Slimmer werken,
blije klanten

Design Sprint

Wat is een Design Sprint? Een Design Sprint is een 5-daagse team-workshop waarbij je van een probleemstelling toewerkt naar een door gebruikers geteste, werkende oplossing. Onder ‘oplossing’ verstaan we in dit geval vaak een product (tastbaar of online) of een dienst. De Design Sprint is een perfecte aanvulling op Agile werken, Lean en Six Sigma.

design sprint

De kracht van de Design Sprint

De kracht van de Design Sprint is drieledig:

  • je realiseert in deze korte tijd een werkend prototype;
  • je hebt deze direct met gebruikers gevalideerd;
  • én je doet dit met een multidisciplinair team waardoor je alle inzichten meeneemt en direct draagvlak creëert. 

Stappenplan Design Sprint

De Design Sprint vindt zijn oorsprong bij Google en is ontwikkeld door Jake Knapp. Hij heeft deze aanpak geïntroduceerd om problemen sneller en met minder middelen op te lossen. Hieruit is het volgende stappenplan ontstaan:

  • Dag 1: Concretiseer de probleemstelling
  • Dag 2: Ga brainstormen over oplossingen
  • Dag 3: Selecteer het beste idee en maak daarvan een storyboard
  • Dag 4: Ontwikkel een prototype
  • Dag 5: Test dit prototype met echte gebruikers

Design Sprint

Wanneer gebruik je een Design Sprint?

Een Design Sprint kan je voor de ontwikkeling van vrijwel ieder product of dienst inzetten. Neem bijvoorbeeld het proces van het ontwikkelen van een nieuwe website. Je kunt hiervoor eindeloos veel sessies inplannen om stap voor stap de beste eerste versie neer te zetten. Echter trek je liever in één keer een sprintje om de basis (MVP in Scrum-termen) te kunnen definiëren. Maar hoe pak je zo’n sprint dan aan? Om een succesvolle Design Sprint uit te voeren is het allereerst belangrijk om te voldoen aan bepaalde randvoorwaarden. Vervolgens plan je vijf dagen om aan de slag te gaan.

Randvoorwaarden

  • Je werkt samen met een multidisciplinair team. Dus zorg dat iedereen uit de keten is vertegenwoordigd is. Denk bijvoorbeeld aan rollen als klantenservice-medewerkers, ontwikkelaars, marketeers, etc.
  • Het team heeft het juiste mandaat om de benodigde beslissingen te kunnen nemen.
  • Alle teamleden kunnen bij alle onderdelen van de Design Sprint aansluiten. Als iemand halve dagen kan aansluiten of telkens een uurtje vroeger weg moet verlies je de ervaringen en het commitment. Dus richt de planning zo in dat iedereen er zijn/haar volledige aandacht aan kan geven.
  • Idealiter plan je alle dagen direct achter elkaar. In praktijk kan dit soms lastig blijken, dus dan kan je ervoor kiezen om het iets meer verspreid te plannen. Let op, is er de wens om de Design Sprint in minder dan vijf dagen te doen wegens tijdgebrek, wees dan kritisch en stel de vraag welke prioriteit dit heeft. Wanneer het echt belangrijk is, moet je hier simpelweg tijd voor inplannen.
  • Maak zoveel mogelijk visueel waarbij geldt dat het niet belangrijk is hoe ‘mooi’ het eruit ziet, maar wel dat alle creativiteit kan stromen. Dus sla veel post-its en andere creatieve middelen in!
  • Zorg voor een goede procesbegeleider. Dit betekent dat hij/zij ervaring heeft met het begeleiden van dit soort sessies en ook dat diegene niet inhoudelijk betrokken is.
  • Maak gebruik van een inspirerende ruimte. Dit is bij voorkeur een externe locatie. Zo komen mensen los van de werksituatie en zijn ze in staat om creatievere input te geven.

Aanpak van dag tot dag

Maandag

Je gaat van start met het verkennen van de probleemstelling. Wat is het probleem en waarom ga je juist nu met dit probleem aan de slag? Wanneer je dit helder hebt ga je aan de slag met het verkennen van de doelgroep: wie zijn in dit geval de klanten en wat zijn hun behoeften? Let op, niet alle informatie over je klanten kun je die dag verzamelen. Dus zorg ervoor dat je relevante informatie ook al vooraf hebt verzameld. Het zou helemaal mooi zijn als je op de dag zelf ervaringen kunt verzamelen van je klanten. Dit kun je doen door het team zelf als klant de situatie te laten ervaren of door echte klanten uit te nodigen en te bevragen. Verzamel alle input op de post its en plak het op zodat het voor het hele team zichtbaar is.

Dinsdag

Dag twee staat in het teken van brainstormen. Genereer zoveel mogelijk ideeën op basis van de input van dag één. Maak hierbij gebruik van creatieve werkvormen, bijvoorbeeld visualisaties, de thinking hats van Bono en mindmappen. Belangrijk hierbij is dat alles goed is en dat de scope niet te beperkt is. Creativiteit ontstaat wanneer alles mag en alles mogelijk lijkt te zijn!

Woensdag

Dag drie staat in het teken van selecteren van het idee waar jullie mee aan de slag willen. Het selecteren van het beste idee kan op meerdere manieren. Dit kan bijvoorbeeld via een impact-/effort-matrix of met behulp van het multi-voting-principe. Bij de laatste methode geef je alle deelnemers N/3 stickers en mogen ze deze plakken bij de ideeën die hun voorkeur hebben. Hierbij is N het totaal aantal ideeën waarover gestemd mag worden. Werk vervolgens het favoriete idee uit in een storyboard.

Donderdag

Nu gaan jullie echt aan de slag! Deze dag staat in het teken van het ontwikkelen van een prototype. Zorg dus dat je ook de mensen in het team hebt die de skills hebben om het prototype samen te ontwikkelen. Bij het ontwikkelen van het prototype gaat het erom dat het een werkend product is. Het hoeft dus nog niet mooi te zijn!

Vrijdag

De laatste dag is aangebroken. Het grote moment komt nu: hoe ervaren de klanten het product (of de dienst)? Nodig (tijdig) een aantal klanten uit die feedback kunnen geven op het prototype. Zorg voor een optimale diversiteit van klanten zodat de doelgroep goed vertegenwoordigd is. Aan de hand van de feedback breng je de verbeterpunten in kaart.

Hoe verder?

Na deze intensieve vijfdaagse ben je nog niet klaar. Met het prototype en de klantfeedback heb je de waardevolle ingrediënten om een goed werkend product te krijgen. Ga aan de slag met het doorontwikkelen van het product met behulp van de inzichten die je op dag vijf hebt verkregen. Nu kan je een product gaan neerzetten waarvan je weet dat de klant er wat aan heeft!

Hulp nodig bij het opzetten van jouw design sprint? Een Design Sprint Facilitator kan helpen.

design sprint

Ook interessant:

Over de auteur: Lidewij Kooiman

Door Lidewij haar achtergrond in IT, data, procesoptimalisatie en verandermanagement kan ze met een brede blik met complexe vraagstukken aan de slag. Ze heeft door haar vorige baan bij NS uit eerste hand ervaren hoe een organisatie en collega's omgaan met (grote) veranderingen. Met deze inzichten helpt zij graag andere organisaties zich verder te ontwikkelen.