseren van quick-wins. Quick-wins gaan juist over het identificeren van eenvoudige problemen die eenvoudig opgelost kunnen worden.
Aan de slag zonder commitment vanuit het management
Aan de slag gaan met de DMAIC-cyclus zonder commitment van management of teamleider kan ervoor zorgen dat het probleem of de uiteindelijke oplossing niet erkend wordt. Daarnaast moet je ook voldoende tijd hebben om de gehele cyclus te doorlopen. Niet alleen jijzelf, ook het team moet vrijgemaakt worden om met het probleem aan de slag te gaan. Zonder het juiste commitment en beschikbare tijd heeft een DMAIC-cyclus weinig kans van slagen. Als een project daardoor te lang gaat lopen verliest men ook de betrokkenheid bij het project. Zorg er dus voor dat degene die je sponsort continu betrokken is bij het project zodat je sponsor kan ondersteunen bij het scherp houden van de focus.
Het probleem te groot maken
Zorg ervoor dat de scope voor het uitvoeren van de DMAIC-cyclus niet te groot wordt. Hierdoor kun je het initiële probleem uit het oog verliezen. Je kunt beter te klein beginnen waarna je kunt uitbreiden dan te groot van start gaan en vervolgens het project op moet knippen. Hierdoor wordt het een onoverzichtelijk geheel. Zorg er voor dat je scope behapbaar blijft.
Zorg dat je Project Charter gedurende de hele fase leidend is
Een Project Charter maak je bij aanvang van het project. Zorg er gedurende de hele fase voor dat je Project Charter bijwerkt met nieuwe kennis en informatie. De Project Charter zorg ervoor dat je de juiste focus houdt. Dat de scope scherp op je netvlies hebt en niet verdwaald in het oerwoud van problemen, oplossingen en bijzaken.
Data is rommelig, maar laat het je niet weerhouden van onderzoek
Data ziet er vaak niet zo uit als je zou willen. Vaak is het rommelig, onoverzichtelijk, staat het op verschillende plekken en krijg je niet altijd de informatie zoals je bedoeld hebt. Zorg er dus voor dat je voor jezelf duidelijk hebt welke data je wilt hebben, wat erin moet zitten en hoe het gestructureerd moet zijn. Als je de data hebt, duik erin en ga er mee aan de slag. Als je de data tot je vriend rekent ondersteunt dit je oplossing nog beter. Daarnaast kun je iedereen met data onderbouwde informatie verschaffen waarom het probleem opgelost moet worden.
Analyse heeft vele verschillende mogelijkheden
Problemen kun je op veel verschillende manieren analyseren. Beperk je niet tot 1 manier. Maak gebruik van de verschillende mogelijkheden om zo een nog beter inzicht te krijgen. Je kunt data analyseren, proces tekeningen bekijken, mensen interviewen of het proces observeren. Maar kijk ook naar welke methoden het beste voor jou werkt om er het maximale uit te halen.
Perfect is de vijand van goed
Als een oplossing goed is, implementeer het, ga er mee aan de slag en kijk of het werkt. Het uitvoeren van een pilot is altijd al een goed begin om eventuele nieuwe problemen inzichtelijk te maken, feedback te ontvangen en gelijk op te lossen.
Meer leren?
Tijdens een Lean Six Sigma Green Belt training of een Lean Six Sigma Black Belt training ga je zelf aan de slag met de DMAIC cyclus onder begeleiding van een ervaren trainer.
