Wij zien geregeld werknemers die, uit eigen initiatief, een Lean training volgen en met de methodiek aan de slag willen. Vaak omdat ze in hun eigen organisatie talloze mogelijkheden zien om processen te verbeteren. Maar als de organisatie nog niet bekend is met Lean, waar en hoe te starten?
Hou het klein
De werkomgeving zit vol met problemen in de vorm van verspillingen; activiteiten of zaken die tijd en geld kosten, maar niet direct bijdragen aan het eindresultaat van de klant. Vaak worden deze problemen beschouwd als groots en complex en laat de oplossing hiervan vaak op zich wachten. Meest voorkomende redenen hiervoor zijn de afhankelijkheid van IT of hiërarchische beslisstructuren. De kunst is om “grote problemen” op te knippen in kleine, behapbare brokken. Vervolgens neem je stap voor stap datgene wat je belemmert in je dagelijkse werkzaamheden weg; hiermee is de eerste stap richting continu verbeteren gezet.
Creëer draagvlak
Problemen zijn er in alle soorten en maten en worden op verschillende manieren in de vorm van ernst of prioriteit ervaren. Het belangrijkste is dat deze zichtbaar en bespreekbaar worden gemaakt voor medewerkers, zodat er draagvlak voor verandering kan worden gecreëerd. Een handige tool hiervoor is een verbeterbord. Op een verbeterbord kunnen medewerkers zelf problemen noteren die vervolgens in de vorm van een dagstartof weekstartgezamenlijk met het team worden besproken. Medewerkers worden zo aangemoedigd om na te denken over problemen in hun eigen werk en om verbetervoorstellen aan te dragen.
Begin op de werkvloer
Een goede plek om Lean te introduceren is de op werkvloer; pas 5S toe om de werkplek efficiënter in te richten. Een groot voordeel van 5S is dat je er meteen mee kan beginnen en dat het voor iedereen makkelijk te begrijpen is. Bovendien vergroot je de betrokkenheid van medewerkers en kan je met een beperkte investering een zichtbaar resultaat voor iedereen opleveren.
En het management?
Je hebt op laagdrempelige wijze je collega’s kennis laten maken met de Lean filosofie. Hopelijk zijn ze net zo enthousiast over Lean dat ze hun ervaringen met andere collega’s delen. Lean zal zich dan als een olievlek door de organisatie verspreiden. Maar eenmaal goed gestart, hoe houd je het momentum vast? De rol van het management is hierin cruciaal; zij moeten herkennen dat de Lean filosofie een strategische verandering is en deze ook als zodanig behandelen.
Lean is namelijk geen project, of een oplossing voor de korte termijn; het is een manier van denken en handelen waarbij continu verbeteren centraal staat. Een filosofie die je wilt verankeren in de cultuur van je organisatie. Het vergt een ontwikkeling van de lange adem en een stip aan de horizon is essentieel. Het management moet bereid zijn zich te committeren aan de Lean principes en ontwikkelingen door te voeren voor de lange termijn, zodat de Lean filosofie onderdeel wordt van de organisatie zijn DNA.
Management commitment
Leiders binnen je organisatie zullen het Lean gedachtegoed moeten uitrollen en faciliteren.
Zij zullen Lean experts aanwijzen voor coördinatie en ondersteuning. Bij de implementatie worden de medewerkers van de werkvloer centraal gesteld en aangemoedigd om te verbeteren. Zij kunnen immers, als experts van de werkprocessen, het beste aangeven waar het verbeterpotentieel ligt. Het is hierbij belangrijk dat medewerkers, naast hun operationele werkzaamheden, genoeg tijd beschikbaar wordt gesteld om aan procesverbeteringen te werken.
Het management en medewerkers treden dus gezamenlijk op om de klantwaarde in de organisatie centraal te stellen. Hierbij gaan ze continu op zoek naar verbeteringen in de werkprocessen, door verspillingen te identificeren in de ogen van de klant.
Of het initiëren van Lean top-down gebeurt of bottom-up; beide zijn nodig voor succesvolle inbedding in de bedrijfscultuur en succes op de lange termijn.