In veel Aziatische vechtsporten, zoals Karate, wordt gebruik gemaakt van het fenomeen ‘Kata’. De filosofie van Kata is dat je een schijngevecht uitvoert met meerdere denkbeeldige tegenstanders. De bewegingen die je doet zijn vastgelegd in meerdere Kata’s. Elke Kata bestaat uit verschillende bewegingstechnieken.
Iedere Kata leer je uit je hoofd door het routinematig te herhalen. Je probeert optimaal op de denkbeeldige tegenstander te reageren. Hierdoor heeft de Kata ook een meditatieve werking die het mogelijk maakt om in een echt gevecht rustig te blijven en snel te reageren, doordat je veel scenario’s ter beschikking hebt. Het einddoel is dat je dit zo goed mogelijk traint, zodat je sneller een wedstrijd kan winnen.
Kata voor procesverbetering
Je vraagt je misschien af: wat heeft dit te maken met procesverbetering? Het doel van procesverbetering is om een succesvolle verbetering te realiseren die voldoet aan de verwachtingen. Om dit doel te bereiken is het van belang dat de juiste stappen worden gezet, maar dit kan lastig zijn, want de omgeving waarbinnen het project wordt uitgevoerd is dynamisch en er kunnen veel onverwachte dingen gebeuren die de procesverbetering belemmeren.
Dit aspect is vergelijkbaar met het boven beschreven gevecht met meerdere tegenstanders. De onvoorspelbare omstandigheden bij je project zijn als het ware de ‘tegenstanders’ waarmee je moet dealen. Door met routines te werken kun je ervoor zorgen dat je goed bent voorbereid op mogelijke ‘tegenstanders’, zodat je er adequaat op kunt reageren.
De verbeter- en coaching Kata
Als je rijles neemt, leer je routines om met onverwachte omstandigheden om te gaan. De verkeersregels helpen je om je aan deze routines te houden. Zodra je je rijbewijs hebt, heb je nog vele rij-uren nodig om die routines te versterken, zodat je uiteindelijk nog beter met onverwachte omstandigheden om kunt gaan. Zo is het ook met verbeterprocessen of -projecten.
Om processen te bevorderen kun je gebruik maken van ‘Kata routines’. Toyota werkt intern al tientallen jaren met twee Kata routines:
- de verbeter Kata
- de coaching Kata
Verbeter Kata
Bij de verbeter Kata draait het om het definiëren van de doeltoestand. De doeltoestand moet inzicht geven in de “gewenste toekomstige situatie” en moet altijd betrekking hebben op het proces dat wordt verbeterd, dus ‘voorraadreductie’ is geen doeltoestand, maar een resultaat. Een voorbeeld van een doeltoestand is: het proces van materiaalvoorziening stabiliseren met behulp van een Kanban systeem. De doeltoestand beschrijft hoe het proces moet werken om de gewenste target of het gewenste resultaat te realiseren.
Hoe pas je de verbeter Kata toe?
Het is de bedoeling dat je inzichtelijk maakt welke obstakels er moeten worden opgelost om de volgende doeltoestand te bereiken. Je hanteert hierbij een stap-voor-stap-aanpak, bij elke stap gebruik je de PDCA-cyclus:
- Plan: een duidelijk plan met doelstellingen (SMART geformuleerd) opstellen
- Do: het uitvoeren van deze doelstellingen
- Check: de uitkomst van de uitgevoerde doelstellingen wordt geëvalueerd. Je stelt jezelf de vraag: komt het behaalde resultaat overeen met de doelstelling?
- Act: na evaluatie wordt er, indien nodig, bijgestuurd. Je kijkt naar welke middelen je kan inzetten om de gewenste doelstelling te bereiken