Tijdens de Lean Green Belt bij het Ministerie van Defensie heeft Miriam de Graaff in korte tijd een verbeterproject uitgevoerd. Het is gelukt om binnen twee maanden een snellere en betere productontwikkeling te realiseren. Miriam werkt op de afdeling die zich bezighoudt met integriteit binnen Defensie (COID). Eén van de taken van deze afdeling is het ontwikkelen van producten die helpen bij het uitvoeren van het integriteitsbeleid, bijvoorbeeld kaarten, spellen, brochures of andere werkvormen die integriteit bespreekbaar maken.
Huidige situatie
Momenteel is er geen eenduidig proces voor productontwikkeling. Ideeën komen bij verschillende medewerkers binnen en zij gaan er vervolgens op hun eigen wijze mee aan de slag. Ondanks dat producten die nu worden opgeleverd van goede kwaliteit zijn, is de verwachting dat er nog winst te behalen valt door stroomlijning van dit proces. Vooral in het verkorten van de doorlooptijd.
Doel van het verbeterproject
Het verbeterproject richtte zich op het versnellen en verbeteren van het proces om tot nieuwe integriteitsproducten te komen. Dit werd gedaan aan de hand van een A3-template en een Value Stream Map sessie met collega’s en andere betrokken partijen. Onderstaand de uitgangssituatie van het proces voor productontwikkeling.
De verbetering
Verbetermogelijkheden voor het proces heeft Miriam aan de hand van de 8 verspillingen in kaart gebracht. Daar kwamen meerdere waardevolle verbeteringen uit die direct konden worden doorgevoerd. Denk bij deze verbeteringen bijvoorbeeld aan: – De klantbehoefte op eenduidige wijze ophalen zodat producten in één keer goed worden ontwikkeld en er niet te veel van een product wordt besteld. Zo worden fouten en voorraad tegengegaan. – Het structureel inzetten van een kenniswerker waardoor producten en nieuwe behoeften kunnen worden vergeleken en bestaande producten hergebruikt. Op deze manier wordt onnodige overproductie tegengegaan. – Werken met vaste externe partners zodat er naar één standaard format toe gewerkt kan worden. Het nieuwe verbeterde proces wordt onderstaand weergegeven en bestaat uit drie fasen met helder geformuleerde activiteiten.
Hoe verder?
In de Lean Green belt opleiding zijn tools aangereikt om zelfstandig processen te verbeteren. In bovenstaand voorbeeld is Miriam er samen met collega’s in geslaagd om in zeer korte tijd verschillende verbetermogelijkheden te bedenken en uit te voeren. Door slimmer te werken zullen klanten van dit proces in de toekomst nóg gelukkiger zijn!