Slimmer werken,
blije klanten

Wat kan Process Mining betekenen bij verbeteren?

Kijkend naar (proces)verbeteringen werken wij zeer vaak met Lean Six Sigma en haar methodieken. Verbeteren en ook variatie zijn in dat kader bekende begrippen binnen Lean Six Sigma. Nog even de nuances;

      1. Lean focust op het elimineren van verspillingen en het maximaliseren van de klantwaarde (Verbeteren).
      2. Six Sigma richt zich op het reduceren van procesvariatie.

Process Mining is een prachtige aanvulling en geschikte tool om de verbeter activiteiten eenvoudiger en nog effectiever te maken.

Wat kan Process Mining betekenen binnen een verbeteropdracht?

Process Mining begint als begrip steeds meer bekend te raken. Maar wat kan het betekenen binnen een verbeteropdracht? Bij een grote woningcorporatie hebben wij onlangs een verbeteropdracht afgerond waarbij wij Process Mining hebben ingezet. In dit blog bespreken we een toepassing hiervan.

Process Mining

Verbeteringen

Één van de belangrijkste indicatoren waarop gestuurd wordt in de betreffende woningcorporatie, is een minimale leegstand van de te verhuren woningen. Door de inzet van dag- en weekstarts en visueel management was er meer grip op de werkvoorraden en het proces. De frictieleegstand is hierdoor deels verkort. Ondanks dit bleken de verbeteringen niet tot een duurzame verbetering te leiden, met als sub-optimalisatie en frustratie in de organisatie tot gevolg.

Variaties

Het verhuurproces bij een woningcorporatie is een proces waarbij veel afdelingen betrokken zijn. Daarnaast veroorzaken inspectie, onderhoud en doelgroepmatching allerlei variaties op het standaardproces. De initiële verbeteringen hadden een veel grotere impact kunnen hebben als er rekening gehouden was met de procesvarianten. Belangrijk hierbij is dat je procesvariatie niet mag verwarren met procesvarianten. Variatie betreft de procesuitkomst en kan mogelijk verklaard worden door de gevolgde procesvariant.

Process Mining

Voor de uitgevoerde analyse hebben we een dataset genomen van 250 recent ontvangen opzeggingen. Door deze data met Process Mining te analyseren werd snel inzichtelijk dat de afhandeling van de 250 geanalyseerde opzeggingen in het verhuurproces op 199 verschillende manieren (=procesvarianten) waren verwerkt. Het ‘standaard proces’ zoals dit binnen de organisatie bekend was, bleek dus niet zo standaard te zijn….

Process Mining Logo

Er is een groot verschil tussen een gewenst proces, een verwacht proces en de processen in de praktijk. Welke van de gevonden varianten in de praktijk voldoen aan het gedefinieerde ‘standaard proces’? Na het in lijn brengen van het aantal varianten met het gewenste proces, wordt daarna het inhoudelijk verbeteren met de Lean Six Sigma methodiek nog veel effectiever voor cliënt en organisatie.

Conclusie

Process Mining helpt dus om de ‘verbetermachine’ van de organisatie te verbeteren. Hoe bewust ben jij van het aantal procesvarianten in het zogenoemde standaard proces..? Wil je nader kennismaken met Process Mining, volg dan ons gratis webinar dat wij op19 mei verzorgen of neem contact met ons op via info@bureautromp.nl

Over de auteur: Bureau Tromp

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.