Wat is Kaizen?
Kaizen is het Japanse woord voor ‘continu verbeteren. Deze tool kun je toepassen op ieder bedrijf, iedere afdeling en ieder team om processen efficiënter te maken. Letterlijk betekent het “veranderen naar beter”. Kaizen is één van de vele principes van het Toyota Production System (TPS).
TPS is de basis van Lean Management. Kaizen en Hansei zijn twee woorden die je vaak samen hoort. Hansei staat voor het principe van “fouten maken mag, als je er maar van leert”. Je kunt immers niet verbeteren als je niet mag uitproberen of iets beter of juist niet beter werkt.
Waar komt de Kaizenmethode vandaan?
Kaizen wordt vaak gezien als een bundeltje instrumenten die je kan toepassen. Maar de oorsprong van Lean bij Toyota laat ons zien dat er veel meer is. Innovatie is altijd de kracht van Toyota geweest. Om te innoveren moet je medewerkers kunnen laten leren. Leren van fouten zorgt ervoor dat je de volgende keer op een andere manier met een situatie omgaat. Als je vervolgens een organisatie hebt waarin de geleerde lessen worden verspreid en opgepakt door andere medewerkers kun je continu verbeteren. Kaizen is dit continu verbeteren in kleine stapjes. Bij het verbeteren is het belangrijk om achter de root-cause ofwel de echte kern van een probleem te komen. Dit doe je met behulp van het principe 5 X WHY? ofwel de “5 keer waarom-vraag”. Het principe is heel simpel: door de “waarom-vraag” te blijven stellen kom je achter de ware oorzaak van een probleem.
De Kaizenmethode betrekt alle medewerkers bij het verbeteren, van hoger management tot aan de werkvloer, en kan worden gebruikt om ieder proces te verbeteren. Deze Lean Manufacturing tool werd voor het eerst gebruikt door de Japanners in de Tweede Wereldoorlog en is een belangrijk onderdeel van het boek “The Toyota Way.” In dit boek wordt beschreven hoe Toyota haar productieprocessen van auto’s verbetert.
Wat is het doel van Kaizen?
Met Kaizen verbeter je gestandaardiseerde processen om verspillingen tegen te gaan, workflow problemen op te lossen en deze voortaan te voorkomen.
Kaizen en medewerkers
Het is een systeem waarin medewerkers uit alle lagen van de organisatie betrokken zijn. Ze worden gemotiveerd om regelmatig kleine veranderingen teweeg te brengen en dus continu te verbeteren.
Je kunt medewerkers motiveren door bijvoorbeeld Kaizen events te houden. Dit is een workshop van slechts één of enkele dagen waarbij je medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie bij elkaar in een verbeterteam zet. Ze nemen hun eigen werkplek onder de loep en bespreken met elkaar waar er kansen voor verbeteringen liggen. Deze samenwerking werkt goed omdat managers vaak mooie ideeën hebben waarbij de werknemers juist sneller praktische beperkingen zien.
Hoe kun je deze tool implementeren?
Wat kan jij nu binnen je eigen organisatie met Kaizen Lean? Een goed voorbeeld van een toepassing is de Kaizen workshop. Voorafgaand aan deze workshop wordt een proces geselecteerd dat dient te worden verbeterd. Tijdens de Kaizen workshop worden de volgende stappen doorlopen:
- Bepaal wie de klant is in dit proces (intern & extern)
- Breng het huidige proces in kaart door o.a. fysiek het proces te volgen
- Gebruik creatieve werkvormen (bijv. four-blockers) om oplossingen te bedenken voor het nieuwe werkproces
- In subgroepen wordt een implementatie-aanpak gemaakt
- Plan-Do-Check-Act op de uitstaande implementatie-acties
Zelf aan de slag
Zelf kun je Kaizen toepassen bij het implementeren van verbeterprocessen en bij het (her)ontwerpen van bedrijfsprocessen. Wij hebben diverse organisaties geholpen bij het verbeteren van hun processen door middel van Kaizen events. Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons op nemen of met ons sparren over jouw verbeteringen. Stuur ons een mail: info@bureautromp.nl of bel ons op: 030 227 0000.
