Slimmer werken,
blije klanten

RPA event 15 mei

Ons eerste RPA event!

Vorige week dinsdag vond ons eerste RPA event plaats in Utrecht. Samen met onze partner EsperantoXL en gastsprekers hebben wij er een zeer leerzame en leuke ochtend van gemaakt. Hier een kleine sfeerimpressie van deze dag voor de mensen die aanwezig waren én voor de mensen die er helaas niet bij waren.

De Marshmallow Challenge

Onze eigen Jelle Marius heeft deze dag georganiseerd en trapte de ochtend dan ook af. En wat doe je om 09:00 ’s ochtends om iedereen een beetje wakker te schudden? De Marshmallow Challenge natuurlijk! Met spaghetti, tape, touw en één marshmallow moesten de deelnemers een zo hoog mogelijke toren bouwen, die uiteraard wel moest blijven staan (al was dat voor de één wat moeilijker dan voor de ander). Maar in ieder geval was iedereen wakker.

RPA event

Daarna moest ook Jelle serieus worden en begon hij met onze kernboodschap: hoe kan RPA Lean ondersteunen? Van origine zijn wij natuurlijk Lean-experts, dus dit willen wij ook binnen RPA toepassen. Met behulp van RPA kan een verhoogde kwaliteit en snelheid behaald worden door repetitieve handelingen weg te nemen. Hierdoor houden werknemers meer tijd over voor inhoudelijkere, meer complexe zaken en kunnen zij zo een hogere klantwaarde creëren. En dat klinkt voor ons als muziek in de oren!

Kees van Manson

Hierna werd het podium aan Kees van Mansom gegeven. Kees is de Automation Engineering lead voor Accenture Nederland. Hij adviseert en begeleidt hier klanten bij het optimaliseren van de customer journey, het verkorten van response en verwerkingstijden, het terugdringen van menselijke fouten en het besparen op de kosten van hun processen: RPA dus.

Iedereen kent ze wel: saaie bijbaantjes die je vroeger hebt gehad. En zo ook Kees: ‘‘Ik voelde me net een robot’’, begon hij. Dit ging over het bijbaantje die hij had toen hij 23 was waarbij hij de hele dag dingen moest overtypen. Tja, saai. Niets meer en niets minder. Hij wist al meteen dat dit hersendodende werk niets voor hem was en dat hij dit niet zijn hele leven wilde blijven doen. Maar helaas is dit soort werk ook nu nog een te groot aspect van veel banen. En laat RPA nou eens de perfecte oplossing voor dit probleem zijn.

Kees begon bij de basics: ‘’Wat is RPA nou eigenlijk?’’, ‘’Waarom is het relevant?’’, ‘’Welke processen zijn geschikt voor RPA en welke juist minder?’’ en ‘’Wat is het verschil met Artificial Intelligence en hoe kunnen deze twee elkaar aanvullen en ondersteunen’’?. Een belangrijk aspect dat hierbij niet vergeten moet worden is het betrekken van werknemers bij de implementatie. Zij zijn nog steeds de value van je organisatie en je moet dan ook niet in grote hoeveelheden banen gaan schrappen. Zodra de motivatie achter de implementatie enkel kostenbesparing is (en dus het verminderen van het aantal werknemers), is de kans van slagen veel kleiner. Organisaties die hun werknemers juist willen behouden en betrekken bij het gehele proces behalen een groter succes. Menselijk contact blijft nodig. En bovendien geef je je werknemers zo meer tijd om de werkelijke klantwaarde te verhogen.

Volgens Kees is er eigenlijk geen reden om niét aan RPA te beginnen. Elke organisatie kent wel processen die geschikt zijn voor RPA, dus voor elke organisatie is het relevant. En ook voor iedere werknemer. Daarnaast hebben zij de meeste kennis over de processen en zijn dus erg belangrijk voor de implementatie.

De IT-afdeling is hierbij een belangrijke afdeling. Vaak ontstaat er veel weerstand vanuit deze afdeling. Dit is omdat IT-medewerkers geloven dat de implementatie veel extra werk voor hen meebrengt. Dit is echter helemaal niet het geval legde Kees uit. Een van de voordelen van RPA is namelijk dat er geen grote veranderingen in de IT-structuur gemaakt hoeven te worden. De software werkt eenvoudig samen met je bestaande legacy-systemen en vergt dus weinig extra inzet van de IT-afdeling. De robot heeft gewoon een eigen username en wachtwoorden, welke de IT-afdeling eenvoudig kunnen aanmaken. Ze mogen de robot hierbij zélfs een eigen naam geven.

Daarnaast besprak Kees de implementatie zelf. De overnametijd loopt van zes (voor een simpel proces) tot 16 weken (voor een extreem complex proces). Erg snel dus. Het is hierbij wel belangrijk dat je niet meteen voor ‘The Big Bang’ probeert te gaan: begin bij één (klein) proces en wil het niet meteen te groot aanpakken.

Colin Otto

Als tweede gastspreker hadden wij Colin Otto gevraagd. Hij werkt namens EsperantoXL voor ING om daar handmatige werkzaamheden te automatiseren. Hij (samen met 2 andere deelnemers) benadrukte hiermee meteen een branche waar RPA al groot in is: de bankenwereld. Act small, think big’’, is zijn motto, waarmee hij terugkwam op Kees zijn punt. In de beginperiode moeten werknemers klaargestoomd worden voor de nieuwe invulling van hun functie. En dit wil je niet voor al te veel werknemers tegelijk hoeven te doen. Daarnaast geldt voor de robot het 80/20 principe: 80% van het proces wordt door de robot uitgevoerd en 20%  door werknemers zelf (wat uiteraard niet voor elk proces binnen een organisatie geldt). In het begin is dit principe echter vaak nog niet helemaal in evenwicht en daarom is het ook hiervoor belangrijk dat je niet al meteen 20 robots implementeert.

RPA event

En wat is ons aandeel dan?

De ochtend werd afgesloten door onze host Jelle. Wat kunnen wij als RPA Training nou precies voor jou betekenen? Werknemers vinden wij het belangrijkste binnen een organisatie. Wij erkennen de impact die RPA op je werknemers zal hebben en begrijpen dat er veel weerstand tegen het idee kan ontstaan. Wij kunnen je hier dan ook bij helpen. In onze trainingen geven wij aandacht aan hoe je werknemers klaarstoomt voor RPA en hoe je zorgt dat de voordelen die juist voor hun gelden goed overkomen. Hoe krijg je ze dus on board? In onze trainingen kijken wij niet alleen naar de technische aspecten van RPA, maar ook naar de menselijke kant. Wij leren je hoe je iedereen actief bij laat dragen aan het verhogen van de klant- en bedrijfswaarde en hoe je draagvlak kunt creëren. Op deze manier hopen wij onze Lean-kennis ook op nieuwe vlakken te kunnen overbrengen.

Wij kijken terug op een zeer geslaagd en leuk event. Jij ook? Neem vooral contact met ons op voor verdere vragen. Of bekijk meteen ons trainingsaanbod.

 

Over de auteur: Bureau Tromp

Chat openen
1
💬 Heb je hulp nodig?
Hi! Kan ik je ergens mee helpen? Open de chat en stel je vraag.