DILO (Day In the Life Of)… een Lean consultant

Tijdens de rubriek DILO (Day In the Life Of) neemt één van onze Lean consultants je mee in zijn of haar dag. Deze keer: Massimo Schutte.

Een dag bij het bedrijf ‘Profit’

Op deze dag staat gepland dat we de kickoff met het Lean team doen en aansluitend een opstart van de waardestroomanalyse.

Voorbereidingen

De bijeenkomst start om 11:00 uur. Ik kom 9:00 uur aan en heb nog tijd om het één en ander voor te bereiden. De dame van HR spreekt mij aan over het Lean team. De laatste wijzigingen van het team zijn doorgevoerd en ze zal de uitnodiging direct versturen. Dat is natuurlijk erg laat maar dit was in de stuurgroep zo afgestemd.

Ik bereid me voor op de kick-off en wat ik wil gaan vertellen. Hierbij wil ik de volgende 6 stappen zoveel mogelijk volgen:

1. Achtergrond/Aanleiding/Probleemstelling
2. Doelstelling
3. Kritieke succesfactoren
4. Plan van aanpak
5. Planning
6. Capaciteit medewerkers

Achtergrond

Voor de achtergrondinformatie gebruik ik de input die ik met de stuurgroep heb afgestemd. De aanleiding om met Lean aan de slag te gaan is de toenemende concurrentie en daardoor oplopende druk op de kosten. De doelstelling is 50% reductie van de doorlooptijd van het moment van order tot en met werkvoorbereiding. Dit vertaalt zich naar een verwachte omzettoename van 15 miljoen euro met de dezelfde medewerkers en vaste kosten. In het natraject (productie- en installatiewerk) worden ook acties gepland om deze omzettoename met dezelfde medewerkers te kunnen doen.

Presentatie in orde maken

Vervolgens vul ik het stappenplan in op een slide waarbij de eerste stap de waardestroom analyses zijn. Daarna zijn er een aantal Kaizen activiteiten gepland. Een masterplanning heb ik al gemaakt en deze zet ik ook op een slide. Vervolgens ga ik in op de rol en het profiel van het Lean team en de samenstelling. Het team heeft de verantwoordelijkheid om een trekkende rol te vervullen in de organisatie.

Tot slot ga ik door met de presentatie voor de waardestroom. Hierbij gaat het erom om de betekenis en de methodiek van de waardestroom toe te lichten. Ik heb voldoende materiaal en voeg een aantal slides bij elkaar.

Doelstelling en haalbaarheid

Om 11:00 uur druppelen de leden van het Lean team binnen. Ik ervaar een positieve sfeer. Mijn verhaal wordt goed ontvangen en ik houd in de gaten of de aandacht er voldoende bij blijft door af en toe vragen te stellen. Over de haalbaarheid van de doelstelling zijn de meningen verdeeld. Sommigen vinden het haalbaar, terwijl anderen sceptisch zijn. Ik ben blij met verschillende (constructieve) meningen, want dan zijn er verschillende gezichtspunten en dat leidt tot betere resultaten. Van hen wil ik graag horen wat de kritieke succesfactoren zijn en hier wordt goed op ingehaakt.

Oefening Waardestroom

In de middag pakken we de waardestroom op. Ik vertel mijn verhaal en dat is best wat informatie voor de mannen (het zijn alleen mannen). Ik zie sommigen wat wazig kijken. Dus tijd voor een oefening. Ze mogen in groepjes het proces van pizza maken in kaart brengen met behulp van de waardestroom methodiek. Over het algemeen wordt dit goed en serieus opgepakt. Twee groepjes presenteren het resultaat. Hierbij wordt wat gelachen en dat is goed. We klappen voor het bereikte resultaat.

Waardestroom in het eigen proces

Daarna gaan we door met hun eigen proces. Nadat we hebben bepaald welke projectstroom we gaan uitwerken plakken we de brown paper op de muur. We brengen eerst de hoofd processtappen met post-its aan en beginnen bij het moment van order. Hier is al de nodige discussie over. Het blijkt lastig om chronologisch na te denken. Dit zegt wat over het proces – dat in de praktijk wat rommelig blijkt te verlopen. Ook hebben sommigen de neiging om stappen samen te voegen omdat het door één persoon wordt gedaan. Ik benadruk dat het om de processtappen gaat ongeacht wie het doet. Daarna benoemen we de activiteiten die onder iedere hoofd processtap worden uitgevoerd. Dit gaat ook niet makkelijk en het is mooi om te zien dat er goede interactie tussen de teamleden plaatsvindt. Als ze ergens vastzitten breng ik ze weer op gang door vragen te stellen. Om 16:15 uur stellen we vast dat het intensief is geweest en sommige mensen wat moe gestreden zijn. We spreken af dat we een volgende keer verder gaan.

Hoe verder?

We maken afspraken over het creëren van een vaste plek in Sharepoint waar we documenten opslaan zodat iedereen erbij kan en we nemen afscheid. Ik maak foto’s van de waardestroom, spreek de dame van HR nog even en sluit de dag af.