Stel je voor: op een uitgestrekt meer ondernemen boten van verschillende vormen en maten reizen die een hint geven over hun doelen. Elk vaartuig, voortgestuwd door zijn eigen bron, reist met een uniek doel en bestemming. Zowel motorboten als zeilboten snijden door het water, ieder op hun eigen route en tempo.
Vrachtschepen vinden een soepele doorgang over het meer, terwijl motorboten met brullende motoren zich haasten naar hun bestemmingen. Aan boord van deze motorboten zijn mensen gehuld in pakken en gewapend met aktetassen. Het meer, in deze context, transformeert tot een waterweg die economische knooppunten verbindt.
In contrast hiermee glijden zeilboten sierlijk over het meer, hun zeilen wapperend in de wind. Deze vaartuigen belichamen een gevoel van vrije tijd en ontsnapping aan de rigoureuze eisen van het dagelijks leven. Terwijl de zeilboten door het water meanderen, engageren passagiers zich in gesprekken, gelach en de eenvoudige vreugde van zijn in het huidige moment.
Wat maakt nu dat de ene zeilboot met weinig zeilen in een rustig tempo het meer doorsnijdt terwijl de andere met vol tuig schuin tegen de wind in hoog tempo voortgang boekt? En wat behelst de roergangers van deze boten om de wind te gebruiken terwijl velen van hen ook een motor aan boord hebben?
Als we het oversteken van het meer vergelijken met de uitvoering van bedrijfsproces zien we parallellen. Als we begrijpen wat een organisatie wil bereiken, kunnen we ook begrijpen waarom de processen uitgevoerd worden zoals dat nu gebeurt. Wil een schipper snel naar de overkant met een lading vracht of is de reis het doel? Hoe afhankelijk kan een organisatie zijn van de omstandigheden? Is het erg dat de reis langer duurt als er minder wind is?
Bij het verbeteren van processen is het belangrijk om te begrijpen hoe een proces bijdraagt aan wat de organisatie wil bereiken Als we dat weten is het gemakkelijker om een richting te kiezen voor het verbeterproject. Die richting zal uiteindelijk ook de gekozen oplossingen sturen.
Wat echter het allerbelangrijkste is van een verbeterproject is te ontdekken waarom een proces wordt uitgevoerd op de manier zoals het nu wordt uitgevoerd. Welke keuzes maken de mensen die het proces uitvoeren en wat maakt dat ze die keuzes maken. De kennis die daarin verscholen zit maakt dat we slimme keuzes kunnen maken over het vervolg van de verbetering. En misschien leren we wel dat wat we nu doen helemaal zo gek nog niet is.
Om terug te gaan naar het zeilen: soms zie je dat zeilboten een verschillende route over het meer nemen, zelfs als je weet dat ze allemaal het doel hebben om zo snel mogelijk aan de andere kant te zijn. Ze hebben dezelfde wind, hebben net zo veel zeil en vergelijkebare boten. Een ervaren wedstrijdzeiler heeft me wel eens verteld dat onder een regenwolk de windrichting een klein beetje kan veranderen. Het maakt dus uit voor de keuze van de route over het meer waar boven het meer die wolk hangt. En die wolk hangt er niet altijd, dus de route die deze zeiler neemt zal iedere keer anders zijn, op basis van de omstandigheden. Ook al lijken die omstandigheden ogenschijnlijk hetzelfde.
Blog geschreven door Willem-Jan van der Knaap.