Lean werken? Start met een verbeterbord!

Een Lean organisatie is wendbaar en flexibel. Denk aan Lionel Messi, de Argentijnse dribbelkoning. Zijn succes zit erin dat hij twee keer meer stappen zet in een voetbalbeweging dan zijn tegenstander waardoor hij snel kan bijsturen. Ook het implementeren van Lean is het best te doen door veel kleine stapjes te nemen in plaats van een aantal grote.

Het verbeterbord

Een makkelijke stap bij het implementeren van Lean is het gebruik van een verbeterbord met een dagelijkse of wekelijkse stand-up meeting. Wisselend is een medewerker (niet per se iemand uit het management) een periode verantwoordelijk voor dit bord en het houden van de meetings, waardoor een zelforganiserend en zelfsturend team ontstaat. Door middel van andere Lean principes, bijvoorbeeld een 5S sessie of een Value Stream Map sessie wordt input gegenereerd voor het verbeterbord. Natuurlijk kan er ook gewoon input verkregen worden door het verzamelen van verbeterideeën in de maand voorafgaand. Tijdens de stand-up meeting worden nieuwe verbetersuggesties verzameld waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. Ook wordt een update gegeven over lopende acties. Op deze manier kan er continu verbeterd worden.

Wist je dat je in een dag kunt leren hoe je een verbeterbord inzet in jouw organisatie? Schrijf je in voor onze Yellow Belt training en ga direct zelf aan de slag met Lean! 

Waarom een verbeterbord?

• Het bespreekbaar maken van problemen
• Gestructureerd doorvoeren van verbeterideeën
• Medewerkers laten meedenken over hun eigen werk
• Vergroten van betrokkenheid van medewerkers
• Leidinggevenden de rol van coach geven

Een verbeterbord in 5 stappen

1. Koop een whiteboard op A0 formaat. Maak hierop een standaard indeling:

• Wat is het probleem?
• Wat is het verbetervoorstel?
• Wie is verantwoordelijk?
• Wanneer is het opgelost?

2. Bepaal op welke manier het verbeterbord aansluit bij de doelen van jouw afdeling of organisatie. Hierdoor is het nog makkelijker om de toegevoegde waarde van het bord uit te leggen. Informeer iedereen van te voren over de doelen van het verbeterbord, de werkwijze en ieders verantwoordelijkheden.

3. Blokkeer een vaste dag en tijd waarop je een sessie houdt bij het verbeterbord (nooit langer dan 20 minuten). Wijs daarnaast iemand aan die deze sessie begeleidt.

4. Begin met de eerste verbeterbordsessie. Hou je hierbij aan de opgestelde spelregels:

• 1 persoon begeleidt
• Duur is maximaal 20 minuten
• Vermijd te lange inhoudelijke discussies
• Evenredige verdeling van de acties

Evalueer achteraf de eerste sessie met de persoon die de sessie heeft begeleid.

5. Zorg voor enthousiasme en hou het verbeterbord levend. Maak inzichtelijk wat het verbeterbord heeft opgeleverd in de afgelopen periode en communiceer dit naar je afdeling. Nodig eens een andere afdeling uit om te komen kijken bij jullie verbeterbordsessie. Een verbeterbord is een slimme en laagdrempelige manier om Lean in te voeren binnen een organisatie. Heb je nog niet echt een beeld hoe je het best een verbeterbord kunt maken? In een Yellow Belt training wordt hier de basis van behandeld, en tijdens een Green Belt training wordt er dieper op ingegaan.

5 tips en tricks voor gebruik

• Hou het levend en koppel mijlpalen (met een beloning) aan het verbeterbord. Bijvoorbeeld bij 50 doorgevoerde verbeteringen gaan we … uit eten, krijgen we koffie met taart, etc.
• Maak niet alleen je verbeteringen visueel door middel van een verbeterbord. Visualiseer ook de prestaties van je afdeling (aantal afgehandelde calls, dossiers, aanvragen etc). Hierdoor wordt het verband tussen hoe verbeteringen bijdragen aan afdelingsdoelen veel inzichtelijker
• Wees een coach en niet de probleemoplosser. Als je als leidinggevende een verbeterbordsessie begeleidt bestaat de verleiding om in de rol van probleemoplosser te treden. Het aandragen van verbeteringen moet nu bij de medewerkers zelf vandaan komen
• Het is verleidelijk om in een drukke periode het verbeterbord links te laten liggen. Hou de structuur erin en zorg dat de sessie gewoon doorgaat. Want iedereen kan wel 15 minuten van zijn of haar tijd missen, of niet?

Wil je ook met dit verbeterbord werken en continu verbeteren? Vul je gegevens hieronder in en download het verbeterbord.

Of bestel hier je fysieke versie van dit verbeterbord.

Wil je begeleiding bij het invoeren van of het leren werken met een verbeterbord? Of wil je meer leren over Lean? Volg dan één van onze Lean trainingen. Voor meer informatie, bel ons op 030 – 227 0000 of mail via info@bureautromp.nl. We helpen je graag op weg!