Lean tool: Het A3 rapport

Wat is de A3 methode?

De A3 is een populair hulpmiddel uit de Lean toolbox waarmee je snel en effectief kunt communiceren over de voortgang en de resultaten van je verbeterproject. Zo kan je op een gestructureerde manier je problemen oplossen.

Een A3 staat letterlijk voor een vel A3 papier waarop verschillende stappen staan weergegeven die je één voor één doorloopt. Met deze methode kom je echt tot de essentie van het probleem. Je gebruikt dan ook geen ellenlange teksten. In een paar zinnen en met een visuele weergave, laat je zien wat het probleem is en wat de grootste veroorzakers zijn. Deze methode is geschikt voor elk type organisatie.

Een A3 is een levend document dat je steeds aanvult met nieuwe informatie. Het bevordert de samenwerking binnen je organisatie, want alle medewerkers die bij het probleem betrokken zijn, kunnen input geven voor je A3. In de weken dat je er samen met de medewerkers mee bezig bent, kom je beter tot de essentie van het probleem én de oplossing.

Tip: Hang de A3 aan de muur in je bedrijf, zo kan iedereen in één oogopslag zien waar je verbetering over gaat en in welke fase je verbeterproject zit.

A3 rapport

Om procesproblemen in organisaties op te lossen met Lean Six Sigma is een gestructureerde en systematische aanpak nodig. Dit kan door middel van de DMAIC cyclus: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Tijdens elke fase zijn er verschillende tools die gebruikt kunnen worden om het Lean project te laten slagen. Een van die tools is het A3 rapport, deze tool wordt gebruikt om de belangrijkste projectinformatie, met betrekking tot de voortgang, te identificeren en op een overzichtelijke manier weer te geven. Dit helpt bij het maken van beslissingen die invloed hebben op de rest van het proces. Zoals de naam al aangeeft is het de bedoeling dat het rapport op één pagina past. Deze Lean tool is het meest geschikt voor het oplossen van relatief kortdurende Kaizen verbeteractiviteiten.

Het A3 rapport is een veel gebruikt instrument voor een Green Belt. Ook leren hoe je een A3 rapport inzet om de resultaten van je project in korte tijd te verbeteren? Schrijf je in voor onze meest geboekte Green Belt training. 

De structuur van een A3 rapport

De A3 verbetermethodiek kent een aantal duidelijke stappen die je moet doorlopen. De 7 onderdelen van een A3 zijn:

1. Achtergrond van het probleem

   Een goede beschrijving is een belangrijk onderdeel binnen een project. Bij de achtergrond wordt een korte beschrijving van het probleem en de aanleiding gegeven. Hierbij ligt de nadruk op het belang van de organisatie en de maatregelen die genomen worden. Hier wordt ook de scope van de opdracht bepaald. Een goede tool om de scope te bepalen is met behulp van een SIPOC.

2. Huidige situatie

   In de huidige situatie beschrijving wil je een momentopname maken hoe het proces er nu voor staat. De huidige situatie betreft een beschrijving of visuele weergave van het probleem dat aangepakt moet worden. Tools die hierbij goed helpen zijn gemba-walks, VSM en (nul)metingen.

3. Doelstelling gewenste situatie

   De doelstelling voor de gewenste situatie is een weergave van hoe de verbeterde situatie eruit moet gaan zien.
   Belangrijk hierbij is om je gewenste doelstelling zo specifiek mogelijk te omschrijven. Hoe beter je dit beschrijft hoe groter de kans is dat je dit ook daadwerkelijk gaat bereiken. De bedoeling hierbij is om dit SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) te omschrijven.

4. Analyse van de grondoorzaken

   Om de oorzaak van het probleem vast te stellen moet er een analyse gedaan worden. De bevindingen uit deze analyse worden hier ingevuld. Goede tools die kunnen helpen bij het vinden van de daadwerkelijke grondoorzaken van het probleem zijn de visgraatdiagram (Ishikawa)en de 5 times why.

5. Verbetermaatregelen

   Hier worden de oplossing(en) en maatregelen beschreven die aangedragen worden om de oorzaken uit de analyse weg te nemen. Dit kan je doen door te brainstormen met elkaar. Vervolgens kies je met elkaar 1 of 2 oplossingen die je daadwerkelijk gaat implementeren.

6. Evalueren van de resultaten

   Als we de oplossing hebben doorgevoerd willen we zeker weten dat de grondoorzaak is opgelost, en dat we de doelstelling hebben gehaald. Door deze check uit te voeren weten we ook zeker dat het gewenste resultaat wordt behaald of dat we nog iets bij moeten stellen.

7. Standaardiseren en vieren

   Als blijkt dat de genomen maatregel een succes is, kunnen je de oplossing als standaard opnemen in de huidige werkwijze zodat iedereen op een uniforme manier gaat werken. Daarnaast bepaal je hier hoe de borging van het proces is, zodat deze standhoud. Hierbij valt te denken aan regelmatig meten en evalueren en het maken van handleidingen. En tot slot is het belangrijk om met elkaar te vieren dat het verbeterproject succesvol is afgerond. Stilstaan bij het behaalde succes bevordert de werksfeer en samenwerking onderling!

Wil je meer weten de kracht van het A3 rapport? Volg dan één van onze Lean Six Sigma trainingen. Voor meer informatie over onze trainingen kun je altijd contact met ons opnemen op 030 227 0000 of via info@bureautromp.nl. We helpen je graag!