Of je nu een nieuw energiemanagementsysteem implementeert of eenvoudig papieren documenten wil vervangen voor digitale oplossingen. Digitaliseren is meer dan dit. Het is een mogelijkheid om de bestaande processen eens goed onder een vergrootglas te leggen.
In mijn werk heb ik al meerdere malen mogen meewerken aan het digitaliseren van de werkvloer. Of dit nu een kantooromgeving of een productieomgeving betrof maakte mij niet uit. Digitaliseren is in mijn ogen één van de leukste dingen om te doen. Waarom? Omdat je eens flink tegen het huidige proces aan kan schoppen (op een leuke manier) en het geeft de gelegenheid om te verbeteren.
Een voorbeeld
Neem het digitaliseren van een Procescontrole lijst in een productie omgeving. Procescontrole lijsten moeten op week, dag, dienst of soms op uur basis worden ingevuld. Bekijk het onderstaande (overdreven) proces eens. 
Herkenbaar? Dit is natuurlijk een overdreven voorbeeld, maar het zal je verbazen hoe vaak dit in de praktijk nog voorkomt in een dergelijke mate. Wat zou jij verbeteren aan dit proces? Haal je er stappen uit? Voeg je stappen toe? Hoe zou je dit proces kunnen digitaliseren? En welke LEAN Methodiek zou je toepassen? Laten we dit proces eens aanpakken.
Eerst even wat belangrijke vuistregels opstellen:
- Maak het niet te complex: Het toevoegen van te veel functies of het overmatig compliceren van digitale tools kan het tegenovergestelde effect kan hebben van datgene wat je wilt bereiken. Het doel van digitalisering is om processen te stroomlijnen en efficiëntie te verhogen, niet om ze ingewikkelder te maken.
- Focus op de gebruiksvriendelijkheid: Ontwerp je digitale oplossing altijd met de klant in gedachten. Als een oplossing één keer niet werkt dan is dit niet erg, werkt de oplossing drie keer niet, wordt het vaak al aan de kant geschoven als “te moeilijk”. Een Digitale oplossing moet intuïtief en toegankelijk zijn voor iedereen, ongeacht hun technische vaardigheden.
- Prioriteer wat waarde toevoegt: Kijk kritisch naar je huidige proces. Pas TIMWOODS toe op je proces en identificeer waar je verspillingen zitten. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld controles die in het verleden ooit zijn toegevoegd om incidenten te voorkomen die allang zijn opgelost.
- Iteratief ontwerp en feedback loops: Vergeet het belang van een iteratieve aanpak niet te bespreken. Begin met een minimaal proces en verbeter deze op een geleidelijke manier op basis van je gebruikersfeedback. Dit voorkomt over complicatie en zorgt ervoor dat de digitale tool zich ontwikkelt in de lijn met de behoefte van de gebruiker.
- Vermijd het digitaliseren omwille van het digitaliseren: Digitaliseren moet een duidelijke doel dienen, zoals het verhogen van de productiviteit, het verbeteren van de kwaliteit of het vergemakkelijken van de toegang tot je data.
- Digitaliseren is leuk: Digitaliseren is leuk, vergeet dit niet. Je zult merken dat hoe meer jij je verdiept in digitaliseringen mogelijkheden hoe meer er mogelijk is. Echter komt dan vuistregel één van toepassing, maak het niet te complex.
Als je deze vuistregels blijft hanteren tijdens jouw digitalisering project dan ben ik ervan overtuigd dat je tot een geweldig mooie oplossing komt!
Dan weer even terug naar ons proces. Er zijn veel mogelijkheden om bovenstaand proces te digitaliseren. Werken je operators al met computers, of laptops in de fabriek? Maak de proceslijsten dan direct digitaal beschikbaar aan de lijn. Bouw een Macro in Excel die automatisch het bestand opslaat en verstuurd bijvoorbeeld. Gebruiken ze tablets (mijn persoonlijke favoriet)? Dan kan je kijken naar de mogelijkheid om een Microsoft Power App te maken van de procescontrole lijst. Power Apps is een toepassing van Microsoft wat aan elke andere Microsoft app is gekoppeld. Dus je hebt met Power Apps toegang tot Outlook, SharePoint, Microsoft teams, etc.
Stel dat wij bovenstaand proces gaan digitaliseren aan de hand van Power Apps, dan zou dit er als volgt uit zien:
Stuk efficiënter, toch? Natuurlijk is dit een versimpelde weergave, maar de gedachte blijft hetzelfde. Door het toepassen van een eenvoudige manier van digitaliseren zijn er ruim vier stappen uit het proces gehaald en heb je direct toegang tot de data. Bij een afwijking hoeft een QC officer dus niet meer te zoeken naar de juiste multomap met daarin het procescontrole formulier, maar kan nu simpel in excel het Batchnummer of datum invullen en de informatie is direct beschikbaar.
Ben je benieuwd of je deze methode ook kan toepassen binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met Erik-Jan ten Hooven en kunnen jullie samen kijken naar de mogelijkheden!
Veel plezier met digitaliseren, want vergeet niet: Digitaliseren is leuk!