8D is een probleemoplosmethode bestaande uit 8 fasen. Deze methode wordt vaak gebruikt om op een gestructureerde manier de oorzaak van een probleem te vinden en het probleem op te lossen. In deze blog nemen we je mee in het 8D model van problem solving. Je leert de verschillende fases kennen, met daarbij het doel per fase en welke tools kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van een 8D.
Geschiedenis
Er wordt vaak gedacht dat de 8D probleem oplossing methodology is ontwikkeld door Ford, maar dit is niet waar. Het is namelijk ontwikkeld door de U.S. Department of Defense in 1974. In de jaren 90 ontwikkelde Ford vervolgens een vernieuwde versie van de 8D Problem Solving Process die ze “Global 8D” noemde. Dit is de nieuwe standaard geworden voor veel automotive bedrijven.
Wanneer gebruik je 8D problem solving?
De 8D Problem Solving Process wordt dus veel gebruikt binnen de automotive industrie. Als onderdeel van Lean en continue verbeterprocessen wordt het echter ook veel gebruikt in de voedselindustrie, gezondheidszorg en high-tech bedrijven.
Het wordt in eerste instantie gebruikt om intern problemen op te lossen. Daarnaast gebruiken bedrijven het echter ook om te reageren op klachten van klanten. Zo kunnen ze laten zien dat ze het probleem hebben begrepen, de grondoorzaak hebben gevonden en effectieve en efficiënte tegenmaatregelen hebben genomen. Ook vragen veel bedrijven aan leveranciers om deze methodiek te gebruiken om te reageren op eventuele issues die zich voordoen in de processen.
Problemen oplossen in plaats van brandjes blussen
Vaak is men in het dagelijkse werk bezig met brandjes blussen en niet met structureel problemen oplossen. Bij brandjes blussen gaat men direct aan de slag met een probleem op basis van perceptie, kennis en emotie. Dit zorgt er vaak voor dat de oorzaak aan een symptoom wordt gekoppeld en dat dit symptoom wordt weggenomen, terwijl het daadwerkelijke probleem blijft bestaan. Denk maar eens aan een workaround die je in je dagelijkse werk tegenkomt. Brandjes blussen levert vaak snel resultaat en succes op waar mensen blij van worden. Echter op de lange termijn zal het veel minder effect hebben.
Met 8D ga je veel meer gestructureerd aan de slag om op basis van data, informatie en analyses de daadwerkelijke oorzaak te achterhalen en de oplossing toe te passen op de geverifieerde grondoorzaak of grondoorzaken.
Waarom zou ik 8D Problem Solving gebruiken?
- Direct beperken van het probleem – voordeel van de 8D methodiek is dat je het probleem direct probeert te beperken met een tijdelijke oplossing, zodat negatieve effecten worden veracht.
- Root cause analysis (RCA) – daarna ga je aan de slag om de kern van het probleem te identificeren, zodat een effectieve oplossing kan worden gevonden en herhalingen van het probleem worden vermeden.
- Verhoogt succesvolle resultaten – het gebruik van een beproefd raamwerk zoals 8D-probleemoplossing verhoogt de kans dat een probleem met succes en voor de lange termijn wordt opgelost.
- Efficiëntie – het 8D-model identificeert oorzaken die een negatieve invloed kunnen hebben op de efficiëntie en productiviteit, zodat bedrijven hun volle potentieel kunnen benutten.
8D stappenplan
- Stel een team samen – Stel een team samen van mensen met product- / proceskennis. Maakt het team niet te groot en selecteer ongeveer 5 mensen. Hoe gevarieerder het team hoe beter de input en output zal zijn. Laat deze medewerkers informatie verzamelen gerelateerd aan het probleem of symptoom. Belangrijk is om een leider aan te wijzen en de rollen duidelijk te verdelen.
- Definieer en beschrijf het probleem – Specificeer het probleem door in kwantificeerbare termen te identificeren wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel (5W2H) voor het probleem. Gebruik hiervoor de verzamelde data. Het is belangrijk om de juiste vragen te stellen.
- Ontwikkelen van een tussentijdse oplossing – Het kan soms nodig zijn een tijdelijke oplossing te implementeren voor dat er een permanente oplossing is. Na analyse voorkom je zo dat andere klanten ook geen hinder ondervinden van het probleem.
- Bepaal, identificeer en verifieer grondoorzaken – Onderzoek alle oorzaken die kunnen verklaren waarom het probleem zich voordeed. Bepaal ook waarom het probleem niet werd opgemerkt op het moment dat het optrad. Alle oorzaken moeten worden bewezen en niet worden geformuleerd door brainstormen. Men kan 5 Whys-, oorzaak-gevolgdiagrammen of een visgraat gebruiken om oorzaken in kaart te brengen met betrekking tot het probleem.
- Kies en valideer permanente oplossingen – Als de grondoorzaken zijn gevonden kan het team nadenken over permanente oplossingen. Het is belangrijk dit goed te doorgronden om nieuwe problemen te voorkomen. Er kan voor een bepaalde oplossing worden gekozen, maar het is altijd goed om een andere achter de hand te houden
- Definieer en implementeer de definitieve tegenmaatregel – De beste oplossing kan worden geïmplementeerd. Belangrijk hierbij is om de te controleren of de oplossing ook het gewenste resultaat oplevert.
- Neem preventieve maatregelen – Wijzig de systemen, processen, methodes en procedures om herhaling van deze en alle soortgelijke problemen te voorkomen. Probleemoplossend betekent eigenlijk voorkomen dat ze überhaupt gebeuren.
- Feliciteer je team – Erken de collectieve inspanningen van het team. Het team moet formeel worden bedankt door de organisatie. Zo worden medewerkers aangemoedigd om grondoorzaken te achterhalen en actie te ondernemen om zo problemen te voorkomen.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij de implementatie in jouw organisatie? Wij helpen je graag op weg. Stuur een mail naar info@bureautromp.nl en we zorgen dat een consultant contact met jou opneemt.