Van reactief naar proactief verbeteren: op zoek naar de grondoorzaak (Root Cause Analysis)
(Foto: Wikimedia)
“It’s been 84 years, and I can still smell the fresh paint. The china had never been used. The sheets had never been slept in. Titanic was called the Ship of Dreams, and it was. It really was…”
Wie kent de quote niet uit de filmklassieker van James Cameron. Inmiddels is het al ruim 100 jaar geleden dat het destijds “grootste bewegende door mensen gebouwde object” verging, samen met 1522 opvarenden. Sindsdien is er veel discussie geweest over die ene vraag: hoe kon het dat dit “onzinkbare schip” toch zonk?
Hoe logisch het lijkt om met scheepsbouwkundigen en historici te graven naar de oorzaak van de ramp, zo lastig lijkt het binnen bedrijven om de tijd te nemen om op zoek te gaan naar oorzaken op problemen. Door de waan van de dag en de focus op productiviteit is het verleidelijk om een snelle oplossing te verzinnen voor symptomen, in plaats van oorzaken te identificeren en die proberen weg te nemen. Moeten we simpelweg niet meer varen in gebieden waar ijsschotsen voorkomen? Of een groter roer zodat we sneller kunnen bijsturen? Of is er nog een dieperliggende oorzaak? Om in Titanic-termen te blijven: we willen niet alleen naar het topje van de ijsberg kijken maar ook naar de onderliggende oorzaken. In dit artikel duiken we daar dieper op in op.
(Foto: 6Sigma)
Root Cause Analysis
De term om niet direct in oplossingen te denken maar op zoek te gaan naar grondoorzaken, noemen we “Root Cause Analysis” (RCA). Dit is een van de centrale onderdelen van de Lean Six Sigma projectaanpak. Wat is nodig voor een goede Root Cause Analysis?
- Begrijp het probleem
Ga kijken wat er echt aan de hand is. Is het doorvoeren van mutaties te tijdrovend? Kijk eens een uurtje mee bij degene die deze handelingen uitvoert. Worden er veel fouten gemaakt bij een productieproces? Steek eens een ochtendje de handen uit de mouwen om zelf te ervaren waar de medewerkers tegenaan lopen. Veel klachten van klanten? Luister eens mee bij de klantenservice.
Zonder zelf ervaren te hebben wat het probleem nu echt is, wordt het lastig om mee te werken aan verbeteracties. Daarnaast maak je door het ‘kijken op de werkvloer’ de betrokken medewerkers onderdeel van de oplossing. Verbeteren met je voeten in de modder, in plaats vanachter de tekentafel. Het grondig doorlopen van de Define-fase helpt je hierbij.
- Data verzamelen
Om de analyse van grondoorzaken niet (alleen) op onderbuikgevoel en ervaring te laten plaatsvinden, is het belangrijk dat relevante data uit het proces verzameld wordt. De Measure-fase draait om het in kaart brengen van het huidige proces, samen met kwantitatieve (bewerkingstijden, fouten, voorraden) en kwalitatieve (foto’s, verhalen) data.
- Identificeer de grondoorzaak
Dat je nu een goed beeld hebt gekregen van het probleem of de verbeterkans en data hebt verzameld, helpt je om zo objectief mogelijk op zoek te gaan naar de grondoorzaken. Dit doe je uiteraard niet alleen, maar met (een vertegenwoordiging van) alle betrokkenen uit het proces.
Het doel van de Root Cause Analysis is het probleem te herleiden tot de grondoorzaken door de mogelijke oorzaken in kaart brengen en daar op basis van data de grondoorzaak uit te filteren. Lean Six Sigma biedt diverse tools om dit in groepsverband te doen, waarvan de meest gebruikte zijn:
- Ishikawa (visgraat-diagram)
De Ishikawa is een grafische techniek om aan de hand van de 6 M’s (Mens, Machine, Materiaal, Methode, Metingen, Moeder natuur) oorzaken van een probleem in kaart te brengen d.m.v. brainstormen. Deze gebruik je als de richting waarin je de grondoorzaak moet zoeken nog niet helemaal bekend is. Lees hier alles over op https://bureautromp.nl/ishikawa/.