Waarom is het optimaliseren van onderwijsprocessen met behulp van Lean relevant? Voor het antwoord op deze vraag nemen we je mee naar twee grote onderwijsinstellingen. Bureau Tromp ondersteunt daar een aantal groepen Green Belts die aan de slag zijn met het verbeteren van hun werkprocessen.
Geschikte onderwijsprocessen voor Lean
Alhoewel de aanpak van de instellingen van elkaar verschilt, zijn beide begonnen met het door ons laten opleiden van medewerkers in het gedachtegoed van Lean. Gedurende de training gaan we in duo’s aan de slag met het verbeteren van een proces. Hiervoor doen we allereerst een intake om te kijken wat geschikte processen zijn. Ze moeten niet alleen geschikt zijn om tijdens de training op te pakken maar vooral ook passen binnen de kaders van de organisatie. Op deze manier zorgen we ervoor dat de verbetertrajecten een bijdrage leveren aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.
Aanpak voor Lean in het onderwijs
We starten altijd vanuit een situatie waarin medewerkers kansen voor verbetering signaleren. Bij de onderwijsinstellingen zijn dit bijvoorbeeld de toegenomen druk op examencommissies, de indeling in werkgroepen die veel extra herwerk met zich meebrengt of het koppelen van docenten aan cursussen. De duo’s krijgen de opdracht om de situatie goed te doorgronden. “Go to the gemba!” (ga naar de werkvloer), is hier het bijpassende Lean motto. Scope bepaling is hierbij van groot belang: wat pak je nu aan en wat niet? Een duidelijke scope voorkomt discussie en zorgt ervoor dat het verbeterproces behapbaar blijft. De deelnemers kiezen ervoor om bijvoorbeeld voor één opleiding of faculteit te beginnen met het optimaliseren van een proces. Opvallend is ook dat veel faculteiten, instituten en opleidingen allemaal een eigen werkwijze hanteren. Hier worden ook al veel kansen voor verbetering gesignaleerd, iets wat we in een volgend project met de betrokkenen kunnen aanpakken.