Veel organisaties hebben hun voordelen al gehaald uit Lean. Lean neemt namelijk alle verspillingen weg in elk te bedenken proces, met als doel om de tijd te verkorten tussen de aanvraag van de klant en het eindproduct. Belangrijk bij Lean is ook dat de klant centraal staat. Met deze focus kunnen de zes stappen die besproken worden een goede basis vormen voor elke organisatie of persoon die Lean wilt implementeren. Daarnaast heb je meteen het Lean denken onder de knie:
- Waarde
- Value Stream Mapping
- Flow
- Pull
- Verbetering
- Herhaling
Bij Lean denken staat de toegevoegde waarde van het product centraal. Deze waarde wordt bepaald door de behoeften van de klant, en niet door overbodige activiteiten die de producent uitvoert. De klant is namelijk alleen bereid te betalen voor processen die bijdragen aan het product dat voldoet aan de wensen van de klant.
1. Waarde
De waarde wordt dus bepaald door klanten die een goed werkend product willen kopen voor de juiste prijs. Dit betekent dat bij Lean denken organisaties hun processen zo in moeten richten dat er geen verspilling plaatsvindt dat anders in rekening zou worden gebracht bij de klant. Omdat we de term ‘waarde’ linken aan de wensen van de klant kunnen de onderstaande vragen helpen te achterhalen wat die waarde is:
- Wat is het probleem van de klant?
- Zijn de behoeften van de klant duidelijk?
- Wat zijn de voordelen voor de klant en voor de organisatie?
2. Value Stream Mapping
Wanneer de waarde voor de klant is bepaald, kan de volgende stap in Lean worden gezet: het definiëren van het juiste proces. Het juiste proces is er een die alleen waarde toevoegt aan het product en daarmee voldoet aan de wensen van de klant. In andere woorden: een proces zonder verspillingen. De Value Stream Map (VSM) kan hierbij helpen en bestaat uit drie categorieën:
- Processen die waarde creëren. Dit zijn alle stappen die nodig zijn om het product vorm te geven en dichter bij het eindproduct te brengen.
- Processen die geen waarde toevoegen maar wel nodig zijn. Tijdens alle processen vinden activiteiten plaats zoals transport, controles en wachttijden.
- Processen die geen waarde toevoegen en geëlimineerd kunnen worden. Dit zijn alle activiteiten die niet in bovenstaande categorieën vallen.
Hoewel processen die geen waarde creëren eigenlijk geëlimineerd moeten worden, kunnen de processen die geen waarde toevoegen maar wel belangrijk zijn geëvalueerd worden en verbeterd. Tijdens deze stap is het handig om een gedetailleerde Value Stream Map te maken. Hiermee wordt elke stap in het proces onder de loep genomen om te kunnen beslissen of het waarde toevoegt of niet. Vragen die je tijdens deze stap kunt stellen zijn:
- Welke problemen zijn er gevonden die het proces negatief beïnvloeden?
- Weet je waar deze problemen vandaan komen?
- Wat is de impact van deze problemen voor de klant?
3. Flow
In de vorige stappen zijn de procesverspillingen al geïdentificeerd en geëlimineerd. De derde stap in Lean legt de focus op een snelle doorstroom van producten (flow). Dit kan bereikt worden door het proces letterlijk te doorlopen en de afstanden die het product aflegt, op te schrijven. De afstanden die vervolgens overbodig zijn kunnen worden verwijderd of aangepast. Tijdens deze derde stap wordt de 5S
methode vaak toegepast, een methode die helpt om de werkplek te organiseren. Dit is vaak de basis van een Lean organisatie. Deze stappen zijn als volgt:
- Sorteren
- Structureren
- Schoonmaken
- Standaardiseren
- Systematiseren
Evaluatievragen die hier gesteld kunnen worden zijn:
- Is al het (evt. onnodige) transport in kaart gebracht?
- Zijn alle stappen die geen waarde toevoegen geïdentificeerd en verwijderd?
- Is 5S op de juiste wijze geïntegreerd?
4. Pull
De voordelen van de eerste stappen leiden tot meer productie in de organisatie, waarbij tijdens elke stap waarde is toegevoegd aan het eindproduct. Meer productie leidt ook tot meer voorraad, wat weer geldt als een van de 8 verspillingen binnen Lean denken. Dit komt doordat elk product dat niet meteen verkocht wordt – en dus ligt te wachten – gezien wordt als verspilling. Om dit op te lossen wordt in stap 4 óf de voorraad beperkt, óf de afname van de producten verhoogd (pull). Wanneer het productiesysteem zo wordt aangepast dat de voorraad gelijk staat aan de vraag, is dit een goede manier om verspilling tegen te gaan. Dit zogehete ‘pull systeem’ houdt in dat alleen datgene wordt vervangen of geproduceerd dat is verkocht.
5. Verbetering
Continu verbeteren is ander gedachtegoed van Lean. Hier moet de organisatie dan ook naar streven. Het doel is om altijd het perfecte systeem te hebben voor het product dat de organisatie aanbiedt, en het huidige systeem te verbeteren. Dit wordt ook wel Kaizen genoemd.
6. Herhaling
Deze laatste stap is een bevestiging van alle vorige stappen die geïmplementeerd zijn. Hier wordt de geboekte vooruitgang geëvalueerd. Daarnaast wordt bekeken of dezelfde procedures en tools ook in andere processen toegepast kunnen worden (dit is wel het uitgangspunt). Het grootste voordeel aan deze stap is dat alle tijd die aan analyseren is besteed tijdens het eerste proces, gereduceerd kan worden in de volgende processen.
Bureau Tromp helpt je graag Lean denken, neem contact met ons op voor een gesprek! Het boek bestellen kan hier.