Wat is een project charter?
Een project charter is het projectcontract tussen de opdrachtgever (Champion) en de Lean Six Sigma projectgroep. De project charter is kort (één tot twee A4-tjes) en een levend document. Tijdens iedere fase van de DMAIC maakt de Black Belt een nieuwe versie. Er bestaan verschillende project charter formats. Een goede project charter bevat in essentie altijd de volgende informatie:
- Hygiëne factoren projectmanagement: wie heeft welke rol, wat is de scope, hoeveel tijd heeft iedereen beschikbaar en wat is de planning?
- Uitwerking van de te verbeteren prestaties (ook wel project-Y’s genoemd). Gebaseerd op de belangrijkste problemen;
- Inschatting van de te bereiken verbetering; meestal in de vorm “de doelstelling is om prestatie Y met x% te verbeteren. Andere procesprestaties Y en Z moeten daarbij minimaal op hetzelfde niveau blijven”
De meeste net opgeleide Lean Six Sigma Green of Black Belts staan, ook na het lezen van het bovenstaande, niet direct te trappelen om een projectcharter in te vullen. Veel liever gaan we gewoon aan de slag. Laten we het proces in kaart brengen, laten we op de werkvloer gaan kijken (go-to-the-gemba) en laten we brainstormen over problemen en grondoorzaken!
3 redenen om een projectcharter te maken
1) Je sluit aan op de projectmanagement afspraken en regels
Het klinkt leuk om te zeggen dat we “iedere dag een stukje beter gaan werken” en dat “de klant bepaalt wat belangrijk is”. De realiteit is echter dat het management graag vooraf wil weten wat ze wanneer kan verwachten. Door het schrijven van een projectcharter krijgt het management houvast.
Let op! Kun je vooraf niet alles inschatten? Geen probleem, zoals gezegd is een charter een levend document. Na iedere fase weet je meer en kun je concreter worden.
2) Vastleggen van voortschrijdend inzicht
Kenmerkend van een Lean Six Sigma project is dat vooraf niet bekend is wat de oplossing is. Je kunt dus vooraf niet weten hoeveel verbetering je exact gaat realiseren. Dat brengt onzekerheid met zich mee. Om daar toch mee om te gaan gebruik ik de verschillende versies van de charter (het is tenslotte een levend document) Ik vraag ik mijn projectgroep bij de start altijd een inschatting te maken van de verbetering, op basis van hun ervaringen met het proces. Keer op keer blijken dit ontzettend lastige vragen. Er zijn tenslotte nog geen metingen gedaan, we weten niet wat we gaan veranderen. Hoe kunnen we dan nu alvast beloftes afgeven? De charter helpt om dat voortschrijdend inzicht vast te leggen en neemt ook drempelvrees weg. Als onze inschatting niet klopt, passen we deze in een volgende versie aan. En als gedurende het project blijkt dat de werkelijkheid anders is dan de inschatting vooraf, kan dat reden zijn om opnieuw nut en noodzaak van het project te bespreken.
Voorbeeld: ik ben onlangs gevraagd een proces te optimaliseren met als uitgangspunt dat er jaarlijks ongeveer 13.000 manuren voor nodig waren. Het management vond dat onnodig veel en wilde dat met 25% verlagen naar zo’n 10.000 uur. Al vrij snel na de eerste metingen bleek er in werkelijkheid 7.000 besteed te worden. Voor mij reden om opnieuw met de opdrachtgever in gesprek te gaan. De oorspronkelijke doelstelling was namelijk al bereikt zonder daadwerkelijk iets te veranderen in het proces. De charter is de plek waarin we dit voortschrijdend inzicht konden vastleggen.
3) Het is een wijze om de verwachting van het management te managen
Zoals gezegd bevat een Lean Six Sigma project een behoorlijk aantal onzekerheden: de oplossing is vooraf niet bekend, de omvang van het probleem is niet bekend en daarom zijn alle activiteiten ook niet bekend. Het enige dat vaststaat is de standaard projectaanpak (DMAIC) en de ervaring dat deze aanpak leidt tot resultaten. In de tollgate review (het gesprek tussen projectleider en opdrachtgever tijdens de faseovergang) komt deze onzekerheid ter sprake. In de eerste versie van de charter zitten nog veel aannames en onzekerheden, maar hoe verder het project vordert hoe duidelijker het wordt. Wanneer je iedere versie van je charter bespreekt met je opdrachtgever, neem je hem of haar steeds weer mee in de nieuwste inzichten. Ik beschouw deze gesprekken als absoluut noodzakelijk voor de betrokkenheid van mijn opdrachtgever. En de projectcharter is dé leidraad om dit gesprek mogelijk te maken.
Conclusie
Ondanks mijn warme pleidooi voor de projectcharter merk ik nog te vaak dat wordt overgeslagen of niet wordt geactualiseerd tijdens het project. Loopt dan alles direct mis? Niet perse, bij eenvoudigere projecten of omgevingen kan dit best goed. Maar zeker bij complexere projecten is deze onmisbaar en vormt de charter in combinatie met het tollgate gesprek de smeerolie in je project. En als je fietsketting kraakt vet je deze toch ook even in? Kleine moeite, maar het rijdt zoveel gemakkelijker.
Meer leren?
Ben je benieuwd naar wat Lean of Lean Six Sigma voor jouw organisatie kan betekenen? Volg dan een van onze trainingen: