Slimmer werken,
blije klanten

OCAP: out of control action plan (+ tips van een consultant)

en een aantal tips!

Het zou maar gebeuren: Je hebt veel tijd en energie gestopt in het verbeteren van een proces, maar er gaat iets goed mis… wat dan? Een OCAP (voluit ‘out of control action plan’) helpt hierbij en is een essentieel onderdeel van het borgen van een verbeterd proces.

Lean organisatie

Na het lezen van deze blog:

  • Weet je wat een OCAP is;
  • Begrijp je hoe een OCAP helpt het verbeterde proces onder controle te houden;
  • Heb je een aantal bruikbare tips voor het opstellen en gebruiken van een OCAP.

OCAP

Definitie OCAP

Een OCAP (voluit ‘out of control action plan’) is een noodplan dat gebruikt wordt om een situatie weer onder controle te krijgen. De tool wordt gebruikt in de Control fase van een Lean Six Sigma project.

Concreet is een OCAP een stroomdiagram met beslissingen en acties om de bepalende invloedsfactoren (X’en) en daarmee het proces weer onder controle te krijgen. Daarnaast staat er in het noodplan wat er gedaan moet worden met de producten of diensten die gedurende de ‘out of control’ situatie zijn geproduceerd.

Als er bijvoorbeeld sprake is van een groot gebrek terwijl klanten al gebruik maken van het product, kan er een terugroepactie in gang worden gezet. Denk bijvoorbeeld aan de massale terugroepactie van verschillende VW-auto’s door sjoemelsoftware. Een ander voorbeeld is het stopzetten van de productielijn zodat defecten uit het proces kunnen worden gehaald, vóór het defect bij de klant terecht komt. Een mooi voorbeeld is Toyota, waar iedereen bevoegd is om de productielijn stop te zetten door aan een rood koort te trekken.

Een voorbeeld van een OCAP stroomschema:

ocap stroomschema

Een OCAP wordt samengevat als procedure of een werkinstructie, zodat medewerkers op de werkvloer weten hoe er gehandeld moet worden op het moment dat er iets fout gaat.

Een OCAP is gebaseerd op de kennis en ervaring over het (verbeterde) proces. Het meeste van deze kennis is reeds aanwezig door het maken van een proces FMEA en inbreng van medewerkers op de werkvloer. Een OCAP is een ‘levend document’, wat betekent dat het op basis van nieuwe ervaringen continu wordt bijgewerkt.


Hoe een OCAP helpt ‘in control te blijven’

Een OCAP helpt om snel te kunnen reageren wanneer het proces buiten de statistische regelgrenzen komt. Met behulp van procedures of werkinstructies kan er in geval van nood direct tot actie overgegaan worden op de werkvloer. Het motto van Tom Bassett, bedenker van de tool en ex-marinier was dan ook:

ocap quote

Je hebt dus bij voorbaat een antwoord klaar op verstoringen in je proces.

Twee andere Lean Six Sigma tools spelen een belangrijke rol bij de signalering en beheersmaatregelen van een ‘out of control’ situatie:

  • Een FMEA dient als input voor het OCAP. Hierin staan immers de gevolgen en maatregelen van het mogelijk falen van het proces, product of dienst in beschreven. Meer informatie over de FMEA vind je hier;
  • De Control Chart wordt gebruikt om te signaleren of het proces ‘out of control’ dreigt te worden. Meer informatie over de Control Chart vind je hier.

Tips bij het opstellen en gebruiken van een OCAP

Gebruik bij het opstellen en gebruiken van een OCAP de volgende tips:

  • Maak een FMEA voor elke belangrijke invloedsfactor (X). Op deze manier heb je voor elke cruciale factor een beheersmaatregel;
  • Stel het noodplan op samen met het projectteam en experts. Dit is voornamelijk van belang als er sprake is van ernstige risico’s bij een ‘out of control’ situatie;
  • Met behulp van Microsoft Visio kun je zelf vrij eenvoudig een stroomschema opzetten. Een goed alternatief is Microsoft Powerpoint;
  • Maak notities over hoe vaak elke ‘out of control’ situatie voorkomt. Dit helpt je om te onderzoeken of er sprake is van structurele problemen in plaats van incidenten;
  • Breng het noodplan regelmatig up-to-date op basis van de veranderde invloedsfactoren;
  • Gebruik het noodplan ook voor mogelijk foute producten;
  • Zorg dat alle medewerkers alert zijn op signalen van een ‘out of control’ situatie;
  • Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van het noodplan;
  • Een noodplan is een deel van het Kwaliteit Management Systeem en moet geborgd worden in procedures en werkinstructies.

Ook interessant:

Volg ons op LinkedIn (we delen onze blogs met je)

Of deel het in je netwerk:

Over de auteur: Jelle Marius

Jelle heeft bij verschillende organisaties gewerkt en altijd in samenwerking met klanten. Van financiële dienstverlening, e-commerce en IT naar Lean Six Sigma consultancy. Hij krijgt energie van een inhoudelijk gesprek over uitdagingen waar mensen en organisaties voor staan. Door zijn sterke inlevingsvermogen, analytische vaardigheden en creativiteit, komt hij tot mooie oplossingen. Het is zijn passie om een organisatie verder te helpen bij het realiseren van kansen of bij het overwinnen van uitdagingen.