SMART formuleren houdt in dat je je doelstellingen concreet formuleert. Klinkt eenvoudig, en heel eerlijk: in de basis is dat het ook. Maar toch zien we nog al te vaak projecten en plannen voorbijkomen waar de doelstellingen allesbehalve SMART zijn. Zo zijn doelen vaak niet meetbaar, of ontbreekt er een tijdsindicatie. Moet jij eerlijk bekennen dat jouw doelstellingen ook wel wat concreter kunnen. Dan ben je in deze blog precies aan het juiste adres!
Wat is SMART formuleren?
Oké, even terug naar de basis: SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Het is belangrijk om je te realiseren dat een doelstelling pas SMART geformuleerd is als de doelstelling aan alle vijf de componenten voldoet. SMART formuleren is dus niet dat je maar aan één of enkele onderdelen voldoet.
SMART formuleren: de afkorting uitgelegd
Dat SMART een afkorting is van vijf onderdelen weten de meeste mensen wel. Maar vaak is het toch nog best lastig om te omschrijven waar die vijf woorden voor staan. Hieronder een lijstje dat je als geheugensteuntje kunt gebruiken.
1. Specifiek: omschrijf je doel eenduidig en concreet. En niet onbelangrijk: iedereen moet snappen wat je bedoelt. Merk je dat je de doelstelling moet uitleggen aan je collega of manager? Dan moet je echt weer even terug naar de tekentafel.
2. Meetbaar: zorg dat je meetbare criteria gebruikt. Of in andere woorden: je moet zorgen dat het resultaat van de doelstelling ook daadwerkelijk te meten is. Denk aan de stijging van het aantal websitebezoekers van 150.000 naar 175.000, of het verhogen van het aantal verkopen van 15 naar 30. In beide gevallen kun je dit heel eenvoudig terugvinden in software die je gebruikt voor het meten van de website of het bijhouden van de verkopen.
3. Acceptabel: dit is altijd een beetje lastige, want wanneer is een resultaat acceptabel? Ga hierbij in ieder geval niet alleen uit van jezelf; ook de rest van het team (en in veel gevallen ook het management) moet zich kunnen vinden in de doelstelling.
4. Realistisch: als je SMART formuleert, loop je er wellicht tegenaan dat de onderdelen acceptabel en realistisch elkaar soms in de weg zitten. Je vindt misschien een heel ambitieus doel acceptabel, maar als dat niet haalbaar is in de gegeven tijd, is je doelstelling niet realistisch. Kortom, je moet op zoek naar de balans.
5. Tijdgebonden: een doelstelling is pas SMART als je een duidelijke deadline stelt. Houd hierbij ook weer rekening met de eerdere onderdelen. Je kunt niet SMART formuleren als je deadline zo krap is, dat de doelstelling niet realistisch is.
Waarom is SMART formuleren zo handig?
Je kent het misschien nog wel van de middelbare school, of van een vervolgopleiding: docenten zijn gek op doelstellingen die SMART geformuleerd zijn. Maar ook als je allang niet meer bezig bent met het halen van een voldoende, is deze methodiek toch erg handig. Zo moet SMART formuleren eigenlijk een tweede natuur zijn voor organisaties die lean of agile werken.
SMART formuleren zorgt er namelijk voor dat je duidelijk communiceert, dat iedereen precies weet wat er verwacht wordt, wanneer de deadline is en wanneer een bepaald project daadwerkelijk succesvol is. Heerlijk helder dus. Bijkomend voordeel is dat je door SMART te formuleren de betrokkenheid van het team vergroot. Niets zo frustrerend als doelen die onhaalbaar zijn, of waarvan niemand weet wanneer een bepaald resultaat is bepaald. Met SMART gebeurt dit niet. Grote kans dus dat je collega’s zich een stuk meer betrokken voelen en gemotiveerder zijn om samen het doel te behalen.
SMART formuleren versus niet-SMART formuleren
Waarschijnlijk heb je na het lezen van deze blog al best een idee hoe je een SMART doel formuleert. Maar dan nog is het lekker om even een paar concrete voorbeelden te zien. Hieronder daarom drie doelen die SMART zijn geformuleerd, en drie doelen die dat zeer zeker niet zijn.
1. We verhogen het klanttevredenheidscijfer van een 8 naar een 8.5 door de responstijd op e-mails met 50% te verkorten binnen zes maanden.
versus
We willen graag meer tevreden klanten.
2. We verlagen de productiekosten met 3% door over te stappen op een nieuw inkoopbeleid voor het einde van dit kwartaal.
versus
De productiekosten moeten naar beneden.
3. Binnen drie maanden willen we onze websitebezoeken verhogen met 15% door het inzetten van advertenties op social media.
versus
We moeten snel meer bezoekers op onze website hebben.
Kortom, het formuleren van SMART doelen helpt jou, je collega’s en eigenlijk de hele organisatie om duidelijk voor ogen te houden waar jullie voor gaan. En dat helpt dan weer om slimmer te werken.
Er zijn verschillende tools en technieken binnen Lean management die effectief kunnen zijn bij het formuleren van SMART doelen zoals VSM, een Kaizen event of de 5S-methode. Hulp nodig? Schakel onze ervaren consultants in, die begeleiden je graag verder!