Lean & Supply Chain Management

Tegenwoordig maken klanten, zowel B2B als B2C, veelal hun keuzes op basis van levertijd. Men wil graag zo snel mogelijk geleverd worden en in kleinere hoeveelheden. Te veel voorraad brengt immers extra kosten en risico’s met zich mee. Dat zet druk op organisaties om een zo kort mogelijke doorlooptijd te realiseren. Als er een discipline is waar de Lean principes op van toepassing zijn, dan is het wel supply chain management.

 

Lean & Supply Chain Management?

Doorlooptijden zijn onlosmakelijk verbonden met het op voorraad hebben en houden van onderdelen en eindproducten. Een tekort zorgt al snel voor vertragingen, waar de klant niet op zit te wachten en niet bereid is voor te betalen. Met supply chain management zet je een systeem op dat continu voorziet in de juiste voorraden, ingekocht tegen de juiste prijs en geleverd op het moment dat jouw organisatie of jouw klant het nodig heeft. Dit is geen makkelijke opgave.

Hoe kunnen we de Lean principes gebruiken om ons hierbij te helpen?

1. Waarde

Supply chain management begint bij de klant. Waaraan moeten producten voldoen, wanneer moeten ze geleverd worden en in welke hoeveelheid? Zorg dat je de Voice-of-the-customer helder hebt en dat het salesteam duidelijke afspraken hierover maakt. Dat helpt in de productieplanning.

Binnen Supply Chain management ben je echter zelf ook klant. Het is belangrijk om goede afspraken te maken met je leveranciers. Zeker met het oog op korte doorlooptijden is het belangrijk om te weten wat je leveranciers kunnen. Wellicht kunnen zij al een deel van het productieproces op zich nemen tegen lagere kosten dan dat jij het kan fabriceren? Daar win je niet alleen tijd mee, maar ook kosten.

2. Waardestroom

Binnen supply chain management worden ICT-systemen gebruikt, ook wel Enterprise Resource Planning (ERP) genoemd. Er zijn tal van mogelijkheden. Voordeel is dat je je voorraad en leveranciers altijd inzichtelijk hebt. Nadeel is dat dergelijke systemen administratieve werkzaamheden toevoegen aan de werkprocessen.

Het is de bedoeling dat een ERP-systeem over de gehele waardestroom meer tijdbesparing oplevert dan dat het extra kost. De voordelen zitten vooral in de hand-overs tussen de afdelingen. Verkoop voert orders in, productie plant op basis van die input, finance verstuurt facturen en customer support heeft inzicht in de bestelgeschiedenis met een klant. Toch loont het om continu kritisch te blijven op deze processen en de waardestroom. We zien namelijk regelmatig organisaties die onnodig veel administratie bijhouden.

3. Flow

Voor een korte doorlooptijd is Flow wellicht het belangrijkste lean principe. Met Flow zorg je voor een continue doorstroom in het productieproces. Met betrekking tot supply chain management zien we bijvoorbeeld direct wachttijd ontstaan als een onderdeel niet voorradig is. In dat geval is de afstemming tussen de afdelingen niet goed gegaan. Zorg dan dat je leert van deze fouten en het systeem continu verbetert. Een Kanban-systeem biedt in veel gevallen uitkomst.

Ook zien we regelmatig medewerkers lang zoeken naar onderdelen of middelen die ze nodig hebben. Onoverzichtelijke voorraadkasten bijvoorbeeld. Medewerkers hebben dit vaak zelf niet eens door. Er is wel iets van een systeem namelijk, maar er is nooit echt goed over nagedacht. Die sub-optimalisatie neemt men voor lief. Echter, omdat het tijdsverlies zoveel voorkomt, loont het al snel om dit op te pakken. Bovendien lost het dagelijkse frustraties op.

4. Pull

Bij Pull begin je pas met produceren zodra een klant een bestelling heeft geplaatst. Hiermee voorkom je (tussen)voorraden. Goed supply chain management is hierbij essentieel als communicatiemiddel tussen de afdelingen.

Echter, dien je wel een korte doorlooptijd te hebben, want klanten bestellen snel ergens anders wanneer ze het daar eerder kunnen krijgen. De komst van Amazon naar Nederland legt nog meer druk op de levertijden. ‘If you can’t beat them, join them.’ is soms de beste strategie. Daarom is Amazon ook zo succesvol.

5. Perfection

Heb je een werkproces dat goed werkt? Standaardiseer deze en zorg dat alle betrokken medewerkers hem begrijpen en doorgeven. Er is altijd wat ‘drift’ die voor afwijkingen zorgen. Zorg dat je terug kunt vallen op ambitie, kennis en kunde binnen het team om continu te verbeteren.

Supply chain management en Lean principes gaan hand in hand. Het voorkomt wachttijden, fouten, voorraadvorming, bottlenecks en frustraties tussen afdelingen. Echter is het noodzaak om kritisch te blijven. Onnodige administratie kan juist weer voor tijdverlies en starre werkprocessen leiden. Houdt de waardestroom in de gaten!

Kunnen wij je helpen?

In onze Lean Six Sigma Green Belt training gaan wij dieper in op de Lean principes. Ook kun je altijd contact opnemen met ons voor advies. Wij staan je graag te woord.

 

Ook interessant:

Ga naar WhatsApp