We zitten inmiddels in de vierde industriële revolutie. In deze revolutie ontstaan er weer nieuwe mogelijkheden die kunnen bijdragen aan het nog efficiënter uitvoeren van processen en het inzetten van medewerkers in die processen. Iedereen heeft waarschijnlijk al wel eens gehoord van Artificial Intelligence. Zover is het op de werkvloer nog niet. Met de voorloper krijgen we al wel te maken. Na het vele automatiseren van bepaalde processen is er nu een nieuwe mogelijkheid op de markt. Die van computer robots, ook wel Robotic Process Automation, RPA, genoemd. Hoe is het mogelijk om met deze robots efficiënter te gaan werken? Vaak denkt men dat robots het menselijke werk over zullen nemen. Dat klopt voor een deel. Het zorgt ook voor een hoop nieuwe mogelijkheden binnen elk bedrijf.
Lean methodiek
Om processen te optimaliseren wordt vaak gebruik gemaakt van de Lean methodiek. Deze Lean methodiek is een best practice voor het efficiënter laten verlopen van processen. Vanuit deze Lean methodiek kan ook de volgende stap worden gezet bij het implementeren van RPA. In dat opzicht is RPA de meest recente, technologische, toevoeging aan de Lean toolkit. In de huidige vorm wordt er bij Lean gebruik gemaakt van tools en technieken in bedrijfsprocessen voor het optimaliseren van tijd, resources, bezittingen en productiviteit. Hierdoor worden de kwaliteit en klantwaarde vergroot
.
De groei van Lean
Robots kunnen Lean helpen om de kwaliteit verder te vergroten, defecten te elimineren, reduceren bewerkings- en doorlooptijd en vergroten klanttevredenheid. Als we kijken naar het groeipotentieel van Lean en daarbij de inzet van digitale krachten is dat hieronder in de grafiek weergegeven. De rode Lijn geeft de groeifase aan volgens traditionele Lean. Verwacht wordt dat de inzet van digitale krachten zoals robots deze groei in alle drie de fasen met 20% kan laten toenemen.
Hoe zit dat dan met het efficiënter werken? Vaak als bedrijven willen beginnen met robots wordt de focus puur en alleen op die robots gericht waarbij het proces wordt vergeten. Men gaat er van uit dat wat ze doen goed genoeg is. Er wordt aan de oppervlakte verbeterd zonder de diepte in te gaan. Dit leidt tot automatisering die moeilijk te ontwikkelen is, gevoelig is voor falen en tijdrovend om te beheersen.
Cross-functionele teams moeten samenwerken om het proces inzichtelijk te maken vanuit de huidige situatie. De beste oplossing ontwikkelen, dit testen en de impact ervan meten. Zo kan men gelijk zien hoe robots het proces efficiënter maken, wat de impact ervan is op de klant en de organisatie. Het streven moet zijn om de juiste oplossing voor de organisatie te vinden in plaats van de organisatie aan te passen aan de oplossing.
Lean tools, technieken en principes kunnen hierbij goed helpen. De tools kijken eerst naar een goed proces ontwerp. Dit moet gedaan worden voordat er begonnen kan worden met automatiseren. Dat doe je door onnodig werk te elimineren en de huidige taken te optimaliseren.
Voordelen van RPA
Hierna kun je door de implementatie van robots uiteindelijke efficiënter gaan werken omdat:
- Je met automatisering het percentage FTR vergroot door mogelijke menselijke fouten te elimineren.
- Je kunt gaan werken met Just in Time. Dit betekent vanuit de automatisering het beschikbaar hebben van de juiste informatie op het juiste moment.
- RPA ervoor zorgt dat de robot uit mens wordt gehaald. Hierdoor kan de mens zijn focus verleggen naar waarde toevoegende activiteiten en zo de klant de gewenste service leveren. Studies hebben aangetoond dat mensen hun werk leuker vinden wanneer ze een gevoel van autonomie, kunde en een doelstelling hebben. Gedachteloos klikken maakt geen tevreden werknemer.
- Robots 24/7 kunnen werken. Dit is een unieke kracht van RPA.
- Robots bepaalde activiteiten sneller uitvoeren dan mensen, vaak ligt de beperking in de systemen waar de robot mee moet werken.
- De data die gegenereerd wordt met de robots managers meer inzicht geven in de bottleneck van het proces van waaruit ze weer verder kunnen verbeteren
- Met RPA je de gewenste capaciteit met een muisklik op en af kunt schalen op het moment dat het nodig is.
Met RPA zijn er dus vele mogelijkheden om efficiënter te gaan werken, mensen meer in hun kracht te zetten op het gebied waar mensen nog steeds beter blijven dan de robots en zo optimaal gebruik te maken van deze capaciteiten.
Wil je meer weten over hoe RPA en Lean in de praktijk werken? Volg dan onze RPA Foundation training. Voor meer informatie over onze trainingen kun je altijd contact met ons opnemen. Bel ons op 030 – 227 0000 of mail via info@rpaexperts. We helpen je graag op weg!
*Wist je dat als je een training volgt bij Bureau Tromp je korting krijgt op je vervolg training?!