Wat is een Obeya?
Obeya is een Japanse term die betekent: grote ruimte of grote kamer. Het wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip, een cockpit of een ‘war room’. Alhoewel, war room is niet geheel correct, want je bent niet in oorlog. Sterker nog, je wilt samen beter je organisatie beter maken. Obeya’s bieden letterlijk tijd en ruimte om problemen op te lossen en te overleggen, zonder last te hebben van organisatorische drempels of muren. Een Obeya is een omgeving die uitnodigt tot samenwerken. Hier hou je alle overleggen. De eindresultaten zijn snellere en effectievere oplossingen voor de problemen waar men op de werkvloer tegenaan loopt.
Visueel maken
Het belangrijkste element van een Obeya is de visuele ondersteuning. De muren in een Obeya zijn beplakt met actuele tabellen, grafieken en allerlei andere vormen van visueel gemaakte data die voor de deelnemers van belang zijn. Hoe visueler hoe beter, maar soms ontkom je er niet aan om met cijfers te werken in plaats van met grafieken of plaatjes. Deze overzichten helpen om te overleggen en te beslissen vanuit concrete cijfers in plaats van meningen en onderbuikgevoelens. In de Obeya komt alle informatie bij elkaar. Hier wordt het geanalyseerd, worden prioriteiten gesteld en kunnen beslissingen genomen worden over wat met de informatie wordt gedaan.
Wat is een Obeya niet?
Een Obeya is niet een verborgen, beperkt toegankelijke plek waar alleen een select gezelschap mag komen. Hoe opener, hoe beter. Iedereen heeft toegang en er is maximale transparantie.
De (dagelijkse) meetings in de Obeya zijn niet bedoeld om bij te praten of iedereen up-to-date te houden over wat er allemaal in het verleden is gebeurd. Immers, het verleden kan je niet meer wijzigen, maar je kan er wel van leren. De Obeya bijeenkomsten gaan bijvoorbeeld over de hoogtepunten en de missers van de organisatie, de meetings zijn kort en zakelijk. De meetings gaan over welke maatregelen er genomen moeten worden om de organisatiedoelen (deze zijn ook aanwezig in de ruimte) te bereiken. De focus is op de toekomst. Alle strategische informatie die je nodig hebt bij een besluit is aanwezig. Als je informatie mist, heb je gelijk een verbeterpunt. Een Obeya is met andere woorden een verzamelplaats van relevante informatie waar vergaderingen, dagstarts, brainstormsessies en toevallige ontmoetingen plaatsvinden.
Het doel van Obeya is niet om iets te presenteren aan het management team, hoewel sommige MT-leden wel aanwezig zijn. Het gevaar hiervan is wel dat men zich richt op de manager, terwijl dat uitdrukkelijk niet de bedoeling is van de Obeya. Het doel is wel om dialoog te stimuleren tussen deelnemers onderling, zodat er ook eigenaarschap genomen wordt voor problemen die gesignaleerd worden.
De digitale Obeya (iObeya)
Organisaties die meerdere vestigingen hebben werken met een digitale Obeya. Een iObeya is een digitaal, visueel management platform dat lijkt op de staande Obeya-meetings die met papieren grafieken e.d. werken.
Hoe deel je de Obeya in?
Een Obeya Room is een fysieke ruimte of kamer die letterlijk ingedeeld is volgens het plan-do-check-act principe (PDCA). In iedere hoek van de kamer wordt informatie getoond over deze verschillende fasen. In het midden van de ruimte staan de werktafels. Bij voorkeur staat er ook een visualisatie van het product of dienst, bijvoorbeeld een maquette of mock-up.
Omdat alle informatie overzichtelijk bij elkaar staat, kan het projectteam doelgericht werken. Bovendien kunnen zij aan betrokken medewerkers en het management duidelijke updates geven. Zodoende zijn er korte feedback loops en kunnen er in korte tijd beslissingen worden genomen. In die zin is de Obeya Room een voorloper op wat wij nu ‘Agile Werken’ noemen.
De vier hoeken van een Obeya Room bestaan uit:
– Plan: In deze hoek van de kamer hang je overzichten op en plaats je inspirerende items die de toekomst van de organisatie of je project weergeven. Wat zijn je doelen? Hoe ga je die bereiken? Wie zijn erbij betrokken? Wellicht kun je op basis hiervan een duidelijke roadmap tonen. Door je organisatie of project zodanig in een tijdlijn te plaatsen wordt je visie duidelijk. Omstandigheden beïnvloeden continu de visie. Het is goed om periodiek hierover elkaar bij te praten en zo nodig bij te sturen.
– Do: Waar werkt het team nu aan? In deze hoek geef je een beeld van het onderhanden werk. Wie werkt waaraan? Waar loopt men tegenaan? Zijn er bottlenecks of blocking issues die verholpen moeten worden? Allemaal zaken die hier besproken en opgelost worden. Hier krijg je als teamlid tips van het team waardoor je snel weer verder kunt.
– Check: Meten is weten. Op alleen je onderbuik maak je geen goede beslissingen. Vandaar dat er in deze hoek van de kamer alle relevante data gepresenteerd wordt. Wat je laat zien is afhankelijk van het onderwerp van de Obeya Room. Denk hierbij aan: marktontwikkelingen, feedback van klanten/medewerkers, winstgevendheid, kwaliteit, productiecijfers, doorlooptijden, kostenratio’s, etc. Belangrijk is om de relevantie, kwaliteit en validiteit van de data te bewaken. Te veel data is niet Lean en leidt af. Foutieve data beschadigt het vertrouwen. Op basis van deze data worden beslissingen genomen. Wanneer management wordt uitgenodigd om een ‘rondje door de Obeya Room te maken’. Dan moeten ze in staat zijn om direct beslissingen te nemen.
– Act: In deze hoek wordt aandacht besteed aan continu verbeteren, op zowel lange termijn als korte termijn. Wat hebben de feedback sessies met medewerkers, teamleden en management opgeleverd? Wat hebben we ermee gedaan, of juist niet mee gedaan en waarom? Welke verbeteringen hebben we doorgevoerd? Hieruit vormt een beeld van het lerende vermogen van het team en de organisatie. Dat versterkt het vertrouwen. Een verbeterbord zou hier goed op zijn plaats zijn.
Een alternatieve, minder rigide indeling zie je regelmatig terug komen:
- Linkerwand: kernwaarden, strategie en jaarplannen. Misschien wel in de vorm van een Hoshin Kanri, X-matrix, OGSM of Veranderkaart.
- Middelste wand: deze wordt vaak in tweeën gedeeld
- Linkerdeel: de KPI’s (Kritieke Proces Indicatoren) en de resultaten daarvan, bijvoorbeeld dashboard of Balanced Scorecard. Tevens informatie over de processen. Dit is een weergave van de huidige situatie van de organisatie.
- Rechterdeel: alle verbeterprojecten met hun voortgang (bijvoorbeeld in A3-vorm). Deze verbeterplannen hebben betrekking op de processen. Als ze klaar zijn ga je dat terug zien in de resultaten aan de linkerkant.
- Rechterwand: op te lossen knelpunten en acties, die te klein zijn voor een Kaizen event, maar langer duren dan die van het verbeterbord van de dagstart.
Daarnaast kunt je natuurlijk een flip-over neerzetten, een whiteboard ophangen of een beamer met een scherm plaatsen.
In één oogopslag zie je hoe de organisatie ervoor staat in een Obeya. Groen, oranje en rood geven aan of het goed gaat of dat er verbeterd moet worden. Grafieken, voortgangsbalken en tekeningen spreken veel meer tot de verbeelding dan kale cijfers of veel tekst.
De voordelen van een Obeya op een rijtje:
- Er zijn veel minder vergaderingen nodig: dagstarts, afdelingsmeetings en projectoverleggen vinden op hetzelfde moment plaats.
- Iedereen weet wat er speelt. Dat bespaart managers veel tijd aan uitleggen en toelichten. (Als het niet in de Obeya hangt, is het niet belangrijk)
- Dankzij de Obeya overziet iedereen het grotere geheel. Dat leidt tot meer begrip en verhoogt de bereidheid tot veranderen.
- Als medewerkers zelf de feiten en cijfers kunnen zien en begrijpen, neemt het gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid toe. Zeker als ze zelf ook het beleid bij kunnen sturen.
- Samenwerken en samen beslissen leidt tot meer betrokkenheid.
- Dankzij de wisdom of the crowd ontstaan nieuwe ideeën en wordt er eerder actie ondernomen.
- Communiceren gaat directer en sneller dat scheelt een hoopt tijd en ergernissen.
Hoe start je?
Je kunt een Obeya het eenvoudigst starten door – volgens de gekozen indeling – alles op te hangen wat je aan lange termijn visie, plannen, projecten en informatie hebt. Dat kan confronterend zijn. Je hebt heel veel projecten en ze hebben allemaal de ‘hoogste’ prioriteit. Vervolgens is het tijd om keuzes te maken, want als je veel prioriteiten hebt, dan heb je er geen. Stel een maximum aan het aantal lopende projecten (wat kan jouw organisatie aan?) en hang de rest onder een dikke lijn. Daaruit wordt gekozen als er weer ruimte is.
Dat het eerste overleg veel te lang duurt, is normaal. Iedereen moet wennen aan de nieuwe manier van overleg. De rol van de procesbegeleider is cruciaal. Alle cijfers, plannen en processen hebben één eigenaar. Die is verantwoordelijk voor:
- het up-to-date houden van de cijfers;
- de voortgang van zijn of haar plannen.
Zo wordt de Obeya de plek waar overlegd wordt, waar plannen en resultaten worden besproken en afspraken gemaakt. Als het belangrijk genoeg is, dan is het in de Obeya te vinden.
Meer leren?
Bekijk ons overzicht van Lean trainingen of wil je met jouw organisatie gezamenlijk een Lean training volgen? Wij verzorgen al onze trainingen ook in-company. Neem dan even contact met ons op.
