Lean Six Sigma is een veel gebruikte methodiek binnen organisaties. De mate van succes van deze methodiek is mede afhankelijk van de gestelde doelen en de invulling hiervan binnen een organisatie. Heeft jouw organisatie moeite met het realiseren van doelen? Of is het jou als medewerker niet duidelijk wat de doelen zijn en/of hoe je daar dagelijks effectief een bijdrage aan kunt leveren? Lees dan vooral verder, want Policy Deployment gaat je daarbij zeker helpen.
Wat is Policy Deployment?
Policy Deployment (of ook wel Strategy Deployment genoemd) is een manier om de missie, visie en de bijbehorende strategie van een organisatie te vertalen, van strategisch niveau naar kleinere doelen op operationeel niveau. Vaak zijn doelen abstract en bieden ze weinig richting voor de medewerker. Als organisatie en als medewerker wil je de gestelde doelen behalen om uiteindelijk succesvol te kunnen zijn. Om deze doelen te behalen is het van belang dat iedereen binnen de organisatie weet wat deze doelen zijn, hoe ze aan elkaar gekoppeld zijn, en hoe iedere medewerker een bijdrage kan leveren aan het behalen van deze doelen.
Policy Deployment brengt focus aan
In de praktijk worden lange termijn doelen vertaald naar operationele KPI’s, waar dagelijks op gestuurd wordt. Door deze vertaling zichtbaar en duidelijk te maken voor medewerkers weten zij hoe zij kunnen bijdragen aan de lange termijn doelen en wat ze daaraan zouden kunnen doen. Het mooie van Policy Deployment is dat het de richting en focus aangeeft van verbeterprojecten. Als een bepaalde KPI niet voldoende presteert, is gelijk inzichtelijk wat het effect is voor de organisatie. Het helpt bij het creëren van draagvlak om een verbeterproject op te starten, en de prestaties van een KPI te verbeteren. Dit zorgt voor gemotiveerde medewerkers die uitgedaagd worden, om kritisch naar hun werk te kijken en zich realiseren wat het kan opleveren. Uiteindelijk zal je als organisatie daardoor succesvoller zijn.
Policy Deployment en Hoshin Kanri
Een veel gebruikte tool binnen Lean is Hoshin Kanri, ook wel een X-matrix genoemd. Het is een Japans woord en betekent ‘compass management’. Een Hoshin Kanri bepaalt de koers en richting van een organisatie. Hoshin Kanri is een matrix die je helpt bij het maken van de vertaalslag van strategische doelen naar operationele doelen/KPI’s. In onderstaande afbeelding is een voorbeeld weergegeven van een Hoshin Kanri met in het midden een grote X.
Aan de onderzijde van de X (het zuiden) staan de lange termijn doelen. Deze worden vertaald naar de jaarlijkse doelen (westen) en verbeterprojecten (noorden). Vervolgens worden KPI’s opgesteld die gekoppeld zijn aan de verbeterprojecten (het oosten). Aan de hand van de matrix is ook te zien wie verantwoordelijk is voor welk doel, dit staat aan de rechterzijde.
8 stappen om zelf een Hoshin Kanri te maken
Maar hoe begin je nu met het maken van een Hoshin Kanri? Hiervoor kan je de volgende 8 stappen doorlopen:
- Bepaal je huidige missie en visie.
- Bepaal je doelstellingen en welke belangrijke verbeteringen jouw organisatie in de komende drie tot vijf jaar nodig heeft.
- Stel jaarlijkse doelstellingen vast.
- Bepaal de verbeterprojecten die bijdragen aan de jaarlijkse doelstellingen
- Bepaal de juiste KPI’s om je doelstellingen te kunnen meten.
- Implementeer doelstellingen.
- Beoordeel de doelstellingen maandelijks. Bepaal elke maand de voortgang en zie waar verbeterpunten liggen voor de organisatie.
- Beoordeel de doelstellingen jaarlijks. Bepaal de voortgang elk jaar en zie waar verbeterpunten liggen voor de organisatie.
Één van de voordelen van een Hoshin Kanri is dat het gelijk ook een visuele tool is, en communicatiemiddel om te laten zien wat de doelen zijn op de verschillende niveaus en hoe deze aan elkaar gekoppeld zijn. Het helpt iedereen in de organisatie om te weten wat ze moeten doen, maar vooral ook waarom en hoe zij daaraan kunnen bijdragen. Meer leren over Hoshin Kanri, volg de masterclass.
.