Wat is een Control Plan?
Een Control Plan, ook wel beheersplan geeft aan hoe je de nieuwe standaarden binnen een proces borgt.Hoe houd je in de gaten of je verbetering blijft brengen wat de bedoeling was en welke maatregelen neem je om bij een eventueel falen bij te sturen?
Als ik na mijn werkdag de auto instap om naar huis te gaan, is het eerste dat ik doe het aanzetten van Flitsmeister. Net als 1,1 miljoen Nederlanders met mij gebruik ik de app om precies te weten waar de flitspalen en mobiele controles zich bevinden. De politie zet deze controles in om te zorgen dat we ons allemaal aan de snelheid houden. Deze controles zijn belangrijk, maar het is er handig om te weten wanneer en waar deze worden uitgevoerd…
Controle is in het bedrijfsleven ook onmisbaar
…om te zorgen dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Idealiter wil je deze controles zo inrichten dat er niet ‘omheen gewerkt’ kan worden, zoals door middel van Flitsmeister gebeurt: even het gas los, en weer door.
Ook bij het veranderen van een bedrijfsproces is controle erg belangrijk. De laatste fase van de DMAIC-cyclus is niet voor niets ‘Control’. Dit wil je doen om te borgen dat de nieuwe werkwijze gevolgd wordt zodat er niet (bewust of onbewust) teruggevallen wordt op de oude werkwijze. Deze terugval zien we vaak gebeuren zodra er drukte of stress ontstaat. De oude manier van werken is namelijk vertrouwd en de uitkomst bekend. Juist in die situaties is het belangrijk dat het proces gecontroleerd wordt om te voorkomen dat collega’s in oud gedrag of verkeerde gewoonten vervallen.
Alle operationele elementen die we willen monitoren en beheersen komen binnen Lean Six Sigma samen in het Control Plan, ook wel borgingsplan genoemd. Per element geven we aan welke concrete indicatoren we willen monitoren, hoe we dit gaan doen en wat we doen als de indicator buiten de gestelde limieten komt. Dit laatste onderdeel noemen we ook wel een Reactieplan of Out of Control Action Plan (OCAP).
Hoe maak ik een Control Plan?
- Beschrijf welke onderdelen (Y) van een proces je wilt beheersen
- Bepaal de meetbare indicatoren (X’en) van dit onderdeel
- Stel je meetplan op: hoe ga je de prestatie meten, hoe vaak, wie?
- Stel de limieten vast: wanneer moet er actie worden ondernomen?
- Bepaal wat je doet als de indicatoren buiten de limieten komen middels een OCAP
Voorbeeld
- Het hypotheekproces is aangepast zodat de tijd van aanvraag tot offerte binnen de 2 weken blijft.
- Meetbare indicatoren: bewerkingstijd van controle financiële stukken, aantal dossiers in wachtrij, aantal beschikbare medewerkers. Per indicator werk je stappen 3-5 uit, in dit voorbeeld nemen we ‘aantal dossiers in wachtrij’:
- De manager Hypotheken meet iedere week op dinsdag 12:00.
- Als er meer dan 25 dossiers in de wacht liggen moet er actie worden ondernomen.
- De actie die wordt ondernomen is het inschakelen van collega’s van andere afdelingen om de stapel terug te brengen tot 25.
Hoe borg jij dat nieuw gedrag verankerd wordt binnen jouw afdeling? Gebruik een Control Plan om terugval te voorkomen!