OKR staat voor Objectives and Key Results en kun je gebruiken om je belangrijkste doelstellingen en meetbare resultaten te beschrijven. OKR’s geven daarmee doelen en richting binnen een bedrijf of binnen een project. In deze blog lichten we toe hoe je goede OKR’s formuleert en hoe je ze vervolgens vastlegt om jouw project op een efficiënte manier te besturen.
Het belang van OKR
Als organisatie wil je ergens voor gaan. En ook een project start je natuurlijk nooit zomaar, maar altijd met een bepaald doel voor ogen. Het moet ergens toe leiden. Om weg te blijven van algemeenheden als ‘we willen proces X optimaliseren’ of ‘we willen de klantbeleving verbeteren’, is het van belang om je doelen zo concreet mogelijk te omschrijven en hier meetbare resultaten aan te koppelen. Zo is voor iedereen duidelijk wat je nastreeft met jouw project en ook wanneer het succesvol is afgerond. Ieder (Lean) project heeft tenslotte een kop en een staart. Het beschrijven van de OKR’s van jouw project of organisatie helpt je om je doelen concreet en je (tussentijdse) resultaten meetbaar te maken.
Waar moet een goede OKR aan voldoen?
Nu je weet waarom het handig is om je Objectives en Key Results helder te omschrijven, is een logische vervolgvraag: maar wanneer heb ik dat dan goed gedaan? We geven je daarom een paar uitgangspunten waar goede OKR’s aan moeten voldoen. Laten we daarbij starten met een goede formulering van je Objectives, of doelstellingen:
1. Een goede objective geeft duidelijk richting
Richting geven, is het voornaamste doel van een objective. Het laat je projectteam weten waar ze naartoe werken met een project. Dit mag best ambitieus zijn, maar zorg er wel voor dat het haalbaar, concreet en duidelijk geformuleerd is.
2. Een goede objective inspireert en motiveert
Niets mooiers dan samen werken aan een inspirerend doel. Daarom maak je je doelstellingen ook zo concreet mogelijk. Zo wordt voor je projectteamgenoten duidelijk waar zij een bijdrage aan leveren.
Kijken we naar de Key Results, je meetbare resultaten, dan zien we dat de volgende eisen daarbij belangrijk zijn:
1. Goede Key Results hebben invloed op je Objective
Het klinkt misschien als een open deur, maar nog al te vaak zien we dat er een wereld aan resultaten wordt gemonitord, die eigenlijk niet of nauwelijks bijdragen aan de hoofddoelstelling. Beperk je daarom tot de twee tot vijf belangrijkste resultaten die invloed hebben op het behalen van je einddoel.
2. Goede Key Results zijn meetbaar en beïnvloedbaar
Om te weten of je op koers ligt richting je einddoel, is het van belang dat je je Key Results meetbaar maakt. Anders wordt het heel lastig om te weten of je de juiste dingen aan het doen bent. Let er daarnaast op dat je resultaten kiest die binnen je invloedsfeer liggen.
Kleine kanttekening nog bij het bepalen van Key Results: het zijn geen KPI’s. Zoals eerder gezegd geeft een duidelijk OKR je project een doel en richting, waar je met KPI’s de voortgang en essentiële statistieken bijhoudt. In andere woorden: je bepaalt eerst je Key Results en kijkt vervolgens welke KPI’s daarbij horen.
Hulpmiddelen om heldere OKR’s vast te leggen
Wanneer je je project aanvliegt vanuit de effectieve Lean Six Sigma methodiek, werk je vanuit de DMAIC-projectaanpak (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Om invulling te geven aan de D, van Define, definieer je eerst welk probleem je wilt oplossen en welke doelen daarbij horen om te kunnen zeggen dat je het probleem effectief hebt opgelost. Dat is dus precies de stap waar OKR om de hoek komt kijken. Formuleer je doelstellingen volgens de OKR-methodiek om ze helder en concreet te maken.
Zoek je handige manieren om de scope, inclusief de doelen en mijlpalen vast te leggen? Je kunt daarvoor gebruikmaken van de OGSM-structuur, ook wel het businessplan op 1 A4 genoemd. Dit template biedt ruimte voor jouw Objectives en Goals, of Key Results en voor de bijbehorende KPI’s (Measures). En dat allemaal overzichtelijk en compact gepresenteerd.
Zelf zijn wij ook erg fan van de project charter bij complexere projecten. Hiermee geef je overzichtelijk weer wat verwacht mag worden van jouw project en welke resultaten je wilt behalen. Een mooie manier om hierin je OKR’s te vangen dus.
Hulp nodig bij het toepassen van OKR’s binnen jouw project?
Wat je project ook is en welke projectaanpak je ook hanteert, het is altijd goed om heel helder te hebben wat je precies wil bereiken en welke (tussentijdse) resultaten je helpen om dat doel te behalen. In onze trainingen zoals Lean Six Sigma Green Belt of Black Belt hebben we daarom altijd aandacht voor een goede projectdefinitie, doelen en resultaten. Want als je je bestemming niet weet, is het ook lastig om te bepalen of je moet afslaan of rechtdoor kunt gaan.
Heb je hulp nodig met het bepalen van de juiste projectaanpak? Neem contact met ons op.
Contact opnemen
Heb je een vraag? Vul het onderstaand contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met jou op.
"*" geeft vereiste velden aan