Het tweede principe van de vijf principes van Lean is “De waardestroom”. In dit artikel leggen we uit wat een waardestroomanalyse is en wat je er mee kan. Nog eerst even kort iets over het eerste principe: “Waarde”. Wat is waarde? Kort gezegd: dat wat waarde toevoegt voor de klant, ofwel: waarvoor de klant bereid is om te betalen of op te wachten.
Wat is een waardestroom?
Een waardestroom zijn alle stappen in een proces die waarde toevoegen achter elkaar gezet. Het idee achter een waardestroom is dat je zorgt dat alle niet-waarde toevoegende activiteiten uit het proces gehaald worden (verspillingen elimineren) of zo klein mogelijk gemaakt worden (minimaliseren) zodat je uiteindelijk alleen de waarde-toevoegende stappen overhoud.
Het is dus allereerst van belang om te weten waar in je proces de waarde wordt toegevoegd. En let op: de waarde wordt bepaald door de klant. En daarna te kijken hoe deze stappen in je proces zitten.
Wat doe je met een waardestroomanalyse?
Met behulp van een waardestroomanalyse (Value Stream Map, VSM) breng je je huidige proces in kaart en bepaal je vervolgens waar de verspillingen zitten en welke verbeteringen je kunt doorvoeren op de stappen die nog noodzakelijk zijn om het proces goed te doorlopen.
Een waardestroomanalyse is een gezamenlijk proces. Je maakt de waardestroom met alle betrokkenen in het proces. Uiteraard niet met de hele afdeling, maar zorg voor een afvaardiging. Belangrijk bij het maken van een waardestroomanalyse is zorgen voor een procesbegeleider. Iemand die je helpt de stappen goed te doorlopen en ervoor te zorgen dat iedereen betrokken wordt.
Wat zijn de stappen van een waardestroomanalyse?
Je doorloopt de volgende stappen om een goede waardestroomanalyse te maken:
- Breng het proces in kaart, op activiteitniveau (doe dit mbv een brown paper en post its)
- Bepaal per processtap of het een waarde-toevoegende activiteit is of niet
- Bepaal per processtap de bewerkingstijd (tijd die de handeling kost) en de wachttijd (tijd dat je moet wachten tussen de processtappen)
- Bepaal per stap het percentage van de tijd dat dit in 1x goed gaat (first time right)
- Benoem ondertussen met elkaar ook de verbazingen die je tegenkomt (lange wachttijden, onnodige processtappen, dubbele controles etc.)
Afhankelijk van hoe gedetailleerd je met dit proces aan de slag wilt, ga je dieper op de cijfers in of niet.
Wat ik veel zie is dat het al super waardevol is om het proces met elkaar in beeld te brengen en de verbazingen uit te spreken. Vervolgens bepaal je samen welk probleem je het eerst gaat aanpakken en ga je op zoek naar de oorzaken van het probleem om een verbetering te kunnen doorvoeren.
De keuze voor verbeteringen is uiteraard afhankelijk van het doel. Wil je bijvoorbeeld dat een proces een snellere doorlooptijd krijgt, dan focus je op de wachttijd en bewerkingstijd. Wil je dat de first-time-right verhoogd wordt dan focus je op de lage percentages die benoemd zijn bij stap 4.
Idealiter doe je de verbeteringen 1 voor 1 om te zien of je het resultaat daarmee behaald. In de praktijk gaan we vaak met 2 tot 3 verbeteringen aan de slag. Belangrijk is om te meten of deze verbeteringen ook daadwerkelijk effect hebben. Zorg dus dat je bepaalt hoe je dit gaat meten.
Hoe vaak doe je een waardestroomanalyse?
Omdat een proces in de loop van de tijd verandert, is van belang om van tijd tot tijd opnieuw een waardestroomanalyse te maken. Zo blijf je op de hoogte van de kwaliteit van je proces en kun je verbeteringen doorvoeren.
Waarom kun je een procesbeschrijving niet gebruiken voor het maken van een waardestroomanalyse?
In de praktijk veel gehoord: hier heb je de procesbeschrijving, kunnen we die niet gebruiken als basis voor de waardestroomanalyse. Of: dit is de procesbeschrijving, daar hoeven we met elkaar toch niet zo uitgebreid bij stil te staan, dit is het.
Een waardestroomanalyse is echt bedoeld om de huidige situatie van een proces in kaart te brengen. Dus niet hoe het op papier zou moeten gaan. En ook niet hoe je zou willen dat het gaat. Daarom is van belang om alle betrokkenen in het proces erbij te betrekken en dit gezamenlijk te doen.
Kortom het maken van een waardestroomanalyse geeft inzicht in de huidige situatie van je proces, het zorgt dat de betrokkenen weten hoe het gehele proces eruit ziet en niet alleen hun stukje. Het zorgt dat je gezamenlijk de verbeteringen kunt bepalen en aanpakken. En bovenal het is gewoon heel erg leuk om dit met elkaar te doen!
Meer info?
- Wat is het Lean Huis?
- Lean Six Sigma Green Belt Training
- Procesverbetering? Gebruik deze methodieken!